Secretaris intake- en omgevingstafels

Wat ga je doen?

Voordat een inwoner of ondernemer een vergunning aanvraagt voor bijvoorbeeld de nieuwbouw van woningen, kan er zogenoemd ‘vooroverleg’ plaatsvinden. Dit vooroverleg wordt sinds 1 januari 2024 georganiseerd volgens de methodiek van de Omgevingswet: de Intaketafel beoordeelt of het initiatief kansrijk is, vervolgens wordt het initiatief op één tot drie Omgevingstafels verder uitgewerkt. De bedoeling is dat de initiatiefnemer met alle relevante adviseurs van de overheid aan tafel zit en dat er een integraal advies wordt gegeven. Samen werken we op constructieve wijze aan een haalbare en wenselijke ontwikkeling.

In dit nieuwe proces kunnen we wel wat (administratieve) hulp gebruiken Daarom zijn wij op zoek naar een secretaris Intake – en Omgevingstafels. In deze rol ga je in ieder geval met de volgende werkzaamheden aan de slag:

Je organiseert en ondersteunt de Intaketafel en de Omgevingstafels: je houdt de planning bij, organiseert de bijeenkomsten, bewaakt dat alle inhoudelijk adviseurs tijdig de stukken ontvangen en schriftelijke adviezen aanleveren, ondersteunt de voorzitter bij de voorbereiding, maakt een verslag van de bijeenkomsten. Je onderhoudt contact met zowel interne als externe adviseurs van onder andere de provincie, het waterschap, de omgevingsdienst en de veiligheidsregio. Je ondersteunt waar nodig de VOP-manager, die als contactpersoon van de initiatiefnemer optreedt, bij het organiseren van tussentijds overleg en het opstellen van brieven en offertes.  Je zorgt voor een goede vastlegging van alle informatie. Je overziet het geheel en signaleert als er iets niet lekker loopt. Je beantwoordt vragen van collega’s en helpt bij het uitdragen van de nieuwe werkwijze in de organisatie.

Jouw team

Binnen gemeente De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het team RO, Stedenbouw & Omgevingsrecht. Dit team bestaat uit goed op elkaar ingespeelde juristen, beleidsadviseurs RO en stedenbouwkundig adviseurs die altijd voor elkaar klaar staan. In onze gemeente wordt een groot aantal ruimtelijke initiatieven en projecten ontplooid. Het team adviseert over deze initiatieven en projecten en daarnaast ook over het ruimtelijk beleid binnen het fysieke domein. Als team werken we vooral samen met andere teams binnen het ruimtelijk domein, zoals het team Projecten Fysieke leefomgeving en team Vergunningen, Toezicht & Handhaving (VTH). In jouw functie zal je daarnaast ook met veel andere collega’s, met name in het ruimtelijk domein, in contact staan.

Onze collega Henriëtte vertelt je graag meer over het werken bij onze gemeente:

Bekijk ook de video’s van onze andere collega’s.

Wat neem je mee?

Wij zoeken iemand die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, zowel naar je collega’s toe als naar externe partijen, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Plannen, organiseren en agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met alle betrokken partijen te vinden. .

Je hebt minimaal aantoonbare ervaring met het plannen en organiseren van vergaderingen, contacten onderhouden met diverse partijen (intern – en extern) en het secuur en gestructureerd vastleggen van overleggen en daarbij behorende informatie.

Het is prettig als je ook specifiek ervaring hebt met de voornoemde werkzaamheden binnen het ruimtelijk domein. Kort samengevat neem je het volgende mee:

Je hebt een zelfstandige werkhouding, je bent proactief en durft het initiatief te nemen. Je bent pragmatisch en resultaatgericht. Je werkt secuur en gestructureerd. Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Je kunt uitstekend plannen en organiseren. Ervaring en/of affiniteit met het ruimtelijk domein is absoluut een pré.

Wat bieden we?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 230 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal (schaal 8) tot maximaal (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 januari 2024). We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden. Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen. Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding. Een zakelijke telefoon en een laptop. Actieve personeelsvereniging. 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek. Opleidingsmogelijkheden via ons eigen leerportaal.

---