Projectsecretaris

Bedrijfsomschrijving

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma's in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. Wil je meer weten over het PMB? Kijk dan ook eens op

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Waar ben jij van?

Jij bent van overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als Projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de Projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.

Jouw functie

De functie van Projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoodtaken van de Projectsecretaris:

Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;

Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;

Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;

Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;

Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;

Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;

Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;

Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;

Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;

Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Aanleiding

Op Katendrecht vindt een grootschalige gebiedsontwikkeling plaats: van haven- en industrieterrein tot stedelijk woon- en leefgebied. Meer dan tien jaar geleden is gestart met de herontwikkeling van het havengebied en met de investeringen in de bestaande stadswijk. De verdichting binnen de Ring past goed bij de klimaat- en duurzaamheidsambities door het terugdringen van automobiliteit. Specifiek in Katendrecht is er sprake van een stevige verdichting: de wijk is getransformeerd naar een zeer gewild gebied is hiermee steeds meer onderdeel van de visie van de binnenstad op twee oevers. De aanleg van de Rijnhavenbrug heeft een belangrijke stap betekend voor de gebiedsontwikkeling. In het Pols-gebied, de entree van Katendrecht, is er veel ontwikkelruimte voor een intensief stedelijk gebied met wonen, kantoren en bedrijfsruimte en commerciële functies.

Doelstelling

Het realiseren van een stadswijk die goed aansluit op de creatieve sfeer van Katendrecht. Waar het prettig wonen, verblijven en recreëren is met meer bezoek, meer bewoners en meer beleving. Dit project is onderverdeeld in de drie categorieën woningbouw, retail en mobiliteit.

Jouw profiel

Als Projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega's en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig, politiek sensitief en heb je ervaring met complexe casussen.

• Een afgeronde Hbo-opleiding of een WO-opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën;
• Aantoonbare werkervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);
• Kennis van en ervaring met GROTICK aspecten, blijkend uit het cv;Ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv;
• Aantoonbare ervaring met het schrijven van bestuurlijke stukken (zoals bijvoorbeeld raadsvoorstellen of wethoudersbrieven).
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken.

Wensen

• Ervaring met werken binnen een gemeente met meer dan inwoners
• Je hebt ervaring met Prince2
• Je hebt ervaring met Oracle en/of One Drive
• Kennis van het werken met de Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken
• Kennis van en ervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling, blijkend uit het cv
• Je hebt ervaring met grootstedelijke vraagstukken en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cv.

Schaal 10 gemeente CAO