Contractbeheerder

Op onze afdeling Contractbeheer komen jarenlange ervaring en toekomstgerichte expertise bij elkaar samen, en daar zijn we trots op. In deze functie beheer je contracten en afspraken, ondersteun je klanten bij de administratie, en geef je belangrijke informatie aan stakeholders. Kom ons team versterken en gun jezelf Rijkswaterstaat

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het verzamelen, controleren en verwerken van veranderingen in contracten en afspraken. Dit geldt voor facilitaire contracten, dienstverleningsafspraken, overeenkomsten met andere partijen en ingebruikgevingen. Samen met je collega's heb je een belangrijke taak om onze klanten te ondersteunen bij de administratie hiervan. Je voorziet stakeholders van de nodige informatie, helpt hen bij het sturen op budgetten en zorgt voor een rechtmatige onderbouwing van facturen. Daarnaast speel je een actieve rol in de ontwikkeling van het vakgebied en de contracten.

Verder houd jij je als contractbeheerder bezig met:

• het actueel houden van begrotingen
• het beheer en archiveren van relevante stukken, zoals contracten, dienstverleningsafspraken, overeenkomsten met derden en ingebruikgevingen van de Huisvesting en Services
• de rechtmatige onderbouwing van de facturen
• de afhandeling van offertes en verzorging van prestatieverklaringen van zowel contractueel als niet-contractueel vastgelegde dienstverlening en eventuele plusdiensten
• nauw samenwerken met de (senior) adviseur binnen jouw team
• advisering bij aanbestedingen

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Het team Contractbeheer begeeft zich in een dynamische omgeving, waar je regelmatig snel moet schakelen om te kunnen voldoen aan wensen. Dit kunnen klanten zijn, leveranciers, maar ook collega's van het eigen team of van andere afdelingen. Je wordt blij van het meebepalen en sturen van de ontwikkelingen en haalt motivatie uit de samenwerking met collega's om dit inhoudelijk voor elkaar te krijgen.

De kern van jouw functie zit in het samenspel tussen de klantvraag (wat wordt er gevraagd en hoe gaan we daarmee om?) en het daadwerkelijk ervoor zorgen dat we als contractbeheer op orde zijn (handelen we rechtmatig in al onze contracten? Hoe verzamel je de benodigde informatie?). Een combinatie van grote lijnen tot details - dat moet je kunnen én leuk vinden

Wat wij aan jou waarderen
Wij waarderen jouw analytische, accurate en zakelijke benadering. Je hebt een flexibele houding en kunt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend werken. Het verzamelen en verwerken van financiële en administratieve gegevens voor de contractadministratie is bij jou in goede handen. Je bent creatief in het bedenken wat wel kan in plaats van niet.

Ook beschik je over sterke communicatieve en adviesvaardigheden. Plannen en organiseren van je werk gaat je goed af en je houdt de voortgang daarbij nauwlettend in de gaten. Daarnaast ben je klantgericht en richt je je op het behalen van resultaten. Je neemt daarbij altijd een flinke portie enthousiasme mee. Bij voorkeur heb je ervaring in een administratieve rol bij een overheidsorganisatie.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct
Of wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je solliciteert, bel of app met Tessa Zwanikken, Teammanager Contractbeheer, via 06-. Zij staat je graag te woord.

• je hebt een diploma op minimaal mbo-niveau, bij voorkeur in een facilitaire of administratieve richting
• je hebt minimaal twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie en hebt minimaal één jaar operationele ervaring met de administratie van dienstverleningscontracten
• je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega's vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toe laat
• de (online) selectiegesprekken vinden plaats op nader te bepalen data
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek?Deze vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is. Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze adviseur Werving en Selectie of kijk op onze website voor meer informatie.

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur
• mobiele telefoon en laptop
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer
• elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen
• voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Individueel Keuzebudget van 16,37 % van je salaris
• trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied
• verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• sportdagen met collega's en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

Belangrijk en leuk om te weten Met ingang van 1 juli 2024 gelden er nieuwe afspraken voor de CAO Rijk. Dit houdt in dat er een aantal positieve aanpassingen zijn op huidige arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan een salarisverhoging van 8,5% èn worden de salarisbedragen vervolgens verhoogd met € 50 (bruto). Daarnaast wordt per 1 juli 2024 het Individueel Keuze Budget (IKB) verhoogd tot 16,50% van het salaris. Tevens wordt met ingang van 1 januari 2025 het gedeeltelijke vloerbedrag gewijzigd in een maandelijks minimaal IKB-budget van € 440 (bruto) bij een volledige arbeidsduur. Meer weten over het onderhandelingsresultaat voor het nieuwe CAO Rijk? Lees hier verder

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Corporate Dienst (CD)? Dit organisatieonderdeel ondersteunt alle primaire werkprocessen van het Bestuur, de Bestuursstaf en de andere organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Hierbij kan je denken aan bedrijfsvoeringsdiensten als HRM, communicatie, facilitaire en financiële dienstverlening, bestuurlijke juridische zaken en vastgoed . Buiten Rijkswaterstaat biedt de CD ook ondersteuning voor andere rijksoverheden en partijen, zoals gemeenten en waterschappen.

In totaal werken ongeveer 1.000 mensen binnen de CD, verspreid over de eenheid Klant & Services en de 5 directies Communicatie, Personeel & Recht, Facilitair & Financiën, Informatievoorziening, Informatiemanagement & Control, Bedrijfsvoering & Inkoop en NOVA.

De afdeling Beheer en Relatiemanagement staat voor een integrale benadering binnen het facilitaire domein. Naast deskundig contractbeheer en locatiemanagement en goede facilitaire bedrijfsvoering zijn we verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de rijksbrede facilitaire dienstverlening (de zogenoemde Concerndienstverlening; CDV). Dit vanuit een Rijksbrede insteek en partnership met onze afnemers en met behulp van facilitair Asset en Accountmanagement. Ook faciliteren we blijvend de energieaansluitingen van Rijkswaterstaat. Duurzaamheid (waaronder circulaire kantoorinrichting en het besparen van energieverbruik), veiligheid en optimalisatie van de werk(plek)omgeving zijn thema's die we integreren in onze producten en diensten. Het gaat hier onder meer om serviceverlening aan (nieuwe) afnemers, (verbouwings)projecten, verhuizingen, evenementenorganisatie, beveiligingstrajecten, facilitaire kostprijzen en bedrijfseconomische analyses.

De afdeling is continu in beweging en samen met de collega afdelingen Vastgoedmanagement en Facilitymanagement werken we toe naar een organisatie die gereed is voor de huidige en toekomstige dienstverlening.