Managementassitent

Uren per week**32-36 uur**
- Plaatsingdatum** **
- Vacaturenummer**CA **
- Werk
- en denkniveau**MBO**
- Salarisniveau**€ 3.014;
- tot € 4.244,-**
- Sluitingsdatum** :59**
- Aantal fte**1**
- Vervul een centrale rol in het administratieve beheer van een team binnen de afdeling Infectieziekten. Jouw organisatorisch talent komt hier volledig tot zijn recht.
- Samen met je team zorg je voor een soepele gang van zaken, waarbij geen enkele dag hetzelfde is.
- Werkend in een team van toegewijde collega's, krijg je volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en word je dagelijks uitgedaagd om het beste uit jezelf te halen.

**De functie**:
In de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent het belangrijkste administratieve aanspreekpunt van het team(s) waar je voor werkt en ondersteunt het teamhoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een team van collega's waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.
**Dit doe je op een gemiddelde dag

Je ondersteunt het team Algemene Infectieziekten (24 tot 28 uur per week) en het team Hygiëne en Inspectie (8 uur per week) door secretariële en administratieve taken uit te voeren. Dit omvat:

- Helpen bij het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Afstemmen van (vervolg)acties met de teammanager(s), zoals voor het wekelijkse team-MT met teamleider(s) en artsen.
- Opstellen van (overleg)verslagen en opvolgen van actiepunten.
- Administratieve ondersteuning bieden aan het management bij personeels-, financiële en materiële zaken.
- Invoeren van bestellingen, contracten en voorbereiden van factuurgoedkeuringen in de systemen van de GGD Amsterdam.
- Aanvragen van ICT-accounts en toegangstags voor nieuwe medewerkers.
- Samen met een managementassistent van een ander team de taakverdeling afstemmen voor gezamenlijk georganiseerde activiteiten.
- Fungeren als vraagbaak voor (nieuwe) medewerkers over algemene afdelingszaken.
- Bijdragen aan het verbeteren van secretariaatsprocessen in samenwerking met teamleiders.
- Collega's op het secretariaat wijzen op en coachen in het stellen van prioriteiten en het werken op een overzichtelijke en efficiënte manier.
**Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving. Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid.

Je komt te werken in het team Bedrijfsvoering van de afdelingen Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO). Naast managementondersteuners zijn hier ook collega's werkzaam op het vlak van kwaliteit, financiën en informatievoorziening. Vanuit het team Bedrijfsvoering ben je werkzaam voor een aantal teams binnen IZ, maar voor 1 (of 2) teams ben jij het eerste aanspreekpunt. Je werkt in een divers team, waarbij enthousiasme, verantwoordelijkheid, energiek, zelfstandigheid en verbinding de sleutelwoorden zijn.

De afdeling Infectieziekten bestaat uit subafdelingen, de zogenaamde teams die apart worden aangestuurd door een teammanager: Algemene infectieziekten, Hygiëne en Infectiepreventie, het Centrum voor seksuele gezondheid, Tuberculosebestrijding, Onderzoek en preventie, Corona, het Streeklaboratorium en een Bedrijfsbureau. In totaal bestaat de afdeling uit circa 450 medewerkers. Het team Bedrijfsvoering werkt dus ook voor de afdeling Leefomgeving en het team Inspectie.
**Dit breng je mee

**Voor deze functie managementassistent beschik je over**:

- Een mbo-4 opleiding, aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
- Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als managementassistent (of vergelijkbaar), waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor agendabeheer en een breed pakket aan secretariële, ondersteunende werkzaamheden. We zien dit graag toegelicht op je c.v.
- Je hebt gewerkt in een publieke/non-profit omgeving zoals de zorg, onderwijs of een overheidsorganisatie. Licht dit toe in je motivatie.
- Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Je hebt eerder gewerkt in een omgeving waarin je veel met ver

---