Management Assistent(E)

Wij zoeken een spin in het web die de directie ondersteunt en daarnaast gedurende de dag de hectiek weet te beheersen voor het team. Onze nieuwe Management Assistent(e) is een echte verbinder, met een hart dat klopt voor gastvrijheid en service en die enthousiast wordt van het ontzorgen van de directie.

In deze rol is discretie en nauwkeurigheid van groot belang. Vertrouwen is binnen ons team cruciaal, omdat we uitgaan van elkaars kwaliteiten en naar onze klanten toe zo open en transparant mogelijk willen zijn. Geen moeilijke woorden, maar heldere uitleg. Met die ingrediënten en een goede dosis plezier, is ons team uitermate succesvol en maken we van elke dag, voor onze klanten en collega’s een feest.

Je bent de spil van de organisatie: ondersteunend voor de directie, organiserend voor het team en een probleemoplosser voor de klant. Je hebt een zesde zintuig voor de behoeften van je leidinggevende en speelt proactief in op veranderende prioriteiten en complexe uitdagingen.

Wat ga je doen?

Assisteren directie:

- Beheren van de agenda’s van de directie en coördineren van afspraken.
- Organiseren van vergaderingen, inclusief het opstellen van de agenda en notulen.
- Onderhouden van relaties met klanten, partners en andere belanghebbenden.
- Faciliterende ondersteuning: boeken reizen & restaurants, wagenpark, dienstreizen, etc.
- Flexibel inspelen op uiteenlopende verzoeken en ad-hoc situaties.

Facilitair:

- Beheren van kantoorbenodigdheden, bedrijfsmiddelen en ICT.
- Eerste aanspreekpunt voor bezoekers en zorgen voor een professionele ontvangst.
- Plannen en organiseren van evenementen met klanten, i.s.m. Marketing.
- Inkoop (online) van boodschappen, kantoorbenodigdheden en attenties.
- Dagelijks verzorg jij het lunchbuffet voor het team.
- Verzorging van representatieve uitstraling pand en terrein.

Projectmanagement:

- Ondersteunen bij het opzetten en beheren van projecten.
- Monitoren van deadlines en voortgang rapporteren aan betrokken partijen.
- Voorbereiden van presentaties, rapporten en andere documentatie.
- Uitvoeren van onderzoek ter ondersteuning van besluitvorming en strategische planning.
- Initiëren en implementeren van verbeteringen in werkprocessen en procedures.

Wat vragen wij?
- Je bent gestructureerd en servicegericht. Je legt makkelijk contact en koppelt altijd terug.
- Als jij een vraag beantwoordt, dan voorziet deze in onderbouwing, duiding en advies.
- Je hebt een brede interesse en legt zo makkelijk contact met collega’s en klanten.
- Je hebt een opleiding afgerond in de richting van Secretariële Ondersteuning, Facilitair Management of een vergelijkbare opleiding.
- Na je opleiding heb je mínimaal 3 jaar ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een dynamische en veeleisende omgeving.
- Onze klanten zijn veelal Nederlandstalig, maar voor goede ondersteuning in het buitenland is beheersing van de Engelse taal noodzaak, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je hebt gevorderde kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint) en ervaring met agendabeheer en projectmanagementsoftware.
- Je hebt uitmuntende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, waardoor het voor alle stakeholders prettig is om met jou samen te werken.
- Je bent proactief, assertief en in staat om zelfstandig te werken. Daarnaast zorg jij ervoor dat alle collega’s prettig en productief kunnen werken.
- Stressbestendig en in staat om onder druk te presteren. Bovendien bedenk jij oplossingen voor uitdagingen die op je pad komen. Als het beter kan, dan vind jij de manier om dat te realiseren.
- Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail. Daarom zoek jij manieren om efficiënter in te kopen en de productiviteit te optimaliseren.
- In jouw rol is discretie en integriteit heel belangrijk. Je ziet, hoort en werkt met vertrouwelijke informatie.

Wij bieden:
Naast een uitdagende baan en buitengewoon leuke collega’s, bieden wij jou:

- Een salaris tussen € 3.750 en € 4.250 bruto, bij fulltime
- 8% vakantiegeld over je brutosalaris
- Pensioenregeling (5% werkgeversbijdrage met flexibele eigen inbreng/opbouw)
- 25 vakantiedagen op jaarbasis, bij fulltime
- Contract van 7 maanden (1 maand proeftijd) en daarna een vaste aanstelling
- Tijd en budget voor training en opleiding - je bent nooit klaar met leren
- Elke dag een verzorgde lunch - laat je broodtrommel maar thuis
- Sporten met collega’s onder professionele begeleiding
- Een gezellige weekafsluiting met je collega’s.

Soort dienstverband: Fulltime, Uitzicht op vast
Contractduur 7 maanden

Salaris: €3.750,00 - €4.250,00 per maand

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsfitness
- Budget voor professionele ontwikkeling
- Collectieve zorgverzekering
- Dienstreizen vergoeding
- Kerstpakket
- Lunchkorting
- Reiskostenvergoeding
- Vrijdagmiddagborrel
- Winstdeling

Werkschema:

- ma-vr

Werklocatie: Fysiek