Secretaresse

Vacature kenmerken StandplaatsUtrechtContractduurTijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.Uren per week - 38Maandsalaris€2.918,00 - €3.679,00SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05NiveauMBO 4VakgebiedICT; Administratief / secretarieelVacaturenummer70890Dienstverband​Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​FunctiegroepBurgerFunctieomschrijving Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.Als Managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid.Wat ga je doen?Jouw taken bestaan o.a. uit het beheren en bewaken van de agenda van het management. Dit betekent dat je reguliere vragen en verzoeken correct afhandelt, informatie verstrekt/deelt, zowel van algemene als procedurele aard. Verder bereid je vergaderingen voor, door agenda’s op stellen, de juiste agendastukken aan te leveren en vergaderzalen te reserveren.Ook ben je betrokken bij het organiseren van verschillende bijeenkomsten of recepties en het administratief bijhouden van diverse bedrijfsvoering systemen. Kortom, een leuk en uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet houdenAgendabeheer Management;Diverse administratieve taken;Voorbereiding rond vergaderingen;Diverse post verwerking en archivering van documenten;Organisatie rond evenementen, bijeenkomsten en recepties;Versturen van diverse attenties;Voor het uitvoeren van de werkzaamheden wordt je gekoppeld aan een van de afdelingen uit het verzorgingsgebied van het Bedrijfsbureau Functionele IT. De JIVC afdelingen die hieronder vallen, zijn:Besturen en overige ondersteuning IT;Materieel Logistieke en Financiële IT;Personele, Organisatorische en Medische IT;Expertisecentrum;IT Performance en Sourcing Management;Architectuur;Plannen & Bedrijfsvoering;Ondersteunende staf. Functie-eisen Wat vragen we?Opleiding:Je hebt Havo/MBO werk- en denkniveau;Je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond;Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;Basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal.Overige kennis en ervaring:Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse;Je weet zowel in- als extern goede werkrelaties te realiseren;Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoering procedures;Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van derden als Paresto, Servicebalie en Logistieke eenheid;Kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;Inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied.Arbeidsvoorwaarden SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05SalarisomschrijvingHet genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.Maandsalaris€2.918,00 - €3.679,00DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​ContractduurTijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.Maximaal aantal uren per week38 Overige arbeidsvoorwaarden Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.Bijzonderheden Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). #LI-GID #LI-HybridMeer over de functiegroep Organisatienaam Ministerie van DefensieOrganisatieomschrijving Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.Organisatie-URL www.defensie.nl/organisatie/commitAfdelingsnaam Commando Materieel en ITAfdelingsomschrijving Waar ga je werken?Het Bedrijfsbureau FIT (Functionele IT) is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Besturen & Overige Ondersteuning IT (BOO IT), vallend onder het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), wat onderdeel uitmaakt van het Commando Materieel en IT.JIVCJIVC is binnen COMMIT een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van het JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid.VisieHet Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).MissieCOMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.ExtraCOMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functieAfdeling-URL www.defensie.nl/organisatie/COMMITContactpersonen Voor meer informatie over deze vacature:Ferry Rast, Hoofd BedrijfsbureauFC.Rast@mindef.nl06 83151534Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:Gio Isaeva, Recruitment Adviseur HRG.Isaeva@mindef.nl06 13127306Locatie: Utrecht Niveau: MBO 438 uren per week €2.900 ~ €3.700 salaris ICT; Administratief / secretarieel Managementondersteuner bij het JIVC Dit ga je doen Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.Als Managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid.Wat ga je doen?Jouw taken bestaan o.a. uit het beheren en bewaken van de agenda van het management. Dit betekent dat je reguliere vragen en verzoeken correct afhandelt, informatie verstrekt/deelt, zowel van algemene als procedurele aard. Verder bereid je vergaderingen voor, door agenda’s op stellen, de juiste agendastukken aan te leveren en vergaderzalen te reserveren.Ook ben je betrokken bij het organiseren van verschillende bijeenkomsten of recepties en het administratief bijhouden van diverse bedrijfsvoering systemen. Kortom, een leuk en uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet houdenAgendabeheer Management;Diverse administratieve taken;Voorbereiding rond vergaderingen;Diverse post verwerking en archivering van documenten;Organisatie rond evenementen, bijeenkomsten en recepties;Versturen van diverse attenties;Voor het uitvoeren van de werkzaamheden wordt je gekoppeld aan een van de afdelingen uit het verzorgingsgebied van het Bedrijfsbureau Functionele IT. De JIVC afdelingen die hieronder vallen, zijn:Besturen en overige ondersteuning IT;Materieel Logistieke en Financiële IT;Personele, Organisatorische en Medische IT;Expertisecentrum;IT Performance en Sourcing Management;Architectuur;Plannen & Bedrijfsvoering;Ondersteunende staf. Dit krijg je SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05SalarisomschrijvingHet genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.Maandsalaris€2.918,00 - €3.679,00DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling​ContractduurTijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.Maximaal aantal uren per week38 Dit bieden we nog meer Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Dit vragen wij Wat vragen we?Opleiding:Je hebt Havo/MBO werk- en denkniveau;Je hebt bij voorkeur een secretariële opleiding afgerond;Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;Basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal.Overige kennis en ervaring:Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse;Je weet zowel in- als extern goede werkrelaties te realiseren;Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoering procedures;Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van derden als Paresto, Servicebalie en Logistieke eenheid;Kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;Inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied. Hier kom je te werken Waar ga je werken?Het Bedrijfsbureau FIT (Functionele IT) is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Besturen & Overige Ondersteuning IT (BOO IT), vallend onder het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), wat onderdeel uitmaakt van het Commando Materieel en IT.JIVCJIVC is binnen COMMIT een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van het JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid.VisieHet Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).MissieCOMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.ExtraCOMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functieDefensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. Bijzonderheden Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). #LI-GID #LI-Hybrid Stel gerust je vraag Voor meer informatie over deze vacature:Ferry Rast, Hoofd BedrijfsbureauFC.Rast@mindef.nl06 83151534Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:Gio Isaeva, Recruitment Adviseur HRG.Isaeva@mindef.nl06 13127306