management assistant

Ben jij die vrolijke, dienstverlenend ingestelde assistant / officemanager die gastvrijheid hoog in het vaandel heeft staan?

Functie en organisatie

In jouw rol van management assistant/officemanager ben jij het gezicht dat men ziet zodra men het kantoor binnenloopt. Jij weet dan ook alles over dit kantoor en bent de vraagbaak voor je collega's.

Je verricht secretariële taken voor het Management Team maar ontvangt ook bezoek en begeleidt en verzorgt meetings en events die op dit kantoor plaatsvinden. Natuurlijk zorg je voor een representatief kantoor, zodat bezoekers zich welkom voelen en gastvrij ontvangen kunnen worden.

Op de bovenste verdieping van het kantoor is de Holding van de groep gevestigd. Voor de secretaris die daar werkzaam is zul je enkele uren per week enkele taken verrichten op het gebied van Corporate Housekeeping.

Deze organisatie in Houten maakt deel uit van een groep en samen met de assistants van de andere kantoren die verspreid over Nederland zitten, ben je o.a. verantwoordelijk voor telefonie, agendabeheer en bestellingen van bijvoorbeeld lunches, bloemen en andere personele zaken. Samenwerken en een hands-on mentaliteit zijn hierbij belangrijk. Je houdt overzicht en bent in staat om met meerdere zaken tegelijk bezig te zijn. Je gaat gestructureerd en accuraat te werk. Als nauwkeurige duizendpoot weet jij als geen ander snel te schakelen en de werkzaamheden met enthousiasme op te pakken.

Wat doe je zoal?

Officemanagement:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor
• Je houdt het kantoor op orde en organiseert allerhande zaken hieromtrent
• Ontvangen van bezoekers
• Telefonie
• Verzorgen van lunches, (kwartaal)meetings, maandborrels
• Ondersteuning bij diverse evenementen (o.a. summer event, family event)
• Voorraadbeheer van o.a. F&B, office supplies en geschenken

Ondersteuning van het Management Team:

• Agendabeheer
• Correspondentie

Ondersteuning van de secretaris van de holding:

• O.a. ondersteuning bieden bij Corporate Housekeeping: volmachten, mutaties handelsregister, up-to-date houden van vennootschappelijke informatie, etc.

Deze ICT organisatie brengt mensen, technologieën en ideeën samen. Als toonaangevende leverancier van totaaloplossingen voor industriële automatisering koppelen ze hun technologische expertise en specialistische branche- en multi-domeinkennis aan innovatieve oplossingen voor hun klanten. Ze helpen hen toekomstbestendig te groeien en te verduurzamen.

Vanuit meerdere kantoren in Nederland werken 2000 professionals iedere dag weer aan een slimmere wereld Men is o.a. actief in de Benelux, Bulgarije, Zweden, Duitsland en Portugal.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• Een afgeronde HBO-opleiding (secretarieel of administratief)
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke rol
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Brede communicatieve vaardigheden
• Een flexibele instelling
• Zowel zelfstandig als in teamverband goed kunnen functioneren
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Je bent:

• Een multi-tasker
• Hands-on
• Pro actief
• Op-en-top gastvrouw/-heer
• Woonachtig in de regio Utrecht (rijbewijs is een pre)
• Administratief sterk
• Dienstverlenend ingesteld

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een uitstekend salaris dat wordt ingeschaald op basis van geschiktheid en ervaring
• Vakantiegeld
• 29 vakantiedagen (op fulltime basis) met de vrijheid om dagen bij of te verkopen
• Internetvergoeding (netto vergoeding voor internet thuis)
• Reiskostenvergoeding voor woon/werkverkeer
• Een gunstige pensioenregeling
• Opleidingen bij eigen Academy
• Boekenbudget

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam of eventueel online. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.