Managementassistent van de Rector Magnificus

Ben jij een organisatietalent, zorgvuldig en digitaal vaardig? Zorg jij er samen met ons voor dat het college van bestuur efficiënte en effectieve ondersteuning krijgt? En heb jij een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en goede communicatieve vaardigheden? Lees dan snel verder

Als managementassistent van de Rector Magnificus ben jij verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële dienstverlening. Je bewaakt de afspraken in de agenda en zorgt ervoor dat de juiste (digitale) informatie en documenten beschikbaar zijn ten behoeve van besprekingen, ontvangsten en bezoeken. Je bepaalt zelfstandig welke informatie nodig is en hoe en waar je deze opvraagt en genereert. Je stelt relevantie, urgentie en gevoeligheid vast van de vele vragen en verzoeken die via jou aan de Rector Magnificus of, waar nodig, aan de leden van het college van bestuur worden voorgelegd. Waar mogelijk handel je deze zaken zelfstandig af.

Ook ben je mede verantwoordelijk voor de voorbereiding en coördinatie van bijeenkomsten. Daarbij is het belangrijk dat je contacten onderhoudt met stakeholders. In jouw rol denk je mee en doe je (schriftelijke) voorstellen voor de aanpassing en vernieuwing van processen en systemen.

Je werkt in nauwe afstemming met de nog te benoemen inhoudelijke beleidsassistent en collega's van het bestuurssecretariaat.

Bij voorkeur ben je 5 werkdagen per week beschikbaar.

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt (ruime) ervaring als managementassistent.
  
• Je hebt ervaring met zeer complex agendabeheer.
  
• Je bent positief ingesteld, accuraat, proactief en kunt goed zelfstandig werken.
  
• Je beschikt over een grote mate van stressbestendigheid en flexibiliteit en je hebt gevoel voor bestuurlijke en academische verhoudingen (organisatiesensitief).
  
• Je bent in staat prioriteiten te stellen en zaken snel, zorgvuldig en correct af te handelen.
  
• Je bent representatief en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
  
• Je bent in staat om op verschillende niveaus binnen en buiten de universiteit contacten te onderhouden. Je communiceert hierin trefzeker en tactvol met mensen met verschillende achtergronden.
  
  Wij zijn
  

  Als managementassistent van de Rector Magnificus kom je te werken op het collegesecretariaat. Het collegesecretariaat maakt deel uit van de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ), een eenheid binnen het Bestuursbureau van de Radboud Universiteit. De afdeling BJZ bestaat verder uit het juridische team, de griffie van het college van bestuur (cvb), de ondersteuning van de medezeggenschap, Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en het Bureau van de Pedel. In totaal werken er op de afdeling BJZ veertig medewerkers, waarvan momenteel vijf op het collegesecretariaat.
  

  Op het collegesecretariaat werken de assistenten van de leden van het college van bestuur, de secretaris en de griffie. Samen wordt er gewerkt aan een adequate ondersteuning. De collegeleden en de secretaris hebben binnen het collegesecretariaat elk een eigen aanspreekpunt. Het team is samen verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële ondersteuning. Dit betekent dat er onderling goed moet worden samengewerkt, uitgewisseld en waar mogelijk afgestemd.
  

  Radboud Universiteit
  

  Op de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega's voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief. Help je ook mee om de wereld een stukje beter te maken? Je bent nodig.
  

  Bestuursbureau
  

  Het Bestuursbureau ondersteunt het college van bestuur en draagt zorg voor de beleids- en besluitvorming. De eenheid bestaat uit de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ), de Interne Audit Dienst, de Ombudsfunctionarissen en het team Vertrouwenspersonen. Deze onafhankelijke functies zijn 'critical friends' van de organisatie en hebben een rechtstreekse rapportagelijn naar het college van bestuur. De medewerkers in de onafhankelijke functies zijn sparringpartner, kijken kritisch mee en geven gevraagd en ongevraagd advies.
  

  Wij bieden
  • Je krijgt in eerste instantie een contract voor een jaar. Bij goed functioneren wordt het tijdelijke contract omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.
    
  • Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
    
  • Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
    
  • Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.
    
    Aanvullende arbeidsvoorwaarden
    

    Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.