Bestuursassistent

1 maand geleden

Rotterdam, Nederland Hogeschool Rotterdam Voltijd

Bestuursondersteuning:

  • Je beheert de agenda van de voorzitter en - bij afwezigheid en in overleg met je collega’s - op sommige momenten meerdere leden van het CvB.
  • Je houdt de agenda’s nauwgezet bij, je plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten. Je overlegt hiertoe dagelijks met de bestuurders.
  • Je draagt zorg voor een accurate vergader- en afspraken bundel opdat de bestuurder tijdig de relevante stukken ter voorbereiding in bezit heeft.
  • Je beheert de mailbox van de voorzitter op de wijze die voor de voorzitter het beste werkt. Je beantwoordt binnenkomende berichten, stelt berichten op en redigeert brieven.
  • Je bent het visitekaartje van het CvB en derhalve zichtbaar binnen de CvB organisatie; je werkt doorgaans vanuit kantoor.
  • Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden.
  • Je stelt de jaarplanning van CvB vergaderingen en bijeenkomsten op aan de hand van bekende gegevens en maakt hierover afspraken met de diverse diensten, instituten en andere betrokkenen.
  • Je werkt samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden en afronden van diverse overleggen, o.a. CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en mogelijk ook de Raad van Toezicht vergaderingen. Je verzamelt hiervoor relevante (digitale) informatie ten behoeve van alle afspraken, brengt proactief en naar eigen inzicht aanvullende stukken in.
  • Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in – gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk.
  • Je bent gastvrouw/-heer wanneer het college afspraken heeft.

    Project- en procesondersteuning:

    • Je monitort het verloop van verzoeken, bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken, signaleert wijzigingen tijdig en escaleert indien nodig.
    • Je evalueert de administratieve en secretariële werkprocessen rondom het CvB en doet voorstellen gericht op standaardisering en/of verbetering ervan.
    • Je neemt soms deel aan een werk- of projectgroep, waarbij je meedenkt over de implementatie van projecten of de organisatie van evenementen zoals heidagen, breed-management bijeenkomsten of een collegejaaropening. Je verzorgt dan samen met collega’s de interne communicatie, maakt de afspraken voor locaties en catering en levert wanneer gevraagd een bijdrage aan de uitvoering.
    • Je organiseert bij toerbeurt netwerkbijeenkomsten om elkaar te informeren, ideeën uit te wisselen en om kennis op het gebied van secretariële- en managementondersteuning actueel te houden.
    • Je volgt actief (bij)scholing op jouw vakgebied.

      Je werkt het grootste gedeelte van de tijd op locatie en je investeert in de relaties met je directe collega’s en contactpersonen binnen de organisatie. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent vriendelijk, doortastend en behulpzaam. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder. Lees je dit en word je er blij en enthousiast van, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren.

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Daarnaast vorm jij met 2 andere bestuursassistenten het team en werkt nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het College van Bestuur. Je bent gastvrouw/- heer wanneer het College...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Daarnaast vorm jij met 2 andere bestuursassistenten het team en werkt nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het College van Bestuur. Je bent gastvrouw/- heer wanneer het College...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Deeltijd

    Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast vorm jij met 2 andere...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    4 weken geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacatureJij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast vorm jij met 2 andere...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    **Wat je gaat doen**: Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur....

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast vorm...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenBen jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast vorm...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Ben jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast...

  • Bestuursassistant Parttime Onderwijs

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenBen jij de X-Factor die het College van Bestuur gaat ondersteunen bij een bekende scholengemeenschap in Rotterdam? Lees dan snel deze interessante vacature! Jij als de bestuursassistant gaat het 3 ledige bestuur ondersteunen waarbij de focus op de voorzitter ligt. Maar bent daarbij ook verantwoordelijk voor het gehele bestuur. Daarnaast vorm...