Projectsecretaris

Je gaat bij de gemeente Zwijndrecht aan de slag als Projectsecretaris. Het projectgebied waarin je aan de slag gaat is gelegen in Diztrikt. Het betreft een binnenstedelijke herontwikkeling in de ruime omgeving van het NS-Station Zwijndrecht. Hier worden op korte termijn, grofweg de komende 10 jaar, ruim 1.200 woningen gerealiseerd en zo’n 344 woningen gesloopt. Het projectgebied is ingedeeld in meerdere subclusters, die door 3 projectmanagers begeleid en hierin door twee projectsecretarissen worden ondersteund. Kom jij het team de komende twee jaar voor 16 uur per week versterken als Projectsecretaris voor de deelprojecten Planetenbuurt, Noordelijk en zuidelijk Stationsplein en Passage?

Als Projectsecretaris lever je een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de deelprojecten Maasterras en Koninginneweg van de gemeente Zwijndrecht. Je biedt organisatorische, secretarieel/administratieve en bestuurlijke ondersteuning aan de projectmanagers en het project. Hierin heb je signalerende, uitvoerende en adviserende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt:

· Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;

· Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;

· Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;

· Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;

· Je bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover. de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;

· Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;

· Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante besluitvormingsstukken;

· Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;

· Je bent sparringpartner voor de projectmanager en adviseert en rapporteert over de voortgang van het project;

· Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie;

· Je levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement.

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Daarnaast ben je proactief en denk je mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.

Verder:

· Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;

· Ben je voor 16 uur per week beschikbaar;

· Ben je ervaren in MS Office (Outlook, Word, Excel en Powerpoint);

· Heb je ruime ervaring met verslaglegging;

· Heb je affiniteit met projectmatig werken;

· Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;

· Schrijf je gemakkelijk en kan je programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.

Wij zorgen samen met jou ervoor dat jouw talent optimaal benut wordt. Er is alle ruimte om nieuwe uitdagingen op te pakken en zo je profiel te verbreden. Samen met de andere teamleden geef je invulling aan de werkwijze van het team. Wij zorgen er samen voor dat je het beste uit jezelf gaat halen En we geven je de kans om ook te ervaren hoe leuk het werken binnen onze organisatie is. Jouw werk is meer dan alleen een salaris. Je draagt bij aan het realiseren van onze ambities.

Aantal uur: 16 per week, dinsdag is een vaste dag op locatie

Start: z.s.m.

Duur: periode van 2 jaar, te beginnen met een jaar detachering en dit kan verlengd worden met een jaar

Tarief: conform schaal 8 (max 4244,- euro)