Projectmanagement officer IT

Dag collega, goed dat je deze rol hebt gevonden. Voor onze collega's in Noord Nederland zijn we op zoek naar mensen die zich in het volgende profiel herkennen. Op korte termijn verwachten we een nieuwe rol die relatief in lijn is met deze rol, waardoor we graag alvast in contact zouden komen met geïnteresseerde PMO' ers die op korte of middel lange termijn weer toe zijn aan een nieuwe rol. Ben je momenteel als interim, vast of ZZP'er aan de slag, voel je dan zeker vrij om te reageren. De rol komt hoogst waarschijnlijk richting midden/eind Juni, waardoor we graag voor die tijd alvast met je in contact zouden komen. Hoe heeft de rol er in het verleden uitgezien?

We zoeken een PMO die de projectmanager, projectleiders en product owners in het Domein RIO kan ondersteunen. Het aanspreekpunt voor de PMO is de projectmanager. De PMO moet zelfstandig in staat zijn om management- en stuurinformatie uit de verschillende systemen, zoals SAP en JIRA, te halen en deze gestructureerd en overzichtelijk kan vertalen naar inzicht voor de verschillende stakeholders. Dit betekent onder andere dat de PMO een goed gevoel moet hebben bij de inhoud van de verschillende trajecten en weet wat er binnen de teams aan werkzaamheden zijn opgepakt.

Daarnaast moet de PMO afwijkingen of opvallende zaken kunnen signaleren en zelfstandig in staat zijn om belangrijke indicatoren vast te stellen en de 'waarom' kunnen uitleggen aan de stakeholders. Belangrijk is dat dit niet eenmalig dient te gebeuren, maar een continu proces is van bewaken, controleren en agenderen. Hiervoor is regelmatig afstemming nodig met de teams en de opdrachtgever(s). Daarom moet de PMO in staat zijn rapportages op te stellen en de rapportagecyclus te bewaken. Omdat de informatie uit verschillende systemen moet worden samengebracht, is een gevorderd niveau van kennis en ervaring in MS Excel een vereiste.

Hij/zij moet inzicht en overzicht hebben op het gebied van scope, budget, prognose en uitputting per onderwerp/project in het domein. We werken volgens de Scrum methodiek, met sprints en sprintevents. Kennis en ervaring in een Agile werkomgeving is daarom gewenst. De dagelijkse gang van het werk wordt in JIRA vastgelegd, waarmee ook (sprint)rapportages en planningen worden opgesteld. De PMO moet daarom kunnen werken met JIRA of een soortgelijke tool. Hygiëne in JIRA is een belangrijk aandachtspunt, wij verwachten dat de PMO daar de regie op pakt en teamleden aanspreekt en zorgt voor een juiste koppeling van de informatie tussen SAP en JIRA.

Vanwege de omvang van het werkpakket (qua budget) is externe toetsing door het AC-ICT Adviescollege ICT-toetsing) een reële mogelijkheid. Dit betekent dat de PMO ervoor moet zorgen dat de projectdocumentatie en projecthygiëne van hoge kwaliteit zijn.

Ook het voorbereiden en goed vastleggen van overleggen hoort bij het werkpakket. Tot slot wordt een proactieve houding van de PMO op prijs gesteld, het meedenken in verbeterpunten om de kwaliteit van de dienstverlening van RIO te verbeteren wordt gewaardeerd. Hier wordt binnen RIO ook voldoende ruimte voor gegeven.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Ophalen en leveren van management- en stuurinformatie voor de PO, projectmanager en - leiders
• Afstemming met de portfolio adviseur over de verschillende trajecten en projecten binnen RIO
• Ondersteunen bij opstellen van projectplanning, deze bewaken en bijhouden;
  • Controle op geschreven uren en inrichting van urenregistratie in de projectplanningstool (SAP PPM) en afwijkingen tijdig signaleren en agenderen;
• Inrichten en onderhouden van SAP PPM;
• Projectteamleden toekennen aan projectcodes en urenrapportages maken;
• Aanleveren informatie voor het opstellen van end-of-sprint rapportages en project rapportages;
• Monitoren van uren per onderwerp/project (op uren, budget, prognose) en tijdig afwijkende signalen doorgeven aan de opdrachtgever(s)
• Voorbereiding van herijkingen op het domein RIO;
• Reviewen, structureren en controle op hygiëne van Jira;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen. Bijhouden van acties, eenduidig vastleggen van besluiten, letten op en najagen van mijlpalen, deadlines en acties, signaleren van ontwikkelingen en knelpunten;
• Eventueel zelfstandig leiden van deelprojecten.

Achtergrond opdracht:
De werkzaamheden vinden plaats binnen de service Eenheid Gegevens. Deze businesseenheid is verantwoordelijk voor het inwinnen en beschikbaar stellen van onderwijsgegevens. Deze worden vastgelegd in verschillende administraties. Onze afdeling – Basisregistraties – registreert gegevens op instellings-, opleidings- en persoonsniveau. Wij werken waar mogelijk samen met onze klanten aan het product. Niet alleen bij de ontwikkeling van onze applicaties, ook op het gebied van beheer krijgen onze klanten steeds meer ruimte om actief mee te denken. Kenmerken van onze afdeling zijn innovatie, agile, backlogs en het werken in ketens.

Binnen de afdeling valt het domein RIO. RIO staat voor Registratie Instellingen en Opleidingen en is het landelijk register waarin het wie, wat, waar en hoe van het gehele onderwijsveld is vastgelegd. Met de groei van de omvang van de werkzaamheden is het domein gegroeid van 2 naar 4 DevOps-teams, met daarbinnen een aantal grote projecten en trajecten zoals de vervanging van het CROHO door LEO ho en RIO en de uitfasering van BRIN. Er is daarom ondersteuning nodig op het domein RIO en de projecten.

RIO is een complex domein, met twee Product Owners, 4 DevOps teams, projectmanager en -leiders, en een groot aantal verschillende trajecten en projecten. Ook kent RIO een groot aantal stakeholders en belangen. Goede informatievoorziening en sturing is daarom ontzettend belangrijk. Door de groei in de afgelopen jaren van het domein RIO is ondersteuning nodig om deze management- en stuurinformatie op te halen en inzichtelijk te maken voor verschillende stakeholders binnen RIO en daarbuiten, zoals de productowner, productmanager, projectmanager en -leiders, portfolio adviseur, interne en externe opdrachtgevers, stuurgroepen en mogelijk het Rijks ICT dashboard.

De perfecte kandidaat voldoet aan de volgende eisen:

Harde Eisen:

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring als PMO of ondersteuner binnen een Agile/projectomgeving +3jaar
• Kennis van en ervaring met definiëren van belangrijke indicatoren in rapportages +1jaar
• Kennis van en ervaring met samenstellen van rapportages uit verschillende gegevensbronnen Agile foundation of vergelijkbaar +1jaar
• Kennis van en ervaring met Jira of vergelijkbaar (2 jaar)
• Kennis van en ervaring met Excel op niveau gevorderd (3 jaar)
• Minimaal twee dagen per week op kantoor in Groningen, tijdens de inwerkperiode zoveel dagen als nodig. Ook kan de PMO-er indien nodig ingezet worden op andere PMO opdrachten binnen DUO.
• Kennis van de Nederlandse taal in woord en schrift

• IPMA PMO (of IPMA-D) gecertificeerd
• Agile PMO gecertificeerd
• Prince2 Foundation gecertificeerd
• Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen
• Kennis van en ervaring met voorbereiden van project-/programmadossier voor externe toetsing

• Initiatiefrijk & innovatief
• Analytisch
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt met projectmanager en product owner
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig
• Organisatie- en planningsvaardig
• Stressbestendig zijn Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang
• Goede samenwerker / verbinder

De zekerheid van een loondienstverband (bepaalde of onbepaalde tijd) en de flexibiliteit van ZZP-schap. Dan is een detacheringsverband bij Randstad Digital (voorheen Yacht IT) wat jij zoekt. Omdat we het belangrijk vinden dat jij weet waar je aan toe bent, nemen we je graag mee in de arbeidsvoorwaarden die je kunt verwachten.

Primaire arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3800 tot € 4600 bruto per maand o.b.v. 36 uur per week.
• 13e maand (periodiek naar rato uitbetaald) óf de mogelijkheid tot een bonus
• 8,33% vakantiegeld en doorbetaling tussen opdrachten in en bij ziekte.
• Reiskostenvergoeding of bij grote afstanden mogelijkheid tot het gebruik van een projectauto.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Pensioen Plus regeling (pensioenopbouw vanaf dag 1)
• Yacht Academy: 5000+ extern ingekochte opleidingen om uit te kiezen, zit je opleiding er niet tussen? Dan regelen we die graag voor je
• Netto €750,- om jouw thuiswerkplek in te richten
• 25 vakantiedagen per jaar o.b.v. 40 uur
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding

DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie zie