Recordmanager

Ben jij een ervaren recordmanager die gestructureerd en zorgvuldig te werk gaat?
Heb jij uitgebreide kennis van documentbeheer en ben jij bekend met de richtlijnenvan de Wet open overheid (Woo)? Dan zijn wij op zoek naar jouWij zoeken een Recordmanager die ons team komt versterken voor 24 uur per weekvoor een periode van 6 maanden, met een optie tot verlenging. In deze rol ben jeverantwoordelijk voor het uitvoeren van documentbeheer en classificatie, hetwaarborgen van de archivering en verwijdering van documenten volgens degeldende wet- en regelgeving, en het zorgen voor een transparante en traceerbare
verwerking van informatie.

Wat ga je doen?
De gemeente Den Haag is op zoek naar een enthousiaste en communicatiefvaardige recordmanager voor OCW.
Als Recordmanager ben je de spil in het informatie en documentbeheer van onzeorganisatie. Jij zorgt ervoor dat alle documenten op de juiste manier geclassificeerden voorzien worden van de juiste metadata. Je maakt duidelijk onderscheid tussenzaak- en niet-zaakgerelateerde informatie, en zorgt ervoor dat alle documenten goedgearchiveerd worden in ons systeem, zoals bijvoorbeeld SharePoint. Daarnaast benje verantwoordelijk voor het vernietigen of overzetten van documenten, waarbij jealtijd de richtlijnen van de Wet open overheid (Woo) volgt.Je werkt zelfstandig en neemt initiatief om documentatie en processen up-to-date tehouden. Je documenteert en volgt procedures nauwgezet en registreert alleverwerkingsacties, zodat deze altijd transparant en traceerbaar zijn. Dit zorgt ervoor
dat het documentbeheer altijd voldoet aan de wettelijke eisen en dat er geenbelangrijke informatie verloren gaat.
Er is volop ruimte voor persoonlijke en professionele groei, waarbij je wordtaangemoedigd om je kennis en vaardigheden continu te ontwikkelen.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Documentbeheer en classificatie: Je beheert alle documenten binnen de organisatie en zorgt ervoor dat ze correct geclassificeerd en voorzien zijn van de juiste metadata.
• Archivering: Je archiveert documenten volgens de geldende richtlijnen,zodat deze veilig en toegankelijk blijven voor de toekomst.
• Vernietigen en overzetten: Je zorgt voor de juiste vernietiging of hetoverzetten van documenten die niet meer nodig zijn of die moeten wordenovergedragen naar een ander systeem, conform de wettelijke vereisten.
• Naleving van wet- en regelgeving: Je houdt je aan de Wet openoverheid (Woo) en andere relevante wet- en regelgeving met betrekking totdocumentbeheer en archivering.
• Zelfstandige werkwijze: Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en zorgtervoor dat alle administratieve processen efficint en nauwkeurig wordenuitgevoerd.
• Procedure- en procesdocumentatie: Je documenteert allewerkprocessen en zorgt ervoor dat procedures up-to-date zijn en correctworden nageleefd.
• Registratie van verwerkingsacties: Je registreert elke actie die jeonderneemt met betrekking tot documentbeheer, zodat alles transparanten traceerbaar is.

Als recordmanager voor OCW ben je niet alleen een teamspeler, maar ook eeninspirator voor je collega's. Je bent in staat om de verbinding te leggen tussenverschillende afdelingen binnen de organisatie en je weet deze op een positievemanier te benvloeden. Naast communicatieve vaardigheden beschik je overdiepgaande kennis van informatiemanagement, informatiebeheer en heb je ervaring
met het werken aan projecten. Je bent op de hoogte van de laatste ontwikkelingen inhet vakgebied en weet deze kennis toe te passen in jouw werk. Hierdoor kun je ookgoed inschatten welke gevolgen bepaalde keuzes hebben voor de organisatie enhaar werkprocessen.

Daarnaast vragen wij:

• minimaal hbo-werk- en -denkniveau;
• affiniteit met het vakgebied informatiebeheer.