Wat ga je doen?

 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.

Je hebt een afwisselend takenpakket:

Agenda- en e-mailbeheer   

Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.  Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.

Ondersteuning bij (personeels)administratie  

Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).  Aan- en afmelden van personeel.  Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc. Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen.  Maken van vakantieplanningen.  Facturen coderen. Abonnementenbeheer. 

Overige taken  

Notuleren (team)overleggen  Representatie bij jubilea, afscheid, van teamdagen.  Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.  Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige drie management ondersteuners.  Verdere voorkomende taken. 

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit?  

Vandaag werk je vanuit het mooie gemeentehuis in Woerden. Je sluit aan bij team R&B. Na een kort praatje met een kop koffie, start je de computer op. Je scant je mail en prioriteert de zaken die je op moet pakken. Ondertussen krijg je twee ziekmeldingen binnen, je verwerkt deze in het systeem, informeert het team en checkt of er afspraken staan die verzet moeten worden. Je hebt overleg met Jessica en neemt haar agenda door. Er zijn wat spoedjes ontstaan waardoor een aantal afspraken verzet moeten worden, tijd voor jouw magie Ondertussen bestel je een bloemetje voor een nieuwe collega die overmorgen start, dat is met een warm welkom beginnen Tijd voor de lunch met het team, je bent meteen op de hoogte van alle nieuwtjes. Na de lunch ga je verder met je werkzaamheden voor Ronald, jullie hebben gisteren overleg gehad en aan jou de taak om een uitje te plannen voor één van zijn teams, dat wordt leuk 's Middags drink je even een kopje thee met de andere MMO'ers en bespreken jullie direct de verdeling van het werk in de vakantieperiode. Je bereidt wat zaken voor morgen, want dan werk je op het Stadserf en heb je je wekelijks overleg met Tibor. Je scant je eigen mailbox op wat laatste zaken en sluit tevreden af. Voor vandaag zit je werkdag erop 

Jouw sterke punten. Worden wij blij van.

Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.

Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel, zichtbaar voor de collega's en verliest nooit het overzicht.

Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding

Wat jou verder onze nieuwe MMO’er maakt?

Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied. Je hebt meerdere jaren werkervaring als management ondersteuner van meerdere managers. Je bent minimaal 32 uur maar bij voorkeur 36 uur per week beschikbaar. Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office. Je beheerst de Nederland taal zowel in woord als geschrift.

Extra enthousiast worden wij als je gemeentelijke werkervaring hebt.

Een goed team. Daar hoor je bij.

Je hebt geluk, jij hebt wel 3 teams om uit te kiezen Je vaste honk is team Realisatie & Beheer bestaande uit zo'n 100 collega's die samen werken aan het beleid, beheer en projecten in de openbare ruimte. Maar je hoort ook bij teams ICT, DIV, Gegevensbeheer en teams A&R en Wijkonderhoud op het Stadserf. Daarnaast zijn er nog 4 andere MMO’ers met wie je kennis en ook lief en leed kunt delen. Onze teams zijn een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf, projectlocatie of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.

Welkom in Woerden en Oudewater  

Woerden en Oudewater liggen allebei in het prachtige Groene Hart. Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Woerden en Oudewater. We werken samen voor ruim inwoners. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. 

Mooie arbeidsvoorwaarden. Die wil je hebben.  

Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:

Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je een maximaal salaris van € (schaal 7) en ruim 25 vakantiedagen op basis van 36 uur per week. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.  Boven op je salaris ontvang je een persoonlijk Individueel Keuze Budget van (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen (maximaal) € 645,00)? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen? Daarnaast bouw je uitstekend pensioen op bij het ABP. Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Dat je van ons je eigen iPhone en laptop in bruikleen krijgt, vinden we vanzelfsprekend. Je thuiskantoor wordt gefaciliteerd. 

Op de mooie arbeidsvoorwaarden komt nog als extra:

Jouw ontwikkeling staat centraal: Bij onze Groene Hart Academie, waar je interne opleidingen en trainingen kunt volgen of gebruik kunt maken van onze interne coachpool. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf. Lunchen doen we in ons gezellige bedrijfsrestaurant, waar Ferm Werk een heerlijke lunch serveert. Sluit je aan bij onze actieve personeelsvereniging, EDOS, die allerlei leuke activiteiten organiseert? 

Nu reageren. En laten zien wat je in huis hebt.  

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?

Met vragen kun

---