Allround baliemedewerker

De KABK zoekt voor de nieuw te starten centrale Information Desk een

Allround baliemedewerker (0,8 - 1 fte)

Vacaturenummer: 24-064

Wat ga je doen?

Als medewerker van de Information Desk ben je een belangrijke spil in de organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt van de academie en daarmee bepalend in hoe studenten en medewerkers onze dienstverlening ervaren. Je kerntaak is om studenten en anderen aan de balie verder te helpen, de telefoon te beantwoorden, en op rustige momenten mail te beantwoorden. De bedoeling is dat je samen met 2 tot 3 collega’s de Information Desk tegelijkertijd bemenst.

·         Je helpt studenten, docenten, staf en bezoekers op professionele en vriendelijke wijze op weg door bij voorkeur (of zo mogelijk?) hun vraag direct te beantwoorden en indien nodig door te verwijzen naar een collega;

·         Je plant op verzoek het gebruik van ruimtes in via de planningstool Asimut. Je voorziet gebruikers van de sleutel voor een gereserveerde ruimte;

·         Je bent het aanspreekpunt van de studentenadministratie en biedt administratieve ondersteuning bij processen als aanmelding en toelating, studievoortgang, en diplomering;

·         Je verzorgt basishandelingen voor de uitleen en inname van apparatuur;

·         Je zorgt voor een vriendelijke en correcte doorverbinding van binnenkomende telefoongesprekken en plant en noteert afspraken en/of reserveringen en verzorgt de bezoekersregistratie.

Jouw profiel

• Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau en hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op het gebied van administratie of hospitality (of een vergelijkbare opleiding);
• Je hebt enkele jaren ervaring als receptie- en/of administratief medewerker bij voorkeur in een onderwijsinstelling;
• Vaardig met computersystemen. Je bent in staat om nieuwe systemen je snel eigen te maken. Ervaring met Asimut of Osiris is een pré;
• Klantgericht met een dienstverlenende opstelling naar onze multiculturele en diverse studenten- en docentenpopulatie;
• Je hebt een representatieve, professionele en dienstverlenende houding;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je vindt het leuk om met jonge mensen om te gaan en bent communicatief vaardig;
• Je staat stevig in je schoenen, weet de juiste prioriteiten te stellen, en kunt goed belangen afwegen;
• Je bent proactief in het opdoen van relevante kennis, knelpunten signaleren en oplossingen aandragen;
• Een teamspeler die oog heeft voor collega’s, gemakkelijk inspeelt op veranderende omstandigheden en bereid is bij te springen waar nodig;
• Je bent flexibel van geest en kunt constructief meedenken in het (door)ontwikkelen van deze nieuwe functie binnen de organisatie;
• Je beschikt bij voorkeur over een BHV-certificaat of bent bereid om deze te behalen;
• Je bent bereid om af en toe te werken in de weekenden en in de avonduren;
• Werkdagen zijn maandag, woensdag t/m vrijdag van 09.00-17.30u.

Wat bieden wij?

·         Een veelzijdige functie in een klein team met veel ruimte voor eigen inbreng en mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;

·         Je ontvangt een salaris van maximaal € 3.740,78 bruto per maand bij een volledige werkweek (schaal 7 van de cao-hbo). De hoogte van je salaris hangt af van je opleiding en werkervaring;

·         Het betreft een structurelefunctie, waarbij gestart wordt met een jaarcontract;

·         De cao-hbo kent een ruime verlofregeling, 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering en een toeslag t.a.v. onregelmatige werktijden. Daarnaast is het mogelijk om arbeidsvoorwaarden tegen elkaar uit te ruilen;

·         Ook kun je tegen gunstige voorwaarden deelnemen aan een ziektekostenverzekering.

Over ons

De Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten (KABK) vormt samen met het Koninklijk Conservatorium (KC) de Hogeschool der Kunsten Den Haag. De Hogeschool biedt een breed scala aan kunstopleidingen aan circa 1800 studenten. Daarnaast verzorgen we vooropleidingen aan jonge leerlingen in combinatie met primair en voortgezet onderwijs. KABK en KC zijn gevestigd op twee verschillende locaties in het centrum van Den Haag.

De KABK is een bron van ontwikkeling en vernieuwing. Wij leiden studenten op tot zelfverzekerde kunstenaars en ontwerpers die met hun gedrevenheid, diepgang en experimentele aanpak een zinvolle bijdrage leveren aan zowel hun vakgebied als aan de samenleving. Met een sterke internationale focus bereidt de KABK haar studenten voor op een internationale beroepscarrière. Onze studentenpopulatie bestaat uit ongeveer 70 verschillende nationaliteiten. Daarvoor is een internationale en interculturele mentaliteit en aanpak van groot belang voor onze werkwijze. De professionaliteit en bevlogenheid die wij van onze studenten verwachten, zien wij ook terug bij onze collega’s. 

Information desk

De KABK heeft op dit moment een receptie in de centrale hal, een aparte balie voor de studentenadministratie, een Rental voor de verhuur van apparatuur en meerdere kantoren waar men terecht kan over facilitaire, financiële, ICT of HR vragen. De KABK start in het komend jaar een centrale ‘Information Desk’ waar studenten, docenten, staf en bezoekers allerhande vragen kunnen stellen. Het streven is om 80% van deze vragen direct te kunnen beantwoorden. In de rest van de gevallen zal doorverwijzing naar een andere afdeling nodig zijn. De functie maakt deel uit van het team Facilitair en Huisvesting.

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Esther van Oosten, Hoofd Studentenadministratie, e-mail: e.vanoosten@kabk.nl. Sollicitaties, vergezeld van een motivatiebrief en curriculum vitae, kunnen tot en met 8 december 2024 worden gericht aan: werving@hdkdenhaag.nl, onder vermelding van vacaturenummer 24-064. Een eerste gesprek vindt plaats op vrijdag 13 december.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang.

Binnen de Hogeschool der Kunsten werken we aan een gemeenschap waarbij diversiteit en inclusie als uitgangspunt gelden. We willen dat binnen onze hogeschool het unieke van elk individu wordt (h)erkend en verwelkomd. We nodigen je daarom van harte uit om te solliciteren en zijn benieuwd naar wie jij bent