Managementondersteuner

Managementondersteuner

Een bloemetje bestellen, een vergaderruimte reserveren én zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Jouw werk als managementondersteuner bij de Belastingdienst is een serieuze baan, met veel afwisseling. In Apeldoorn én vanuit huis. Waar je ook werkt: jij ondersteunt de teammanagers van CAP (Centrale Administratieve Processen) Heffing, zodat zij zich volledig op hun eigen werk kunnen richten.

Dit doe je bij de Belastingdienst

In deze functie zal je werkzaam zijn voor de teammanager bedrijfsvoering en een drietal teammanagers beheerteam. Je werkt nauw samen met andere managementondersteuners. Je houdt van afwisseling in het werk en vindt het geen probleem om andere taken buiten jouw werkpakket op te pakken. Jullie kunnen elkaars taken eenvoudig overnemen.

Als managementondersteuner bied je optimale ondersteuning aan de teammanagers in de alledaagse werkzaamheden. Deze werkzaamheden betreffen notuleren, mailboxbeheer, agendabeheer, correspondentie inschatten op belang en urgentie, het opvragen en verzamelen van informatie bij verschillende partijen. Je zorgt dat de managers waarvoor je werkt beschikken over relevante stukken op hun tablets, laptops en smartphones.
Je fungeert als aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe partijen en de medewerkers van de verschillende teams.
Verder verricht je werkzaamheden zoals het organiseren en/of bestellen van bloemen, boeken, lunches en dergelijke.
Bezoekers worden door jou aangemeld en opgehaald. Daarnaast help je ook bij het organiseren en voorbereiden van de faciliteiten voor vergaderingen en evenementen. Denk hierbij aan reserveren van vergaderzalen (zowel intern als extern), uitnodigingen en eventuele andere facilitaire zaken. Je hebt een signalerende functie bij o.a. conflicterende afspraken, “vergeten” mailitems en benodigde acties bij berichtgeving op intranet.
Ook ondersteun je de teammanagers in de uitvoering van HR-gerelateerde activiteiten zoals het plannen van de voortgangs- en personeelsgesprekken, het bijhouden van de planning Wet Poortwachter m.b.t. rapportage en aanvraag bedrijfsarts. Je attendeert de teammanagers om de benodigde acties in gang te zetten. Je ondersteunt in de administratie van het opleidingsplan en reserveert leerzalen ten behoeve van opleidingen.

Een bijzondere baan, omdat...

je uiteenlopende werkzaamheden vaak zelfstandig uitvoert. je zelden van te voren weet hoe je werkdag eruitziet. je nauw samenwerkt met een aantal managers en managementondersteuners. je in nauw contact staat met - en waar nodig vraagbaak bent voor - de medewerkers van je locatie.

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt een mbo 4-diploma en ervaring als managementondersteuner of personal assistent. Je kunt werken met moderne communicatie- en kantoorapplicaties zoals Microsoft-Office programma's en digitale vergadertools (iBabs). Je bent klant- en servicegericht. Je kunt snel schakelen in een hectische omgeving. Je hebt bij voorkeur ervaring met SAP, SRM, KMS en Connect People. Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Jouw competenties

Flexibiliteit Klantgerichtheid Plannen en organiseren Samenwerken Voortgangscontrole

---