Clustersecretaris

Vanwege de groei in werkzaamheden binnen KOOP is behoefte aan een clustersecretaris voor de waardestromen Officiële Publicaties en Shared Services. De focus zal in eerste instantie liggen op het afhandelen van inkoop- en inhuurbehoeften, samen met inkopers van de centrale inkoopafdeling van Logius. Dit zal 80% van je tijd in beslag nemen. Daarnaast is behoefte aan ondersteuning op het gebied van contractzaken, financiële zaken en het opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages. Bovendien behoren secretariële werkzaamheden tot je taken.

Ten slotte sta je de manager bedrijfsvoering pro-actief bij in het uitvoeren van alle voorkomende taken op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, facilitaire diensten, communicatie en huisvesting.

Je neemt deel aan KOOP-brede bedrijfsvoeringsoverleggen, waar onder leiding van de manager bedrijfsvoering de kaders, processen en procedures op het gebied van de bedrijfsvoering binnen KOOP worden vastgesteld, bijgesteld en verbeterd. De clustersecretaris wordt voor deze taken aangestuurd door de manager bedrijfsvoering.

Taken

Het vertalen van de inkoopbehoefte naar concrete offerteaanvragen en het begeleiden van het inkoopproces; Het ondersteunen bij contractzaken, procesafstemming en archivering; Het ondersteunen van de waardestromen op inhoudelijk, procesmatig en bedrijfsvoeringterrein, inclusief (financieel)beheer/monitoring, inkoopproces, contractzaken en managementinformatie; Het opstellen van planningen, voortgangs- en verantwoordingsrapportages; Het desgevraagd organiseren, verslagleggen en bewaken van actiepunten van overleggen en events; Algemene managementondersteuning, denk aan secretariële taken zoals agendaplanning class="Accordion-divider">

Profiel

HBO werk- en denkniveau Affiniteit met ICT inhoudelijke ontwikkelingen en/of digitaal publiceren. Beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden en weet snel een netwerk van relevante stakeholders op te bouwen binnen de organisatie. Zowel een teamplayer, die goed kan samenwerken als in staat om zelfstandig en gestructureerd te werken.

Kennis en ervaring

Kennis van en ervaring met inkooptrajecten en eventueel aanbestedingsregels, bij voorkeur binnen de overheid. Ervaring met financieel beheer en planning en control, bij voorkeur binnen de overheid. Ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages en verslagen. Schrijfvaardigheid en perfecte beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift. Organisatorische en secretariële vaardigheden. Ervaring met projecten, procesmanagement en verbetertrajecten in een bestuurlijke en/of management ondersteunende rol is een pré. Ervaring met volledig remote of hybride werken is een pré.

Competenties

Analytisch en adviserend Communicatief Resultaatgericht Accuraat en efficiënt Flexibel Omgevingsbewust Stressbestendig Teamplayer Zelfstandig en gestructureerd

Salaris­niveau schaal 11 Maand­salaris Min Max. (bruto) Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Contract­duur1 jaar Minimaal aantal uren per week32 Maximaal aantal uren per week36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

---