Bestuurs Assistent
5 maanden geleden
Een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende vaste functie. Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.
**De functie**
Als bestuursassistent ondersteun je het College van Bestuur (CvB) dat uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus ligt bij de ondersteuning van een van de twee leden maar je werkt ook voor het college als geheel. Je vormt een team met twee andere bestuursassistenten, daarnaast werk je nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de organisatie.
Het is een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende functie op een vaste locatie in het centrum van Rotterdam. Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.
**Wat ga je doen?**
- Je beheert de agenda van de bestuurder en - in overleg met je collega’s - op sommige momenten meerdere leden van het CvB. Je houdt de agenda’s nauwgezet bij, je plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten. Je overlegt hiertoe dagelijks met de bestuurders.
- Je draagt zorg voor een accurate vergader
- en afspraken bundel opdat de bestuurder tijdig de relevante stukken ter voorbereiding in bezit heeft.
- Je beheert de mailbox van de bestuurder op de wijze die voor de betreffende bestuurder het beste werkt. Je beantwoordt binnenkomende berichten, stelt berichten op en redigeert brieven.
- Je bent het visitekaartje van het CvB en derhalve zichtbaar binnen de CvB organisatie; en werkt doorgaans vanuit kantoor
- Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden.
- Je stelt de jaarplanning van CvB vergaderingen en bijeenkomsten op aan de hand van bekende gegevens en maakt hierover afspraken met de diverse diensten, instituten en andere betrokkenen.
- Je werkt samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden en afronden van diverse overleggen, o.a. de, CvB vergaderingen, directeuren
- en bilaterale overleggen en mogelijk ook de Raad van Toezicht vergaderingen. Je verzamelt hiervoor relevante (digitale) informatie ten behoeve van alle afspraken, brengt proactief en naar eigen inzicht aanvullende stukken in.
- Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in - gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk.
- Je bent gastvrouw/-heer wanneer het CvB afspraken heeft.
- Je monitort het verloop van verzoeken, bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken, signaleert wijzigingen tijdig en escaleert indien nodig.
Je werkt het grootste gedeelte van de tijd **op locatie** en je investeert in de relaties met je directe collega’s en contactpersonen binnen de organisatie. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent vriendelijk, doortastend en behulpzaam. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder.
**Jouw profiel**
Je bent proactief ingesteld, dienstverlenend, servicegericht, vindt het fijn om voorruit te denken en bent anderen vaak een stap voor. Je mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands zijn uitstekend. Wij zoeken iemand die Accuraat, snel, flexibel, stevig in de schoenen staat en over executiekracht beschikt.
Je vindt het fijn om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen zodat die zijn/haar werk goed kan doen. Je voelt hierbij goed aan wat urgent is en kan de hoofdzaken van de bijzaken scheiden. Daar waar je naaste collega’s hulp nodig hebben, spring je bij. Je hebt oog voor detail, legt snel verbanden en je bent praktisch ingesteld. Je houdt collega’s op de hoogte van wat er speelt en draagt zorg voor een zorgvuldige overdracht.
Je bent het gewend en vindt het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.
- Je hebt HBO werk
- en denkniveau en dit is aantoonbaar door een MBO diploma op niveau 4 en relevante werkervaring opgedaan in een vergelijkbare baan en werkomgeving.
- Je beschikt over theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
- Je hebt mínimaal 5 jaar ervaring als directie-assistent en/of bestuursassistent in een grote Non profit organisatie; waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg
- Je hebt een uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams, en hebt ervaring met systemen zoals O
-
Assistent Bestuurlijk Werk
7 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Brandweer VoltijdWil je werken bij de Brandweer als Assistent Bestuurlijk Werk en krijg je zin in administratieve taken die het werk van jouw collega's ondersteunen?SalarisWe bieden een passend salaris dat aansluit op jouw profiel en ervaring. Dit bedraagt maximaal € 3.500,- bruto per maand (SK 6) op basis van een 36-urige werkweek.Over onsBij de Brandweer investeren we in...
-
Functie Assistent Raad van Bestuur
3 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Forvis Mazars VoltijdOver Forvis MazarsWe zijn een toonaangevend wereldwijd netwerk in de financiële dienstverlening. Wij ondersteunen onze klanten en dragen bij aan de maatschappij door middel van diepgaande kennis van regels en gedegen inzicht in de markt.SalarisWe bieden een goed salaris, dat ongeveer € 45.000 per jaar bedraagt.Functie BeschrijvingAls Management Assistent...
-
Management Assistent
2 weken geleden
Rotterdam, Nederland Maandag VoltijdOver de functie Als management assistent bij Maandag® krijg je de kans om jouw organisatietalent in te zetten binnen een gemeente in de Randstad. Je ondersteunt het managementteam en bent de onmisbare schakel tussen afdelingen, externe partijen en het bestuur. Van het beheren van agenda’s tot het voorbereiden van vergaderstukken en het notuleren tijdens...
-
Management Assistent: Betekenisvolle Invloed bij Mazars
3 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Mazars VoltijdMazars zoekt een Management Assistent voor de Raad van Bestuur in Rotterdam.Beschrijving van de functieAls Management Assistent werk je samen met je collega's aan het versterken van onze dienstverlening door professioneel en nauwkeurig aan de slag te gaan. Je bent verantwoordelijk voor de gebruikelijke secretariële werkzaamheden, zoals het organiseren van...
-
Management Assistent: Zorg voor de Toekomst
2 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Mazars VoltijdWelkom bij Mazars!Als management assistent zijn je verantwoordelijk voor het ondersteunen van onze Raad van Bestuur. Je zult een waardevolle bijdrage leveren aan onze dienstverlening door professioneel en nauwkeurig aan de slag te gaan.Wat ga je doen?Je zal samen met je collega's verantwoordelijk zijn voor de gebruikelijke secretariële werkzaamheden.Je zal...
-
Management Assistent
6 maanden geleden
Rotterdam, Nederland Mazars Voltijd**Wat breng je mee?**: - HBO denk/werkniveau - Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift - Relevante werkervaring, dit is een pré maar geen must - Ervaring met notuleren is een pré (of anders bereid dit te leren) - Organisatietalent, organisatiesensitief, initiatiefrijk, integer, flexibel en discreet - Een...
-
Management Assistent
6 maanden geleden
Rotterdam, Nederland Forvis Mazars Voltijd**Wat breng je mee?**: - HBO denk/werkniveau - Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift - Relevante werkervaring, dit is een pré maar geen must - Ervaring met notuleren is een pré (of anders bereid dit te leren) - Organisatietalent, organisatiesensitief, initiatiefrijk, integer, flexibel en discreet - Een...
-
Management Assistent
6 maanden geleden
Rotterdam, Nederland Mazars VoltijdWat ga je doen ? Werken bij Mazars betekent dat jij als onderdeel van het bestuurssecretariaat een waardevolle bijdrage levert aan de kwaliteit van onze dienstverlening door professioneel en nauwkeurig aan de slag te gaan. Ter versterking van ons team in Rotterdam zijn wij op zoek naar een management assistent voor de Raad van Bestuur. In deze rol...
-
Office-assistent
3 weken geleden
Rotterdam, Nederland Erasmus Universiteit Rotterdam Voltijd**Introductie**: Zoek jij een dynamische baan als office-assistent en ben jij een kei in het houden van overzicht? Dan zien we jou graag in ons team! Het Bestuurssecretariaat van de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) is per direct op zoek naar een enthousiaste collega. Wij zoeken een punctuele teamplayer met oog voor klanten, die...
-
Assistent Functionaris met Beleidsmedewerker Kwaliteitszorg
2 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Erasmus Universiteit Rotterdam VoltijdWe zijn op zoek naar een assisterend functionaris die zich kan ontwikkelen tot beleidsmedewerker kwaliteitszorg. Als personeelsassistent werk je in een afwisselende omgeving en heb je een pittig takenpakket. Je bent verantwoordelijk voor de secretarieel-administratieve ondersteuning van het facultaire managementteam en verzorgt alles wat nodig is om het...
-
Administratieve Medewerker Gemeente Randstad
2 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Maandag VoltijdOver de functieBij Maandag kun je jouw organisatietalent inzetten binnen een gemeente in de Randstad. Als management assistent ondersteun je het managementteam en vorm je de schakel tussen afdelingen, externe partijen en het bestuur. Van agenda's beheren tot vergaderstukken voorbereiden en belangrijke bijeenkomsten notuleren – jouw werk draagt bij aan de...
-
Managementassistent
6 maanden geleden
Rotterdam, Nederland Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard VoltijdOm je heen hoor je de verhalen over klimaatverandering. Je ziet dat dit een enorme impact heeft op ons normale leven. Waar jij in je huidige baan misschien niet zoveel aan kunt veranderen. Je hoeft niet diep in jezelf te duiken om te weten dat jij er nu echt iets aan wilt doen. Je hoeft alleen maar te springen. Bij HHSK beland je in een wereld waarin...
-
Talentvolle Bedrijfsbeheerder in de Randstad gezocht
6 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Maandag VoltijdWij zoeken een betrokken en proactieve bedrijfsbeheerder die bij Maandag past. Als management assistent kom je in een dynamische omgeving waarbij je de kans hebt om jouw organisatietalent te laten zien.FunctieomschrijvingBij Maandag ben jij de onmisbare schakel tussen afdelingen, externe partijen en het bestuur. Van het beheren van agenda's tot het...
-
Ben jij de ideale Manager van administratieve ondersteuning?
2 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Mazars VoltijdBinnen Mazars ben je in het bestuurssecretariaat verantwoordelijk voor de kwaliteit van onze dienstverlening. Je zult professioneel en nauwkeurig aan de slag gaan, een waardevolle bijdrage leverend aan ons team.Als management assistent voor de Raad van Bestuur organiseren en coördineren je nationale en internationale bijeenkomsten. Ook doe je projectmatige...
-
Persoonlijk Assistent
4 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus VoltijdWat je gaat doenBij Secretary Plus zoeken wij een ervaren personal assistant die met je ervaring snel kan schakelen, kan denken mee, kan anticiperen en onder tijdsdruk uitstekend kan werken. Je hebt een gevoel voor humor en maakt snel verbinding met verschillende stakeholders. Als personal assistant kun je uitstekend prioriteiten stellen en bent gedreven om...
-
Orthopedisch Chirurg
5 maanden geleden
Rotterdam, Nederland Maasstad Ziekenhuis Voltijd**Aan de slag als Orthopedisch Chirurg**: Het Maasstad Ziekenhuis wil de kwaliteit van leven van patiënten verbeteren. Wij doen dat vakkundig en zorgzaam. Door topklinische en top preferente zorg te bieden waarbij opleiden, kwaliteit en veiligheid voorop staan, optimaliseren we onze zorg en vertrouwen patiënten zich aan ons toe. Het Maasstad Ziekenhuis is...
-
Managementontwikkelaar Rotterdam
6 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Forvis Mazars VoltijdBen jij een gepassioneerde professional die graag deel uitmaakt van een team dat werkt aan innovatieve oplossingen voor klanten? Dan zijn we op zoek naar jou!Beschrijving van de functieWe zoeken een management assistent voor onze Raad van Bestuur in Rotterdam. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de Raad van Bestuur bij het maken van...
-
Management Specialist
3 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Mazars VoltijdSamenwerken aan een krachtig teamBij Mazars werken we samen aan een krachtig team om onze klanten te ondersteunen. Als management assistent bij de Raad van Bestuur ben je verantwoordelijk voor de gebruikelijke secretariële werkzaamheden, zoals het organiseren van nationale en internationale bijeenkomsten, het notuleren van vergaderingen en het uitvoeren van...
-
Management Specialist
3 weken geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Mazars VoltijdVoor wie is deze vacature?We zijn op zoek naar een Management Assistent voor de Raad van Bestuur bij Mazars in Rotterdam. In deze rol zul je samen met je collega's verantwoordelijk zijn voor de gebruikelijke secretariële werkzaamheden.Verdere verantwoordelijkhedenJe zult:zorgdragen voor de organisatie en inhoudelijke voorbereiding van nationale en...
-
Mechanisch Specialist voor Wagontreinonderhoud
3 dagen geleden
Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Randstad Nederland VoltijdAls mechanisch specialist bij Randstad Nederland werk je in de werkplaats van Alstom in Rotterdam aan onderhoud en reparaties aan wagons en locomotieven. In deze functie ben jij verantwoordelijk voor het zorgen dat alle treinen in topconditie zijn.SalarisWe bieden een competitief salaris tussen € 45.000 - € 65.000 per jaar, afhankelijk van ervaring en...
