Solution architect VMS

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters,een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. Destadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester enwethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte enEconomie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering,Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op eenspecifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werkenbeleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen hetuitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuningaan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied vanparticipatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezigmet de inrichting van straten en pleinen, groen en parken enwelzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, pastbij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de helestad. 

De opdrachtgever(s)
HetTeam Tijdelijke Externe Inzet (TEI) van de Gemeente Amsterdambegeleidt het inkoopproces van extern personeel en heeft daarmeeeen essentiële functie binnen de dienstverlening door de GemeenteAmsterdam. De financiële omvang van het aantal inkoopdossiers datTeam TEI begeleidt bedraagt jaarlijks circa € 350 mln.
 

Sinds oktober 2023 is het team overgegaan vandirectie Personeel & Organisatie naar directie Financiën &Inkoop (F&I). Het inkoopproces van Team TEI is momenteelversnipperd over meerdere systemen en er wordt niet uniformgewerkt. Dit leidt tot veel onnodig handmatige handelingen enfoutgevoeligheid. De processen zijn beperkt omschreven waardoor erdringend behoefte is aan een doorontwikkeling. Dit met als doeltegemoet te komen aan de dringende vraag van de internestakeholders om het niveau van de dienstverlening te verhogen.Daarnaast is er behoefte en betere strategische stuurinformatievoor het management van F&I en de directies binnen de gemeenteAmsterdam.

Om deze doorontwikkeling terealiseren is een plan van aanpak opgesteld. Het doel is omlijndirecties en GMT te voorzien in hun behoefte aan een beteredienstverlening. Hierin ligt de primaire focus op het optimaliserenvan processen, de geleverde dienstverlening en teamontwikkeling.Parallel hieraan wordt in kaart gebracht wat nodig is om desystematische ondersteuning te optimaliseren en de stuurinformatiete verbeteren.

Om deze uitdagingen aan tepakken, wordt een multidisciplinair projectteam samengesteld datnauw samenwerkt met de teammanager. Het projectteam bestaat uit deteammanager, procesmanager, een systeemanalist en eenprojectleider. Dit team zal o.a. de processen stroomlijnen, startenmet teamontwikkelactiviteiten, het opstarten van een vlootschouw eneen systeemintegratie. Dit alles met als doel om de kwaliteit vande dienstverlening te verhogen om zo de interne stakeholders beterte bedienen. Tegelijkertijd wordt er samen gewerkt aan het verlagenvan de gepercipieerde werkdruk aan en de algehelemedewerkerstevredenheid binnen het TEI.

AlsSolution Architect VMS Externe Inhuur ben verantwoordelijk voor hetonderzoek naar het best mogelijke VMS systeem dat past bij debehoefte en systemen van de Gemeente Amsterdam, de aanbesteding ende implementatie met een zachte landing van een Vendor ManagementSysteem (VMS). De systeemoplossing helpt om zowel het proces vancapaciteitsbehoefte tot aan facturatie te versimpelen en teversnellen middels 1 SAAS applicatie dat gekoppeld is aan debestaande systemen (HR-pakket en SAP/Ariba) van de GemeenteAmsterdam.

Dit doe je in nauw overleg met deoverige projectteamleden, de teammanager van Team TEI, deprocesmanager en de projectleider en andere stakeholders oa vanuitde gebruikerskant. Voor deze opdracht maak je eerst een analyse vande systemen en processen en denk je na over het ontwerp en dedoorontwikkeling van de systemen. Je speelt een cruciale rol in hetidentificeren van systeemproblemen, het voorstellen vanverbeteringen en het implementeren van nieuwe oplossingen die deefficiëntie en effectiviteit van het team verhogen.

Je werkt zelfstandig aan dezeresultaatopdracht, 

Bestanddelen van deopdracht

• Analyse van het huidigesysteemlandschap en identificeren van knelpunten.
• In overleg met de procesmanager en teammanager in kaartbrengen van werkprocessen en de bijbehorende systematischeondersteuning.
• Onderzoeken en evalueren vanverschillende Vendor Management Systems (VMS) om het meestgeschikte systeem voor de organisatie te identificeren.
• Ontwerpen van systeemoplossingen die de samenhang enintegratie van verschillende systemen verbeteren.
• Samenwerken met diverse vakdisciplines binnen heti-domein, o.a i-lead, domein Architect, Security officer, privacyofficer, Inkoopadviseur, data analist en FunctioneelBeheer.
• Samenwerken met externe leverancier omhet geselecteerde VMS te implementeren en bestaande systemen teoptimaliseren.
• Adviseren op het automatiserenvan systemen en processen en juridische aspecten waaronder privacyen cybersecurity.
• Contacten met de(potentiele) gebruikers van het systeem (intake, functioneelbeheer, advies, begeleiding)
• Opstellen vansysteemdocumentatie.
• Ondersteunen van het teambij het gebruik van nieuwe en bestaande systemen om een soepeleovergang te waarborgen.
• Monitoren vansysteemprestaties en het implementeren van verbeteringen op basisvan feedback en data-analyse.
• Alles wat erverder nodig is om het VMS systeem technisch terealiseren.

Op te leverenresultaten

• Voorbereiding voorsysteem en proces vereisten voor aanbesteding VMS systeem Externeinhuur, inclusief een integraal functionerend Dynamischaankoopsysteem (DAS) op basis van SaaS dienstverlening (Softwareals Service)
• Geïmplementeerd geautomatiseerdeVMS systeem inclusief een ingericht en functionerendeDAS.
• Ingericht proces en handleidingen voorinkoop van externe inhuur en trainen van de medewerkers van TeamTijdelijke Externe Inhuur.
• Ingerichtrapportage systeem en stuurinformatie.

Verwachte oplevering:

• Oplevering systeemvereisten VMS (zoals hierbovenbeschreven) voor externe inhuur voor de aanbesteding: Q2-2025.
• Ingericht VMS systeem met functionerendeDAS incl alle werkprocessen, rapportages en ingericht FunctioneelBeheer : Q1-2026Afstemming
• Wekelijkseafstemming met projectleider en opdrachtgever.

• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inkopen enimplementeren van Vendor Management Systemen voor externe inhuurbij publieke organisaties met meer dan 5.000medewerkers;
• Je hebt aantoonbare ervaring metkoppeling VMS systeem met SAP Ariba;
• Je hebtaantoonbare ervaring met inrichten van inkoopprocessen voor externeinhuur;
• Je hebt aantoonbare ervaring metmigratie data vanuit bestaande systemen naar nieuw VMSsysteem.

Wensen:

• Je hebt bij voorkeur aantoonbare ervaring met wet enregelgeving met betrekking tot externe inhuur;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare ervaring met inrichtenwerkinstructies en rapportage's voor VMS systeem;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met data analyse voorinrichting functiehuis inkoopteam.

Als solution architect VMS externe inzet werk jebinnen een gedreven team.

Daarnaast biedenwij:

• Interessante en complexeprojecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een salaris passend bij jouw kennis en ervaring tussen€6.000 - €7.500;
• Een baan van 16 - 24 uur perweek;
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltimebasis.

Op deze vacature kunnen ookZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 11november.