Allround ondersteuner inspectieraad

Bij Bureau Inspectieraad krijg je als allround ondersteuner de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan een soepel draaiende organisatie. In deze rol ondersteun je collega's met uiteenlopende achtergronden, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werk. Met jouw inzet en veelzijdigheid zorg je ervoor dat alles op kantoor vlot verloopt en dat de samenwerking binnen het bureau optimaal is. Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder

Hoe jij bijdraagt in je rol

Als allround ondersteuner zorg jij samen met je collega's van het secretariaat voor verbinding en structuur in de werkzaamheden van het bureau én van de Inspectieraad. Door de diversiteit van de werkzaamheden van het bureau verschilt jouw bijdrage ook steeds. Bij de Inspectieraad zijn alle rijksinspecties aangesloten. Jij weet precies welke projecten lopen, wie waaraan werkt, en houdt iedereen scherp op deadlines en afspraken. Jouw organisatiekracht is cruciaal voor het tijdig realiseren van de geplande afspraken en producten. Dit zijn onder andere je werkzaamheden:

je helpt ons met het inkopen van producten en diensten, zorgt in overleg met de financiële specialisten van het ministerie dat we de juiste processen doorlopen en zorgt voor ordelijke administratie van offertes, inkoopopdrachten en facturen
je helpt ons met het organiseren van kleine en grote bijeenkomsten, uitnodigingen sturen, afspraken maken, zalen reserveren, mailboxen beheren enz. Daarnaast ben je achtervang voor de officemanager
je bent steun en toeverlaat van de coördinator opleidingen en helpt haar onder andere met de dagelijkse organisatie van onze leertrajecten, evaluaties maken, Excel-overzichten maken
met de secretaris, de plaatsvervangend secretaris en de officemanager vorm je het hart van Bureau Inspectieraad

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je haalt voldoening uit het soepel laten lopen van processen en bent de verbindende kracht in ons team. Bij Bureau Inspectieraad zorg je ervoor dat de samenwerking tussen inspecties naadloos verloopt. Samen met de officemanager ben je een onmisbare spil in ons compacte team van 16 collega's. Met jouw inzet verloopt alles vlot en ondersteun je je collega's vol enthousiasme. Zo draag je bij aan het sterke teamgevoel dat ons Bureau kenmerkt en je vervult jouw rol om een succesvolle samenwerking tussen de inspecties te bevorderen.

Is jouw interesse gewekt, maar heb je toch nog wat vragen? Neem dan contact met ons op Hansje Hooghiemstra, coördinator bij Bureau Inspectieraad via 06- of Jane van 't Hoff, plaatsvervangend secretaris bij Bureau Inspectieraad via 06-. Ze vertellen je graag alle ins en outs van de functie

• minimaal een afgeronde administratieve of secretariële opleiding mbo 4 of hbo werk- en denk niveau
• je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met financiële administratie en/of als managementondersteuner
• kennis van de reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• kennis van financiële administratie en inkoopprocessen
• je hebt een goede beheersing van de MS-office programma's en overige digitale systemen zoals SAP, selfservice portal en de vaardigheid om snel je weg te vinden in digitale systemen
• je beheerst de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Je herkent je in de volgende eigenschappen:
Je bent klantgericht en hebt een talent voor gestructureerd en nauwkeurig werken. Dankzij jouw sterke vaardigheden in plannen en organiseren weet je complexe taken efficiënt aan te pakken. Je voelt je op je gemak in een hectische werkomgeving en geniet van het samenwerken in een divers team, waar je met jouw expertise actief bijdraagt aan het succes van het geheel.

• Salaris niveauschaal 9
• Maand salarisMin €3.484 - Max. €4.868 (bruto)
• Dienst verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract duurVast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
• Minimaal aantal uren per week32
• Maximaal aantal uren per week36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Hybride werken
Hybride werken is het uitgangspunt bij de ILT. Een goede balans voor jou tussen thuiswerken en op een locatie werken vinden wij belangrijk. Waar je werkt is afhankelijk van het soort werk, het teambelang en je eigen voorkeur. Voor thuiswerken kun je gebruikmaken van de thuiswerkvergoeding en voorzieningen voor het ergonomisch inrichten van je thuiswerkplek.

Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten, als er voldoende reacties binnengekomen zijn
• de eerste gesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag
• houd er graag rekening mee dat de eerste ronde gesprekken plaatsvinden op 9 en 10 december. Graag deze data reserveren voor eventuele gesprekken
• als je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek vragen we je mogelijk een e-assessment te maken. Dit is geen selectie-instrument, het rapport dat uit het assessment volgt is bedoeld als input voor het gesprek
• om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties kan deel uit maken van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces