Projectassistent

De gemeente Groningen heeft alle ondersteunende taken ondergebracht in het Shared Service Center (SSC). En van de drie directies binnen het SSC is de directie Informatie & Servicesdie bestaat uit een zevental afdelingen: Documentair Informatiebeheer (Doc Info), Onderzoek, Informatie & Statistiek (OIS), Geo & Data, Sociaal Domein, Leefomgeving & Ruimte, Bedrijfsvoering en Regie IM en Regie ICT.

De opdrachtgever voor de projectleider is het hoofd van de afdeling Regie ICT. Binnen de afdeling Regie ICT werken architecten, informatiebeveiligers, contract- en service manager en is een team Bedrijfsbureau en Infradesk. Zij bieden kaders en richtlijnen t.a.v. ICT en Informatiebeveiliging en geven daarbij advies. Tevens voeren zij regie op leveranciers en borgen o.a. dat afspraken t.a.v. dienstverlening voor in en externe klanten worden geleverd conform afspraak en dat contracten worden nageleefd.

Als projectondersteuner voor het project Aanbesteding ICT diensten ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en indien nodig notuleren van werkgroepen en stuurgroepen. Ook ondersteun je bij najagen van acties en ondersteun je bij de voorbereiding van de tussenrapportages. Het organiseren van bijeenkomsten en trainingen kan ook voorkomen.

Taken:

oProject, programma en portfoliomanagement administratie en structuur opzetten

oSamen met projectleider opstellen van de PPP-begroting en bewaken van de budgetten en het verzorgen van de factureringsroute

oVoorbereiden en verslaglegging van (stuurgroep)-vergaderingen

oHet bijhouden van de planning en het proactief aanjagen van acties

oAdviseren over de voortgang richting de projectleider op tactisch-strategisch niveau

oVoorbereiden van de (maand-)rapportages in sjabloon/format

oRegelen/faciliteren van bijeenkomsten (als informatiebijeenkomsten, succesmomenten, trainingen etc.)

oHet maken van PowerPoint presentaties

oHet aanleggen van een project archiefstructuur, dit uitdragen bij de projectleden, bijhouden en uiteindelijk overdragen naar het archief (DocInfo)

oNotuleren bij vergaderingen

oPlannen van afspraken

oProjectissues signaleren en issue- en risk logs bijhouden i.s.m. projectleider

o(Resource) planning opzetten en bijhouden

oZet een projectmanagementoffice op en geeft hier sturing aan

oZet de rapportagelijn op en bewaakt deze

oZorgt voor het laten opstellen van (beleids)notities, aanjagen en redigeert deze tot een eindversie

oZet de rapportagelijn op en bewaakt deze

oZorgt voor het laten opstellen van (beleids)notities, aanjagen en redigeert deze tot een eindversie

oOpzetten en bijhouden businesscases en organiseren van de financile verantwoording

oOnderhouden van het archief