Secretariaatsmedewerker

Voor een exclusieve uitvraag zijn wij op zoek naar een Secretariaatsmedewerker.

Jij en de functie

Gemotiveerd, proactief en gepast assertief. Sociaal, betrouwbaar en representatief. Secretariaatsmedewerkers zijn de belangrijkste schakels tussen afdelingen, organisaties en mensen en maken dat de organisatie geolied processen doorloopt en producten levert.

Succesvolle secretariaatsmedewerkers lijken daarnaast te beschikken over een speciale gave om de sfeer en het ritme van de organisatie en het team waarbinnen wordt gewerkt, te begrijpen en te voelen. Ze weten wat wanneer nodig is - wisselend tussen focus, luisteren of het moment voor een geweldig verhaal om de stemming te verbeteren.

Dagelijkse werkzaamheden:

• Het verzorgen van correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden voor - de afdelingen van - de Omgevingsdienst Zuid-Limburg, voor zover niet elders in de organisatie belegd;
• Het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen zoals AFAS, RX-Mission, Prestatiecoach en het verstrekken van gegevens en overzichten uit deze systemen;
• Ondersteuning van afdelingshoofden, zoals voorbereiding, planning, (agenda)beheer en bewaking van hun afspraken (inclusief afdelings-/werkoverleggen);
• Voorbereiding, organisatie en verslaglegging van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten;
• Beantwoording telefoon, representatieve taken, aanmelden bezoekers, contactpunt voor collega's voor allerlei praktische vragen en zaken.

De Secretariaatsmedewerker die wij zoeken:

• Heeft een hands-on mentaliteit, houdt het hoofd koel, is correct en professioneel in zijn/haar communicatie in- en extern, en is klantgericht;
• Resultaten halen is belangrijk en het accurate werk is een visitekaartje van onze organisatie;
• Je vindt het leuk om te plannen en te organiseren en het werken met verschillende ICT-systemen gaat je goed af;
• Je aarzelt niet om met een voorstel te komen hoe iets beter of anders kan worden georganiseerd;
• Onze organisatielijnen zijn kort: samenwerken staat ook bij jou voorop.

Werktijden

Je werktijden en - rooster zijn afgestemd met je collega's van het secretariaat. Bij drukte of anderszins verwachten we een flexibele instelling en het omgekeerde mag je ook verwachten van de organisatie.

12 maanden | 30 uur per week | 0,83 fte

Eisen:

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Minimaal LBO+ / MBO-niveau.

Wensen:

• Ervaring met het verzorgen van correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden;
• Ervaring met systemen zoals AFAS, RX-Mission, Prestatiecoach en het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en verstrekken van gegevens en overzichten uit deze systemen;
• Ervaring met ondersteuning van afdelingshoofden, zoals voorbereiding, planning, (agenda)beheer en bewaking van hun afspraken;
• Ervaring met voorbereiding, organisatie en verslaglegging van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.

Salarisomschrijving

€35 - €40 per uur