Office Manager

Ben jij een échte regelaar, vind je het leuk om de zorgen van je collega’s weg te nemen, heb je een hands-on mentaliteit en vind je het leuk om in een internationale omgeving te werken? Ga dan aan de slag als Office Manager bij onze internationale opdrachtgever in de foodsector, gevestigd op de Maasvlakte. Met een marktconform salaris op fulltime basis, wordt jij de spin in het web tussen alle afdelingen. Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder

Onze opdrachtgever (Maasvlakte Rotterdam) is ontstaan als een bescheiden rijstmolenbedrijf en is uitgegroeid tot een wereldwijd voedingsmiddelenbedrijf met een aanwezigheid in meer dan 60 landen. Zij willen nu de Europese markt veroveren via Rotterdam. Hun fabriek van ruim 12.000 vierkante meter verwerkt rijst door het vliesje te verwijderen en verpakt het als witte rijst voor consumenten.

In de functie van Office Manager ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor (uiteraard) de Frontoffice op de begane grond. Met jouw enthousiasme begroet en verwelkom je de gasten, begeleid je hen naar de juiste collega of kantoor, en beantwoord je alle inkomende telefoontjes en/of verbind je deze door. Daarnaast is er nog een tweede balie waar de chauffeurs worden ontvangen. Als Office Manager navigeer je tussen de 2 recepties. Je zorgt ervoor dat de werkplekken er representatief uitzien en zijn voorzien van alle benodigdheden zoals pennen, formulieren en brochures. Dankzij jou hebben jouw collega’s geen omkijken naar allerhande facilitaire zaken, want jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Alles doe je eventueel in overleg met de PA (Personal Assistant) en HR Assistent. Je beheert de relaties met de leveranciers, dienstverleners en verhuurders en zorgt ervoor dat alle items op tijd worden gefactureerd en betaald (PO-uitgifte en leverancierscreatie).

Je bent een echte spin-in-het-web en wordt blij van veel afwisseling in je werkzaamheden. Je kunt goed schakelen en vind het leuk om projecten op te pakken. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vrijheid, ook om zaken om aan te dragen, dus ervaring in Office Management is dan ook een vereiste. 

Je verdere takenpakket bestaat uit;

• Je biedt ondersteuning bij contract en prijsonderhandelingen met dienstverleners en het beheren van kantoorhuurovereenkomsten;
• Je bewaakt de kantoorbeveiliging door beveiliging procedures te volgen en de toegang te controleren via de receptie;
• Clean desk policy;
• Fungeren als reisboeker voor het personeel (onze opdrachtgever zit over heel de wereld, veel collega’s die heen en weer reizen);
• Ondersteuning bieden bij het voldoen aan Office Management Budget en budget voorstel;
• Zorgen voor het onderhoud kantoor apparatuur en noodzakelijke reparaties;
• Je ziet toe op het in- en uitklokken, zorgt wekelijks voor de rapportage hiervan, en maakt toegangspasjes aan voor nieuwe werknemers en uitzendkrachten;
• Omvat alle gebieden van kantoorbeheer, inclusief lay-out, receptiebeheer en leverancier beheer.

Met jouw enthousiasme kun je echt het verschil maken en de afdeling naar een hoger niveau tillen

Wat bieden wij:

• salarisindicatie tot €3.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur;
• direct op contract bij de opdrachtgever;
• reiskostenvergoeding €0,23 cent per km tot 100km per dag;
• 24 vakantiedagen en 8% vakantiegeld;
• een uitstekende pensioenregeling;
• De mogelijkheid deel uit te maken van een hecht, professioneel en sterk betrokken team.

Functie-eisen:

• ruime ervaring als Office Manager;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een must;
• je hebt ervaring met MS Office;
• je bent in het bezit van rijbewijs en eigen vervoer.

Extra info:

• Binnen 2 werkdagen na jouw bericht ontvang je van ons een reactie;
• Je komt gezellig langs voor een 1e gesprek met één van onze recruiters;
• Positief? Mooi Dan stellen we jou voor aan onze opdrachtgever;
• Jij wordt uitgenodigd voor een gesprek bij de opdrachtgever;
• Is het gesprek voor alle partijen positief verlopen, top Dan volgt er een arbeidsvoorwaardenvoorstel;
• Gefeliciteerd Je mag aan de slag in een de uitdagende rol van Office Manager bij onze opdrachtgever