Afdelingssecretaresse

In funksje mei impact; Binnen de afdeling Provinciale Waterstaat zoeken we een secretaresse die het werk al heeft opgepakt voordat het gevraagd is. Een echte aanpakker dus.

In deze functie werk je aan het ondersteunen van bestuurlijke processen en werk je mee aan de kwaliteit en effectiviteit van het openbaar bestuur in Fryslân. Je draagt hierdoor bij aan de realisatie van een krachtig en modern openbaar bestuur in de provincie, waar inwoners en de samenleving op kunnen vertrouwen. En er is volop ruimte om deze functie verder invulling te geven

It wurk yn de praktyk: Als secretaresse heb je een veelzijdige rol en houd je je onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je beheert de mailbox voor het secretariaat van de afdeling, handelt inkomende en uitgaande communicatie af, inclusief post, e-mails en telefoontjes;
• Je handelt verzoeken voor het inplannen van interne- en externe afspraken van afdelingsgenoten af, denk hierin mee en komt eventueel met oplossingen;
• Je organiseert vergaderingen, (afscheid) jubilea’s, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen, Je draait mee in het proces en regelt alle faciliteiten hieromtrent;
• Je regelt de afhandeling van facturen, ondersteunt bij het schrijven van opdrachten en aangaan van verplichtingen;
• Je zorgt voor een gestroomlijnde (online) archivering.

Wa bist do?

Jij bent een communicatief- en digitaal zeer vaardig en je bent een flexibel ingestelde professional. Met je open en accurate houding kun je snel en effectief werken en schakelen. Plannen en organiseren zitten in je DNA en je hebt (basis) kennis van ICT en archiveringssystemen. Ook durf je verantwoordelijkheid te nemen voor het optimaal verloop van processen binnen je eigen werk en de afdeling. Je bent wendbaar, kwaliteit staat bij jou voorop en je bent een collega op wie het team kan rekenen. Hiernaast breng je mee:

•  Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.

Startdatum: 30 september 2024

Duur opdracht: 30 september 2025

Aantal uren week: 36 uur p/w

Inschaling: schaal 7 CAO Provincie

max €3.700 bruto per maand (indienstreding)

ZZP niet mogelijk

Reageren: voor t/m 8 september 2024

Gesprekken: 16 september in de ochtend

Provinsje Fryslân

Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Het domein Provinciale Waterstaat (PW) is verantwoordelijk voor de instandhouding en het beheer van een kwalitatief goede en veilige infrastructuur in Fryslân. PW telt meer dan 200 medewerkers, verdeeld over 8 teams, die met grote toewijding samenwerken. De positie van het secretaresse bevindt zich binnen het team Bedrijfsbureau, waar op dit moment 20 collega’s werkzaam zijn. Het team ondersteunt het domein op strategisch, tactisch en operationeel gebied.