Adviseur Archiefbeheer

Bij gemeente Middelburg gaat het cluster informatiebeheer van de afdeling Facilitaire Zaken een ambitieuze koers varen Waar we eerst bezig waren met fysieke dossiervorming achteraf, houden we ons nu met name bezig met het op orde brengen van het digitale archief. Zodat dit in een later stadium wordt vernietigd of wordt overgebracht naar het Zeeuwse E-depot. Ons digitale zaaksysteem Djuma is hierin leidend. Maar ook andere applicaties sluiten we op termijn aan op dit E-depot.
Als Adviseur sta je midden in het uitdagende veld van informatiebeheer, met de nadruk op het archiefbeheer. Je gaat aan de slag met het verder inrichten van het integrale informatiebeheer. Hierbij ben je de sleutelfiguur die beleid en visies weet te vertalen naar heldere werkprocessen, procedures en regels. Je houdt je onder andere bezig met vraagstukken rondom het zaakgericht werken, de interne werkprocessen en het E-depot, en zorgt ervoor dat het vernietigen en bewaren van informatie verloopt conform de geldende wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet.
Met jouw communicatieve vaardigheden en initiatiefrijke houding ben je een echte aanwinst voor ons team. Je weet hoe je mensen meekrijgt en kunt jouw ideeën en plannen duidelijk overbrengen. Of het nu gaat om het opstellen van een advies of het bijstaan van collega’s bij het toepassen van nieuwe regels, je staat altijd klaar met jouw expertise en werkt hierbij nauw samen met de adviseur I en de kwaliteitsmedewerker. Tegen deze achtergrond zoeken wij naar een:

Wat je gaat doen voor Middelburg

• Je bent een bruggenbouwer tussen beleid en praktijk
• Verder uitbreiden en implementeren van het kwaliteitssysteem om de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen blijven waarborgen
• Regie voeren op de invulling van het informatiebeheerplan v.w.b. informatie- en archiefbeheer
• Verder optimaliseren van de huidige werkprocessen in het kader van zaakgericht werken
• Opstellen van richtlijnen en procedures voor het effectief beheren van informatielevenscycli (bewaren en vernietigen van informatie conform selectielijst)
• Opstellen en evalueren van werkafspraken met de vakafdelingen
• Ontwikkelen van trainingen voor medewerkers over zaakgericht werken, het belang van goed informatiebeheer, en de naleving van de Archiefwet en Woo
• In de rol van functionaris voor de Wet open overheid adviseren en ondersteunen bij het voldoen aan verzoeken om informatie in het kader van de Woo

Waarmee jij Middelburg versterkt

• Je hebt minimaal een relevante hbo-opleiding afgerond en/of beschikt over werkervaring op het gebied van informatiebeheer
• Kandidaten met kennis van (gemeentelijke) archieven genieten de voorkeur, je bent bekend met termen als record management, DMS, E-depot en hebt actuele kennis van met name de Archiefwet en de Wet open overheid
• Communicatieve vaardigheden gericht op samenwerking en klanttevredenheid
• Initiatiefrijke houding en flexibiliteit als het gaat over een (veranderende) aanpak en werkwijzen

Daar staat tegenover

• Een brutosalaris van maximaal €5.247,- p/m (o.b.v. schaal 10)
• Op termijn de mogelijkheid van een maximum brutosalaris van € 5.997,- p/m (o.b.v. uitloopschaal 11)
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop je brutosalaris. Dit bedrag kun je zelf flexibel inzetten voor extra verlof, fietsproject, verduurzamingsproducten, sport en vitaliteit, aanvulling op het salaris, etc
• Een open en informele werkomgeving
• Goed bereikbaar stadskantoor op een mooie locatie aan het kanaal. Flexibele werktijden waarin hybride werken wordt gefaciliteerd met een thuiswerkvergoeding van € 3 netto per dag, inrichting thuiswerkplek en een smartphone en laptop. En een reiskostenvergoeding van €0,23 per km voor kantoordagen
• Een ontwikkelgerichte organisatie met volop ruimte voor opleidingen, cursussen en trainingen en toegang tot onze online leeromgeving
• (Deels) doorbetaald ouderschapsverlof voor ouders met jonge kinderen

Over gemeente MiddelburgDe Gemeente Middelburg ontwikkelt zich voortdurend. Inwoners, bedrijven en bezoekers staan hierbij centraal. Om onze ambities te realiseren, werken wij met enthousiaste collega's in een informele en professionele sfeer. Samenwerken is dan ook een van onze kerncompetenties. Een grote mate van eigen verantwoordelijkheid is daarbij vanzelfsprekend. Hierbij wordt uiteraard klantgericht gedacht en gewerkt.
Wil je meer weten?Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Astrid Faassen, afdelingshoofd Facilitaire Zaken, tel. .
ReageerLaat ons weten waarom jij onze nieuwe adviseur archiefbeheer bent Reageer voor 8 maart 2024 op de vacature. We zien je brief en C.V. graag tegemoet