Secretaresse Bouw

Samenvatting

Neem jij anderen het werk graag uit handen om proactief onze bouw en vastgoed afdeling te ondersteunen en kun jij moeiteloos meerdere ballen tegelijk in de lucht houden? Lees dan snel verder

Secretaresse bouw en vastgoed regiokantoor Almere (32 uur)

Vanuit ons regiokantoor houdt een team van circa negen personen zich dagelijks bezig met nieuwbouw, renovaties en onderhoud van onze winkels in de regio Noord-Holland en Flevoland. In dit team zijn wij op zoek naar iemand die ondersteuning biedt aan het Bouw & Vastgoed team. In de rol van secretaresse vervul jij een echte spilfunctie, want jij weet als geen ander wat er speelt binnen jouw afdeling.

Wat ga je doen?

Je bent samen met je collega het eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. Je hebt veel contact met je collega's maar ook met externe partijen die werkzaamheden uitvoeren. Je vertrekt opdrachten aan aannemers, installateurs en adviseurs. Ook hier heb je dagdagelijks telefonisch contact met de partijen om de voortgang te bewaken. Je ondersteunt de projectleiders bouw bij alle bouwprojecten en zorgt daarbij dat alle documenten en meldingen tijdig en juist zijn versterkt en verwerkt. Je verzorgt de coördinatie en secretariële ondersteuning bij bouw- en acquisitietrajecten. Daarnaast verwerk je diverse soorten correspondentie, controleer je inkomende facturen en draag je bij aan de vastlegging van beslissingen en overeenkomsten. Ook digitaal archiveerwerk van bouw- en vastgoeddossiers is een van jouw taken. Verder zorg je ervoor dat de meest uiteenlopende ondersteunende werkzaamheden worden gecoördineerd en uitgevoerd.

Wie ben jij?

Je hebt minimaal een mbo-diploma op bijvoorbeeld secretarieel gebied. Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie én ervaring in de bouw- en vastgoedbranche is een pré. Je bent een proactief en dienstverlenend persoon, daar waar nodig spring je graag even bij. Van nature heb je je zaakjes goed op orde en je kunt goed zelfstandig werken. Je hebt te maken met diverse partijen. Het op tijd ontvangen van de benodigde stukken verloopt niet altijd vanzelf. Jij draagt de verantwoordelijkheid voor het actief opvolgen van deze stukken. Je gaat deze uitdaging niet uit de weg; sterker nog, het geeft je energie. Je bent alert op wat er in jouw omgeving gebeurt en kunt hier snel en efficiënt op reageren. Ook onder druk behoud jij het overzicht en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Tot slot kun je goed overweg met MS-Office en is bekendheid met SAP een pré.

Wat krijg jij van ons?

Een uitdagende en verantwoordelijke functie in een enthousiast team binnen een snel groeiende organisatie. Goede arbeidsvoorwaarden met een marktconform salaris. Daarnaast bieden wij leuke extra's zoals korting op je sportschool abonnement, zorgverzekering en bij talloze uitjes en winkels.

---