Managementassistent

In deze functie maakt je deel uit van het team van de Statengriffie dat zorg draagt voor de ondersteuning van Provinciale Staten; zowel procedureel, procesmatig als inhoudelijk. Je bent het in- en externe aanspreekpunt van de Griffie en is daarmee een belangrijk visitekaartje van de Griffie. Verder ondersteun je de Statengriffier en andere collega's zodanig dat deze in staat worden gesteld hun dagelijks werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Je bent in staat zelfstandig in te schatten waar de behoefte aan ondersteuning ligt. Je bent klantgericht, sterk in plannen en organiseren en heeft een proactieve, flexibele en ondernemende houding.

In deze functie is men onderdeel van de Griffie

De Griffie is een zelfstandige organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie en blijvend in ontwikkeling. De Griffie draagt zorg voor de coördinatie en de organisatie (zowel procedureel als inhoudelijk) van bijeenkomsten van het Limburgs Parlement en adviseert (de leden van) het Limburgs Parlement over de mogelijkheden, middelen en instrumenten die hen ten dienste staan voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Het team bestaat uit vijftien collega's. Samen met één andere collega vormt de kandidaat het secretariaat van de Griffie. De kandidaat levert vanuit zijn/haar rol een wezenlijke bijdrage aan de samenwerking in het team. Dit doe je door een actieve bijdrage te leveren in overleggen, waarin je voorstellen en oplossingen aandraagt maar ook gedurende de werkdag waarin de kandidaat met collega's het gesprek aangaat om samenwerking en communicatie blijvend te verbeteren. Onafhankelijkheid, politiek-bestuurlijke sensitiviteit, omgevingsbewustzijn, vernieuwingskracht, klant-, samenwerkings- en oplossingsgerichtheid kenmerken de Griffie. Bij deze eigentijdse, vooruitstrevende Griffie werkt men in een dynamische politieke omgeving.

Werkzaamheden

Je bent het eerste (telefonische) aanspreekpunt voor de Statenleden, Burgercommissieleden en fracties, collega's uit de organisatie en externe instanties voor zaken van algemene en huishoudelijke aard. Je doet het beheer van het digitale informatiesysteem voor Provinciale staten. Daaronder valt bijvoorbeeld het publiceren van gegevens van de PS-leden, beantwoorden van schriftelijke vragen en verwerk je binnengekomen post. Op facilitair gebied regel jij de juiste voorzieningen rondom vergaderingen en andere (informatie)bijeenkomsten of werkbezoeken. Samen met jouw collega beheer je de agenda c.q. Planning van de Statengriffier en plaatsvervangend griffier en verricht je alle voorkomende secretariële en (financiële)administratieve werkzaamheden die daarbij horen.

3 maanden - 24 tot 40 uur - 0,69 tot 1,00 fte.

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding directiesecretaresse, managementassistent, officemanagement of vergelijkbaar.
• Je beschikt over werk- en denkniveau op minimaal hbo-niveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie bij een overheidsorganisatie;
• Werkervaring op het gebied van administratieve ondersteuning dan wel een vergelijkbare functie met organisatorische taken;
• Recente professionele ervaring met Microsoft Office;
• In de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar kennis en ervaring opgedaan als Bestuur ondersteuner/Managementassistent;
• Je beschikt over de competentie 'sociaal vaardig'. Hieronder verstaat Provincie Limburg: toegankelijk zijn voor collega's en klanten, proactieve communicatie, schroomt niet om intern en extern contacten te leggen en onderhouden;
• Je beschikt over de competentie 'ondernemerschap'. Hieronder verstaat Provincie Limburg: De mate waarin de persoon uit eigen beweging acties onderneemt en voorstellen doet. De mate waarin de persoon vanuit een zelfstandige houding ondersteuning biedt en/of zaken uit handen neemt.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.