Recordmanager

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren recordmanager die gestructureerd en zorgvuldig te werk gaat?

Heb jij uitgebreide kennis van documentbeheer en ben jij bekend met de richtlijnen van de Wet open overheid (Woo)? Dan zijn wij op zoek naar jou  Wij zoeken een Recordmanager die ons team komt versterken voor 24 uur per week voor een periode van 6 maanden, met een optie tot verlenging. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van documentbeheer en classificatie, het waarborgen van de archivering en verwijdering van documenten volgens de geldende wet- en regelgeving, en het zorgen voor een transparante en traceerbare

verwerking van informatie. 

Wat ga je doen? 

De gemeente Den Haag is op zoek naar een enthousiaste en communicatief vaardige recordmanager voor OCW.  

Als Recordmanager ben je de spil in het informatie en documentbeheer van onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alle documenten op de juiste manier geclassificeerd en voorzien worden van de juiste metadata. Je maakt duidelijk onderscheid tussen zaak- en niet-zaakgerelateerde informatie, en zorgt ervoor dat alle documenten goed gearchiveerd worden in ons systeem, zoals bijvoorbeeld SharePoint. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het vernietigen of overzetten van documenten, waarbij je altijd de richtlijnen van de Wet open overheid (Woo) volgt.  Je werkt zelfstandig en neemt initiatief om documentatie en processen up-to-date te houden. Je documenteert en volgt procedures nauwgezet en registreert alle verwerkingsacties, zodat deze altijd transparant en traceerbaar zijn. Dit zorgt ervoor

dat het documentbeheer altijd voldoet aan de wettelijke eisen en dat er geen belangrijke informatie verloren gaat. 

Er is volop ruimte voor persoonlijke en professionele groei, waarbij je wordt aangemoedigd om je kennis en vaardigheden continu te ontwikkelen. 

Jouw verantwoordelijkheden: 

• Documentbeheer en classificatie: Je beheert alle documenten binnen de organisatie en zorgt ervoor dat ze correct geclassificeerd en voorzien zijn van de juiste metadata. 
• Archivering: Je archiveert documenten volgens de geldende richtlijnen, zodat deze veilig en toegankelijk blijven voor de toekomst. 
• Vernietigen en overzetten: Je zorgt voor de juiste vernietiging of het overzetten van documenten die niet meer nodig zijn of die moeten worden overgedragen naar een ander systeem, conform de wettelijke vereisten. 
• Naleving van wet- en regelgeving: Je houdt je aan de Wet open overheid (Woo) en andere relevante wet- en regelgeving met betrekking tot documentbeheer en archivering. 
• Zelfstandige werkwijze: Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat alle administratieve processen efficiënt en nauwkeurig worden uitgevoerd. 
• Procedure- en procesdocumentatie: Je documenteert alle werkprocessen en zorgt ervoor dat procedures up-to-date zijn en correct worden nageleefd. 
• Registratie van verwerkingsacties: Je registreert elke actie die je onderneemt met betrekking tot documentbeheer, zodat alles transparant en traceerbaar is.

Als recordmanager voor OCW ben je niet alleen een teamspeler, maar ook een inspirator voor je collega's. Je bent in staat om de verbinding te leggen tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie en je weet deze op een positieve manier te beïnvloeden. Naast communicatieve vaardigheden beschik je over diepgaande kennis van informatiemanagement, informatiebeheer en heb je ervaring 

met het werken aan projecten. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in het vakgebied en weet deze kennis toe te passen in jouw werk. Hierdoor kun je ook goed inschatten welke gevolgen bepaalde keuzes hebben voor de organisatie en haar werkprocessen. 

Daarnaast vragen wij: 

• minimaal hbo-werk- en -denkniveau; 
• affiniteit met het vakgebied informatiebeheer.