Adviseur documentair informatiemanagement

Een informatie- en kennisintensieve organisatie: zo kan je Rijkswaterstaat wel noemen. De ambitie van onze afdeling is om binnen en buiten Rijkswaterstaat te functioneren als expert op het gebied van documentair informatiemanagement. De complexe en snel toenemende informatiestromen van Rijkswaterstaat vragen om toekomstbestendige kaders en richtlijnen.

In de rol zorg jij er straks voor dat de raamovereenkomsten van de afdeling Documentair Informatie Management (DIM) in een complex stakeholderveld goed worden gecoördineerd. Daarmee lever jij een belangrijke bijdrage om deze ambitie te realiseren. Gun jij jezelf deze baan met toekomst?

Hoe jij bijdraagt in je rol

Je werkt binnen Documentair Informatie Management (DIM) bij het cluster Expertise, dat bestaat uit een professioneel team dat verantwoordelijk is voor de voorbereiding van strategisch en tactisch documentair informatiebeleid. Het cluster is verantwoordelijk voor de voorbereiding, ontwikkeling en implementatie van beleid en visies op het complexe, multidisciplinaire snijvlak van DIM, business en IT.

Onderstaand een korte opsomming waarmee jij je als senior adviseur Documentair Informatie Management mag bezighouden:

• het begeleiden en adviseren van het lijn- en projectmanagement en de medewerkers van Rijkswaterstaat bij complexe ontwikkelings- en veranderingsprocessen en de bijbehorende besluitvorming
• het ontwikkelen van instrumentarium om de gemaakte strategische keuzes te borgen in de praktijk
• het bezoeken van interessante seminars om jouw kennis en kunde over documentair informatiemanagement actueel te houden en je professionele interne en externe netwerk te versterken

Rijkswaterstaat heeft jou nodig om deze stappen te maken. Met als doel dat wij onze informatie steeds beter kunnen gebruiken zodat we onze ambities waar kunnen maken.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij wordt blij van het coördineren van het complexe werkveld van informatiemanagement. In deze functie ben je bezig met de geschiedenis en toekomst van Rijkswaterstaat. Van oude (technische) tekeningen tot bestuursbesluiten, alles wordt gearchiveerd en jij zorgt ervoor dat het op de juiste plek terechtkomt. Het geeft jou voldoening als deze informatie goed wordt beheerd, en dit zo efficiënt mogelijk gebeurt. Dit alles gaat volgens de regels van de Archiefwet. Door jou kunnen wij straks sneller en makkelijker bij onze informatie. Je deelt onze ambitie om expert te zijn op het gebied van informatiemanagement.

Eén van de onderwerpen waar jij je mee bezig mag houden, is de inzet door documentalisten die de projecten en afdelingen van Rijkswaterstaat ondersteunen bij hun informatiebeheer. Het andere onderwerp is het digitaliseren van het technisch archief van Rijkswaterstaat. Daarnaast is er ruimte om andere, doorlopende strategische thema's van het DIM-werkveld op te pakken.

Wat wij aan jou waarderen

Je bent communicatief vaardig en je hebt een verbindende houding. Je schakelt makkelijk tussen onderwerpen en taken en je past jouw aanpak aan als het nodig is. Continu blijven leren en jezelf ontwikkelen, daar ben jij actief mee bezig. Je gaat lastige situaties niet uit de weg en je durft een aanpak te kiezen waar geen tot weinig ervaring mee is. Je zoekt de samenwerking op, biedt hulp aan waar nodig en je stelt het gemeenschappelijke resultaat boven eigen belang. Relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie volg je en je vertaalt deze naar het eigen werkterrein.

Alvast kennis maken?

Wil je meer informatie over de inhoud van het werk voordat je gaat solliciteren? Of ben je erg nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Bel dan met Jeanine de Gier, Teamleider Cluster DIM-expertise, via 06-. Zij vertelt je graag meer.

• je hebt minimaal een hbo studieachtergrond bij voorkeur op het gebied van Informatiemanagement, documentmanagement of Archivistiek
• je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als adviseur, inspecteur of projectleider
• je hebt kennis en ervaring op het gebied van documentair informatiemanagement
• je hebt ervaring met het organiseren van digitalisering en beschikbaar stellen van documenten, je weet hierbij wat er nodig is om de business goed te kunnen adviseren over hun informatiebeheer
• je hebt ervaring van projectmanagementmethodes en inzicht in de bedrijfsvoeringsprocessen van politiek-bestuurlijke omgevingen

• je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega's vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toe laat
• de (online) selectiegesprekken vinden op donderdag 9 januari en maandag 13 januari. Schikt dit niet? Dan plannen we een ander moment in
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Dit vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is. Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze adviseur Werving en Selectie of kijk op onze website voor meer informatie.

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur
• mobiele telefoon en laptop
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer
• elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen
• voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Individueel Keuzebudget van 16,50 % van je salaris
• trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• sportdagen met collega's en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Corporate Dienst (CD)? Dit organisatieonderdeel ondersteunt alle primaire werkprocessen van het Bestuur, de Bestuursstaf en de andere organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Hierbij kan je denken aan bedrijfsvoeringsdiensten als HRM, communicatie, facilitaire en financiële dienstverlening, bestuurlijke juridische zaken en vastgoed . Buiten Rijkswaterstaat biedt de CD ook ondersteuning voor andere rijksoverheden en partijen, zoals gemeenten en waterschappen.

In totaal werken ongeveer 1.000 mensen binnen de CD, verspreid over de eenheid Klant & Services en de 5 directies Communicatie, Personeel & Recht, Facilitair & Financiën, Informatievoorziening, Informatiemanagement & Control, Bedrijfsvoering & Inkoop en NOVA.

Documentair Informatiemanagement

Een toegankelijke informatiehuishouding bij Rijkswaterstaat is geen vanzelfsprekendheid. Er werken maar liefst 9.000 mensen bij Rijkswaterstaat. Allemaal ontvangen zij informatie, gebruiken die en maken voortdurend nieuwe informatie. En zij moeten die ook nog eens goed beheren. Een lastig karwei Maar daar ligt de kracht van de professionals van de afdeling Documentair InformatieManagement (DIM). Zij zijn experts op het gebied van de informatiehuishouding. En ze weten als geen ander hoe zij hun collega's kunnen helpen bij het inrichten van hun digitale informatiehuishouding en het op orde maken van fysieke archieven.

DIM innoveert en leert. In samenwerking met de rest van de organisatie ontdekken de medewerkers van DIM wat er beter kan. In het slim beheren en terugvindbaar maken van informatie, maar ook in het adviseren en ondersteunen van Rijkswaterstaatmedewerkers.

De afdeling DIM voert de landelijke dienstverlening op het terrein van informatiehuishouding uit. In toenemende mate behoort ook digitale data tot ons aandachtsgebied. De afdeling bestaat uit een cluster Expertise, een team Advies en Toetsing, een team Informatiebeheer en Registratie en een team Archiefbewerking. Het cluster Expertise staat aan de lat van de strategische documentaire behoeftes van Rijkswaterstaat. Hier creëren we helder beleid en duidelijke kaders voor de gebruikers. De vier teams ontzorgen de afnemer bij de inrichting van informatiebeheer en participeren in de implementatie van het DIM-beleid. Deze teams geven advies aan de lijn en aan projecten en voeren regie over recordmanagement en -beheer. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor goede kwaliteitszorg. Tot de taken behoren ook selectie voor vernietiging of bewaring, digitale bibliotheektaken en postprocessen.