Executive Assistant

Sappi is een gediversifieerd bedrijf in de houtverwerkingsindustrie, dat zich richt op het leveren van innovatieve producten en diensten aan klanten over de hele wereld.

Als Management Assistent zul je ondersteuning bieden op secretarieel en operationeel gebied aan onze topmanagers. Hieronder vallen onder meer:

• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie, waaronder het signaleren en uitvoeren van actiepunten en het bewaken van deadlines;
• Postverzorging en complexe agenda's beheren om een doelmatige tijdindeling te bevorderen;
• Afstemmen van agendapunten voor vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het voorbereiden van vergaderdocumenten;
• Screenen van inkomende telefoongesprekken en beslissen over al dan niet doorverbinden;
• Invoer van gegevens in standaarddatabases en spreadsheets;
• Afhandeling van administratieve taken, waaronder facturatie;
• Regelen van facilitaire zaken, zoals voorraadbeheer van kantoorartikelen;
• Aanvoelen en afstemmen van prioriteiten om een tijdige beschikbaarheid van bescheiden te waarborgen;
• Organiseren en verzorgen van administratie van werkbezoeken, klantbezoeken en dienstreizen;

Daarnaast zullen de taken ook bestaan uit communicatiezaken, waaronder:

• Het bewaken en uitdragen van de Sappi-huisstijl;
• Verantwoordelijkheid voor het intranet/Sappi-net, waaronder het vervullen van de rol van Superuser;
• Verantwoordelijkheid voor social media;
• Opzetten en beheren van Linked Community Platform;
• Interne communicatie, waaronder Flash (nieuwsbrief), mededelingen en lichtkrant;
• Events: organisatie en communicatie rondom interne- en externe evenementen;
• Contacten met externe partijen;

• HBO-niveau;
• Ervaren als management assistant met aantoonbare affiniteit op het gebied van communicatie;
• Uitstekende mondelinge vaardigheden en een goed gevoel voor taal, een vlotte pen;
• Professionele beheersing van woord en geschrift van het Nederlands en Engels;
• Servicegericht;
• Tactvol en integriteit;
• Proactief en daadkrachtig, in staat om prioriteiten te stellen en hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden;
• Representatief en gastvrij;
• No nonsense en hands-on mentaliteit;
• Stressbestendig;
• Innovatief en creatief;
• Professionele ervaring met Microsoft Office-software (Word, PowerPoint, Excel);
• Kennis van grafisch ontwerpsoftware (bv Photoshop) is een pluspunt;

We bieden een marktconform salaris, 25 verlofdagen, 12 ADV-dagen en een 13e maand. Het salaris bedraagt circa €45.000 per jaar, afhankelijk van ervaring en kwalificaties.