Projectsecretaris - Rotterdam

Bedrijfsomschrijving

De afdeling

Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega's zorgen we

ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier

gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers. Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat

op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van

Afdeling Gebiedsbeheer

Je bent samen met diverse collega's verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega's, verdeeld

over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we wijkgestuurd: met steeds meer ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en

zoveel mogelijk integraal: zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.

Onze organisatie

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie

en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren

zijn daar een extra opgaven bijgekomen zoals de 'groene groei': vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote

ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er

komen, wonen en werken.

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die

een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer

is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Waar ben jij van?

Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.

Jouw functie

De ondersteuner neemt de projectmanagers werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden. Als dit wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement. Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten. Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings - en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden

• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen.
• Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten, (bewoners)correspondentie.
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App)

Jij bent:

• Een verbinder, een échte netwerker;
• Sociaal en communicatief vaardig (mondeling én schriftelijk);
• Omgevings- en organisatiebewust;
• Een goede luisteraar en samenvattend;
• Proactief en daadkrachtig;
• Dienstverlenend

Jouw profiel

Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega's, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Tot slot ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jouw niet af.

Eisen

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken (onder het kopje 'jouw functie'), opgedaan in de afgelopen 10 jaar;
• Je hebt ervaring als projectsecretaris in (multi-disciliplinaire) projecten in een gemeentelijke omgeving;
• Ervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Wensen

• Minimaal 2 jaar werkervaring met een ondersteunende rol, bij een gemeentelijke instelling;
• Een afgeronde HBO, in technische o bestuurkunde richting, bouw, infra of in de richting van management
• Ervaring met het gebruik van aanpalende programma's zoals: ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle/Cognos;
• Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen 'lezen';
• In het bezit van een RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëeren cerfiticaat;

Primaire arbeidsvoorwaarden

Het salaris is afhankelijk van jouw profiel en gaat uit van schaal 8 van de CAO gemeente max €4244,- uitgaande van 36 uur per week. Je krijgt dus:

• 12 x je maandsalaris
• Een 13e maand die periodiek naar rato wordt uitgekeerd
• 8,33% vakantiegeld berekend over 12 maandsalarissen

Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Pensioen Plus regeling (opbouw vanaf dag 1)
• Jaarlijks netto €3500,- opleidingsbudget
• Netto €750,- om jouw thuiswerkplek in te richten
• Mogelijkheid tot bonussen
• 25 vakantiedagen per jaar o.b.v. 40 uur
• Reiskostenvergoeding
• Thuiswerkvergoeding