Eventmedewerker Studiekeuze

Functie-inhoud

Onze organisatie:
Hogeschool Rotterdam is een dynamische onderwijsinstelling waar meer dan 40.000 studenten en 4.000 medewerkers aan hun carrière werken. De hogeschool biedt, verspreid over de stad, meer dan 90 opleidingen aan in de richtingen Kunst, Onderwijs, Gedrag en Maatschappij, Gezondheidszorg, Economie, Techniek en Media & ICT.

Als Eventmedewerker ben je onderdeel van een team van vijf collega’s binnen de afdeling Marketing & Communicatie. Deze afdeling richt zich op het creëren van een zichtbaar en herkenbaar profiel van Hogeschool Rotterdam, met als doel verbinding te maken met (aankomende) studenten, medewerkers, stakeholders en de samenleving als geheel. De afdeling bestaat uit collega’s die zich specialiseren in brandmanagement, studiekeuze, marketing en experience, communicatie, en content & kanalen. De afdeling Marketing & Communicatie valt onder de dienst Concernstaf, een van de vijf stafdiensten. Binnen de hogeschool heerst een informele sfeer, en collega's zijn altijd bereid om je te helpen of even te sparren.

Je werkt intensief samen met je directe collega’s binnen het eventteam en communicatiecollega’s bij de onderwijsinstituten. Onze doelstelling is om studiekiezers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het maken van de juiste studiekeuze. Dit doen we door online en offline evenementen en voorlichtingen te organiseren, waarbij studiekiezers echt kunnen voelen en ervaren hoe het is om te studeren aan Hogeschool Rotterdam en een opleiding bij ons te volgen. Wil jij een bijdrage leveren door deze evenementen mede mogelijk te maken? Dan maken wij graag kennis met jou.

Wat ga je doen?
Als afdeling Marketing & Communicatie bieden we, vanuit ons aanbod van opleidingen, de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, jongerenbehoeften en het merkbeleid, een breed palet aan hybride studiekeuze-evenementen, zoals open dagen, online voorlichtingen, beurzen en proefstuderen.

Samen met je collega's van Team Events voer je alle voorbereidende (administratieve) werkzaamheden uit voor een nieuw voorlichtingsjaar en stem je dit af met instituut collega’s en overige stakeholders. Jij acteert en organiseert, samen met het team, op basis van data en duidelijke doelstellingen. In aanloop naar een evenement creëer en beheer je de planning, voer je werkzaamheden uit in het CRM en CMS, en tijdens events ben je de proactieve eventmanager op locatie of online. Na afloop draag je zorg voor de afhandeling en stuur je bij waar nodig. Daarnaast stel je, op basis van veranderingen in beleid of regelgeving, nieuwe of aangepaste procedures op en zorg je voor de operationalisering hiervan. Dit alles doe je in samenwerking met de collega’s bij de opleidingen, de afdeling Marketing & Communicatie, facilitaire dienst en IT.

Wat we jou bieden:
EXTERNE kandidaat: een tijdelijk contract voor de duur van een jaar (D4 hbo-cao). INTERNE kandidaat: vanwege de tijdelijke aard van deze functie invulling is detachering bij deze sollicitatie vereist. Een salaris van minimaal € 3.471,10 en maximaal € 4.720,40 bruto per maand (cao-hbo schaal 9) bij een volledig dienstverband. Inschaling vindt plaats op basis van ervaring en opleiding; 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering; Een goede werk/privé balans (45+ vrije dagen per jaar bij een fulltime dienstverband, mogelijkheid tot betaald ouderschapverlof, flexibele werktijden en mogelijkheden tot thuiswerken); Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden; Aantrekkelijke pensioenregeling ABP; Zelfstandige-, maatschappelijk relevante- en diverse functie.
Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam. Het overleggen van een VOG is ook een voorwaarde voor interne kandidaten indien de generieke functie wijzigt.

Ben jij wie we zoeken?
Kortom, we zoeken een collega die verantwoordelijk is voor:
De administratieve verwerking en coördinatie van studiekeuze-evenementen in het CRM (50% van de werkzaamheden); Het verwerken van deze informatie in communicatiemiddelen (CMS) en het beheren van dit proces; Contact en afstemming met collega's van de instituten gedurende het voorlichtingsjaar; Bijdragen aan het opstellen van rapportages voor instituten en het management; De administratieve verwerking en operationele uitvoering tijdens studiekeuze-evenementen als eventmanager op locatie of digitaal.
Daarbij horen de volgende functie-eisen:
Hbo werk- en denkniveau; Affiniteit met (hoger) onderwijs; Werkervaring met planmatig werken en projectmanagement; Ervaring met eventmanagement is een pré; Ervaring met relatiemanagementsystemen (CRM); Bereidheid om buiten kantoortijden op evenementen te werken; Vermogen om overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen; je houdt van aanpakken en werkt nauwkeurig; Samenwerkingsgericht, in staat om mensen te verbinden en organisatie-sensitief.

Downloads

---