Directieassistent

Ben jij een gestructureerde, gedreven en georganiseerde Support Professional die stevig in de schoenen staat en niet bang is om initiatief te nemen? Voor een dynamische en professionele private equity-organisatie in Amsterdam-Zuid zijn wij op zoek naar een Management Assistant/Office Manager die het team ondersteunt met diverse secretariële, administratieve en organisatorische taken. In deze dynamische rol werk je zij aan zij met een ervaren collega Senior Legal Secretary/Office Manager en zorg je ervoor dat de twee gedreven Partners hun ambitieuze plannen kunnen realiseren. Daarnaast ondersteun je de CFO en het investment team, terwijl je moeiteloos schakelt tussen complexe agenda's en strakke deadlines. Wat betreft de arbeidsvoorwaarden kun je rekenen op:

⦁ Competitief salaris afhankelijk van ervaring;

⦁ 8% vakantiegeld, maandelijks uitbetaald;

⦁ 13de maand, maandelijks uitbetaald;

⦁ Jaarlijkse discretionaire bonus;

⦁ 25 vakantiedagen o.b.v. 40 uur;

⦁ Jaarcontract met uitzicht op vast of in overleg gelijk een vast contract met een proeftijd van 2 maanden;

⦁ Telefoon van de zaak;

⦁ De mogelijkheid om voordelig te investeren;

⦁ Sociale activiteiten, zoals o.a. skitrips en offsites.

Bij deze parttime of fulltime functie behoren de volgende werkzaamheden:

⦁ 1-3 ondersteuning aan twee gedreven Partners en de CFO;

⦁ Complex agendabeheer voor partners en teamleden;

⦁ Organiseren van reizen, offsites en zakelijke evenementen;

⦁ Assisteren bij contractbeheer, juridische procedures en KYC-verzoeken;

⦁ Voorbereiden en coördineren van (Teams)vergaderingen en conference calls;

⦁ Up-to-date houden van CRM-systemen en beheren van zakelijke documentatie;

⦁ Ondersteunen van speciale juridische projecten en fondsenrapportages;

⦁ Ontvangen van klanten en fungeren als gastvrouw/-heer;

⦁ Zorgen voor een nette uitstraling van het kantoor en coördineren van kantoorbenodigdheden;

⦁ Wagenparkbeheer en inkoop van kantoorartikelen;

⦁ Verzorgen van lunch, koffie en andere facilitaire taken;

⦁ Aanspreekpunt voor ICT-benodigdheden en kantoor gerelateerde zaken.

Je komt parttime of fulltime te werken binnen een organisatie die zich kenmerkt door het volgende:

⦁ Private equity-organisatie gevestigd in Amsterdam-Zuid;

⦁ Gespecialiseerd in het ondersteunen van managementteams van niche-marktleiders;

⦁ Klein, energiek en dynamisch team van ongeveer 16 professionals;

⦁ Cultuur: open, professioneel en veeleisend, met korte lijnen en een focus op samenwerking.

Gevraagd

⦁ Hbo werk- en denkniveau, met een leergierige instelling;

⦁ Minimaal 5-6 jaar ervaring als Office Manager of Management Assistant, bij voorkeur in een internationale omgeving;

⦁ Ervaring met contractbeheer en administratieve processen;

⦁ Expertise in zeer complex agendabeheer;

⦁ Uitstekende kennis van Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) en CRM-systemen;

⦁ Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;

⦁ Secuur, stressbestendig en flexibel, met een hands-on mentaliteit;

⦁ Teamplayer die betrouwbaar is en altijd het overzicht weet te bewaren.

Competenties

⦁ Organisatorisch sterk en in staat om prioriteiten te stellen;

⦁ Proactief en zelfstandig, met een 'mouwen opstropen'-mentaliteit;

⦁ Communicatief vaardig en professioneel in omgang met veeleisende Partners;

⦁ Niet bang om vragen te stellen en altijd bereid om te leren.