Facilitair coördinator

Vind jij het een uitdaging om ervoor te zorgen dat de facilitaire- en huisvestingsprocessen efficiënt en effectief verlopen? Ben je graag vraagbaak voor klanten en krijg je energie van ontzorgen? Dan komen wij graag met je in gesprek

Wat houdt je functie in?

Je gaat meebouwen aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair. De afdeling Facilitair is ingericht als regie-organisatie. Dit houdt in dat we onze dienstverlening en leveranciers regisseren en daarmee verantwoordelijk zijn voor de aansturing en kwaliteit van de dagdagelijkse dienstverlening. Hierbij hoort het afstemmen van gewenste dienstverlening met leveranciers over operationele- en tactische werkzaamheden ook financiële sturing en afstemmen met directe facilitaire collega’s (algemeen facilitair medewerkers, andere facilitair coördinatoren en bodes) en de senioren is een dagelijkse bezigheid.

Je bent verantwoordelijk voor het verzorgen van een tijdige terugkoppeling van zowel verstoringen als successen aan leveranciers, collega’s en aan de interne klant. Jij zorgt ervoor dat de facilitaire- en huisvestingsprocessen efficiënt en effectief verlopen. Je bent een vraagbaak voor klanten (vaak op aangeven van onze frontoffice) op het gebied van de door team Facilitair te leveren producten en diensten. 

Er wordt van je verwacht dat je sensitief en proactief bent en initiatief neemt voor het doen van verbetervoorstellen en deze ook daadwerkelijk tot realisatie brengt. Je draagt actief bij aan het serviceniveau voor onze interne klanten en bezoekers. Je bent contractbeheerder van een aantal facilitaire contracten (zowel hardservices als soft services) zoals audiovisuele middelen (raadzaal, commissiezalen en overige vergaderzalen), catering, warme drank automaten. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor het bijhouden van het contractdossier, het monitoren van de performance van de leverancier en het voeren van de leveranciersgesprekken. 

Je houdt je ook bezig met het verduurzamen van de organisatie. Gemeente Hilversum is gecertificeerd volgens de CO2 prestatieladder – niveau 3. Dit vraagt jaarlijks om een aantal monitoringsacties op het energie verbruik en de uitvoering van energie besparende maatregelen. Jij zorgt ervoor dat deze tijdig met het juiste kwaliteitsniveau gerealiseerd worden.

Wat ga je concreet doen?

Het bewaken van de uitvoering van klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen en onderhoudswerkzaamheden; Je beoordeelt (complexe) verzoeken/klantwensen en vervolgens bedenk je hier een adequate aanpak op en brengt deze tot uitvoering; Je organiseert de achterzijde van FMIS (TOPDesk) door het implementeren van wijzigingen in het behandelaarsgedeelte als ook Self Serviceportaal; Adviseren en ondersteunen de senior en operationele medewerkers in de bedrijfsvoering; Aansturen van leveranciers (contractmanagement) op operationeel en tactisch niveau; Zelfstandig begeleiden van projecten en ondersteunen bij grote projecten; Je past de kernwaarden van gemeente Hilversum: vertrouwen, eenvoud, betrokken, professioneel, inclusief en duurzaam toe in de bedrijfsvoering; Rapporteren over de voortgang van meldingen, verstoringen, besluiten en acties; Je ondersteunt bij budgetbewaking en codeert en handelt facturen af; Verzamelen van data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming en voert analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren; Verder behoor je tot het 2e lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.

Wat breng je mee? 

Een MBO+/HBO werk- en denkniveau;

Aantoonbare kennis en ervaring van facilitair en huisvesting;

Goede kennis van Excel, Office 365, TEAMS, en TOPDesk;

Je hebt kennis van projectondersteuning en projectmanagement of brengt voldoende ervaring mee met het uitvoeren van projecten;

Kennis van en inzicht in contract- en leveranciersmanagement op operationeel en tactisch niveau (CATS-CM of bereid om dit te halen);

Kennis van duurzaamheidsvraagstukken en hebt ervaring met werken in een regie-organisatie;

Je hebt kennis of bent in bezit van certificaten voor LEAN Management of bent bereidt dit te behalen;

In het bezit van BHV / Ploegleider of staat ervoor open om dit te halen.

Wie ben je?

Je hebt een positieve instelling en denkt in mogelijkheden. Je bent je bewust van de doelstellingen en zet je volledig in om deze tot een goed einde te brengen. Je weet de wensen en behoeften van klanten goed te achterhalen, je handelt hier ook naar en je vindt het belangrijk om kwaliteit te leveren. Je hebt een goed gevoel voor teamverhoudingen en neemt actief deel aan overleggen en activiteiten. Een situatie, probleem of vraagstuk weet je vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en je bedenkt daarvoor een passende oplossing. Je hebt zin om in een dynamisch en gedreven facilitair team te werken in een gemeente met ambitie en brengt een gezonde dosis humor mee. 

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je komt te werken op de afdeling Interne Dienstverlening in het team Facilitair. Dit team is onderverdeeld in drie onderdelen: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer waarbij jij de facilitair contractbeheerder bent van het onderdeel Services. 

Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnen beplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen. Huisvesting is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker / ARBO middelen, BHV organisatie, facilitaire- en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie / duurzaamheid.  Informatiebeheer verzorgt de post-intake, het scanproces en aanbieden van digitale post in zaaksysteem.

Team Facilitair heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service management contracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar Multi service dienstverlening. De bode dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers voorzien van een flexibele schil.

Voor alle onderdelen geldt dat zij proces-verbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. Het team werkt nauw samen met team Vastgoed waar het fysieke vastgoedbeheer van alle gemeentelijke gebouwen is gecentraliseerd. Ook werken we nauw samen met team ICT welke onder andere ook de eerstelijns Facilitaire / ICT verzorgt en met recordmanagement voor het verzorgen van de interne gemeentelijke zaken. De Servicedesk is integraal ingericht voor 1e lijns IT en Facilitaire klantvragen en wordt aangestuurd door de Teammanager van ICT. Team facilitair bestaat in totaal uit 20 medewerkers en wordt aangestuurd door teammanager .

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

Je krijgt een 32 of 36-urige werkweek; In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd; De functie is ingedeeld in schaal 9. Deze schaal loopt van minimaal € tot maximaal € bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring. Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 565,55 tot maximaal € 810,22 bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden; Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden; Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken; Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op locatie werkt.

---