Stagiaire directiesecretaresse

Over het werk

Word je blij van onderstaande werkzaamheden, dan kun je bij ons je hart ophalen

Beheren van de agenda van één of meerdere collega's. Maken van planningen. Inkomende telefoontjes beantwoorden. E-mails beantwoorden. Het uitwerken van dictaten. Bijwonen en notuleren van (MT-)vergaderingen. Bijeenkomsten organiseren. Het maken van verslagen voor je studie. Bezoekers ontvangen. Meedenken over evenementen, zoals bijvoorbeeld een personeelsactiviteit.

Over een werkdag

Je begint de dag met een gezamenlijke dagstart. Na de dagstart vraagt een collega of je een afspraak wilt inplannen voor een vergadering. Op het moment dat je de afspraak aan het inplannen bent, krijg je een telefoontje over een inboedelverzekering, bestemd voor de verzekeringsmaatschappij waarvoor Emma Handson werkt. Je verbindt het telefoontje door en gaat weer verder met waar je mee bezig was. Je bekijkt de algemene mailbox en beantwoordt inkomende mailtjes.

Dan gaat de deurbel. Er staat een klant aan de deur, die een afspraak heeft met een collega. Je ontvangt de klant, maakt een praatje en biedt iets te drinken aan. Terug achter je bureau gaat de telefoon weer over. Dit keer is het een schoonmaakbedrijf, met de vraag of ze eens langs mogen komen om te praten over de schoonmaak van het pand. Je kunt geen collega bereiken, dus maak je er een notitie van. Tussen alle telefoontjes door ben je bezig met het organiseren van een gezamenlijke lunch voor alle collega's op locatie. De ochtend is voorbijgevlogen. Nu is het tijd om gezellig te gaan lunchen en daarna buiten een frisse neus te halen.

In de middag pak je een headset en een voetpedaal en ga je ingesproken dictaten van klanten en/of collega's uitwerken. Dit kost best wel wat tijd en je bent daar de hele middag mee bezig. Wat is het interessant om te horen waar anderen in hun werk mee te maken krijgen Tegen het einde van de dag schrijf je je reflectie, zodat je dit later kan inleveren op school. Het was weer een ontzettend leerzame dag

Over jou

Wij realiseren ons dat je nog ontzettend veel wil leren Het is wel handig als je je niet snel gek laat maken en bereid bent om nieuwe uitdagingen aan te gaan. En natuurlijk heb je interesse in het vak van (directie)secretaresse en beschik je over een actieve werkhouding.

---