Projectsecrtaris gebiedsbeheer

Jij bent onderdeel van het team spelen, het team spelen werkt over heel Rotterdam aan het vervangen van speelplekken die toezijn aan vervanging. Hierbij ben je verantwoordlijk voor eigen projecten (onder begeleiding van projectmanager). De werkzaamheden bestaan uit het zelfstandig opzetten van projectteams. Afstemmen met projectteam participatie en communicatie, om tot een definitief ontwerp te komen.

Daarbij wordt je ingezet als projectsecretaris voor integrale vervangingsprojecten. Hierin biedt je ondersteuning aan de projectmanager.

Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.De ondersteuner neemt de projectmanagers werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden binnen en buiten de organisatie. Als dit wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.

Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.

Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden

• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager

• Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen

• Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten, (bewoners)correspondentie.

• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.

• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App)

Functie-eisen

· Minimaal een afgeronde mbo niveau 4-opleiding.

· Minimaal 6 maanden ervaring met projectmatig werken en werken in of met de buitenruimte.

· Je hebt recente ervaring als projectsecretaris in (multi-disciliplinaire) projecten in een gemeentelijke omgeving.

· Ervaring met het gebruik van Microsoft Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook).

Competenties

In de rol bij team spelen en van projectsecretaris biedt jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig en nauwkeurig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg, dat vraagt om proactiviteit en dienstverlening. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega's, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Daarnaast ben jij een verbinder, door samen te werken maar ook te netwerken. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Tot slot ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jouw niet af.

Arbeidsvoorwaarden

Start: z.s.m.

Duur: 1 jaar met optie tot verlenging

Aantal uren: 32

Schaal 9

Bedrijfsinformatie

Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega's zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers. Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van

Afdeling Gebiedsbeheer

Je bent samen met diverse collega's verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega's, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we wijkgestuurd: met steeds meer ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en zoveel mogelijk integraal: zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.

---