Clustersecretaris

Vanwege de groei in werkzaamheden binnen KOOP is behoefte aan een clustersecretaris voor de waardestromen “Officiële Publicaties” en “Shared Services”. De focus zal met name liggen op het afhandelen van inkoop- en inhuurbehoeften, samen met inkopers van de centrale inkoopafdeling van Logius. Dit zal 80% van je tijd in beslag nemen. Daarnaast is behoefte aan ondersteuning op het gebied van contractzaken, financiële zaken en algemene managementondersteuning, zo behoren het opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages, en secretariële werkzaamheden tot je taken. Ten slotte sta je de manager bedrijfsvoering pro-actief bij in het uitvoeren van alle voorkomende taken op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, facilitaire diensten, communicatie en huisvesting. Je neemt deel aan KOOP-brede bedrijfsvoeringsoverleggen, waar onder leiding van de manager bedrijfsvoering de kaders, processen en procedures op het gebied van de bedrijfsvoering binnen KOOP worden vastgesteld, bijgesteld en verbeterd. Taken

• Het vertalen van de inkoopbehoefte naar concrete offerteaanvragen en het begeleiden van het inkoopproces;
• Het ondersteunen bij contractzaken, procesafstemming en archivering;
• Het ondersteunen van de waardestromen op inhoudelijk, procesmatig en bedrijfsvoeringterrein, inclusief (financieel)beheer/monitoring, inkoopproces, contractzaken en managementinformatie;
• Het opstellen van planningen, voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
• Het desgevraagd organiseren, verslagleggen en bewaken van actiepunten van overleggen en events;
• Algemene managementondersteuning, denk aan secretariële taken zoals agendaplanning e.d. Profiel
  • HBO werk- en denkniveau
  • Affiniteit met ICT
  • Beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden en weet snel een netwerk van relevante stakeholders op te bouwen binnen de organisatie.
  • Zowel een teamplayer, die goed kan samenwerken als in staat om zelfstandig en gestructureerd te werken. Kennis en ervaring
    • Kennis van en ervaring met inkooptrajecten en eventueel aanbestedingsregels, bij voorkeur binnen de overheid.
    • Ervaring met financieel beheer en planning en control, bij voorkeur binnen de overheid.
    • Ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages en verslagen.
    • Schrijfvaardigheid en perfecte beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift.
    • Organisatorische en secretariële vaardigheden.
    • Ervaring met projecten, procesmanagement en verbetertrajecten in een bestuurlijke en/of management ondersteunende rol is een pré.
    • Ervaring met volledig remote of hybride werken is een pré. Competenties
      • Analytisch en adviserend
      • Communicatief
      • Resultaatgericht
      • Accuraat en efficiënt
      • Flexibel
      • Omgevingsbewust
      • Stressbestendig
      • Teamplayer
      • Zelfstandig en gestructureerd Arbeidsvoorwaarden
        • Salarisniveau schaal 11
        • Maandsalaris Min €4.024 – Max. €6.110 (bruto)
        • Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
        • Contractduur 1 jaar
        • Minimaal aantal uren per week 32
        • Maximaal aantal uren per week 36

          Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

          Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid. Meer over jouw toekomstige afdeling

          KOOP (kort voor Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties) is als onderdeel van Logius de drijvende kracht achter de grootste portalen met overheidsinformatie op internet zoals overheid.nl, wetten.nl en officiëlebekendmakingen.nl. KOOP is georganiseerd in een aantal waardestromen (onze productgerichte afdelingen), en de algemene afdeling Bedrijfsvoering. Bij de afdeling Bedrijfsvoering zijn financiële en organisatorische zaken belegd, zoals bijvoorbeeld inkoop en het inhuren van tijdelijke medewerkers.

          Bij KOOP werken een aantal clustersecretarissen als ‘linking pin’ tussen bedrijfsvoering en de waardestromen. Logius (Ministerie van BZK)

          Logius is misschien (nog) niet de naam die een belletje doet rinkelen, maar onze producten doen dat wel. DigiD en MijnOverheid zijn e-diensten die vrijwel iedereen in Nederland gebruikt. Ze worden door ons als dienst digitale overheid, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, ontwikkeld en beheerd. We ontwikkelen nog heel wat andere producten en diensten voor de digitale overheid en beheren complexe digitale overheidsstandaarden. We zijn actief betrokken bij belangrijke afsprakenstelsels, zoals eHerkenning.

          Logius werkt in het hart van de digitale overheid. En daar zijn we met zijn allen behoorlijk trots op. Iedere dag opnieuw zorgen we ervoor dat onze digitale dienstverlening partijen met elkaar in verbinding brengt; de overheid, burgers en bedrijven. We werken met ICT, maar alles draait uiteindelijk om mensen. We denken na over nieuwe kansen die het digitale tijdperk biedt. Dat doen we door in gesprek te blijven met opdrachtgevers, afnemers en ook met burgers en bedrijven. En vooral door als team Logius te leren van elkaar, kansen te zien en goede initiatieven een podium te geven. Waarom zijn we koploper in het ontwikkelen van digitale producten? Omdat Logius collega’s gedreven zijn en alle kans krijgen om te groeien. Omdat we samenwerken. Wij werken voor Nederland.