Het cluster bestuurs- en managementondersteuning bestaat uit vier medewerkers. Ter vervanging van een collega die met pensioen gaat zoeken we tijdelijke ondersteuning voor in ieder geval twee wethouders. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig en doet dit in afstemming met je collega’s. Wat je gaat doen

• Je beheert complexe agenda’s, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.
• Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.
• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
• Je regelt vervoer, etentjes en attenties en informeert de juiste personen hierover.
• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat. Daarnaast willen we je graag inzetten om een nog te werven collega de kneepjes van het vak te leren.

Je ben doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk. Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en je gevoel hebt voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.Het bestuurs- en managementsecretariaat valt onder het team Advies en Interne Dienstverlening.
Dit team is opgesplitst in meerdere clusters, waaronder het cluster bestuurs- en managementondersteuning. De aansturing van een cluster wordt gedaan door een teamleider.
Deze teamleider is ook verantwoordelijk voor de clusters Communicatie en Juridische Zaken. Waar jij over beschikt

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W bij een gemeente in de afgelopen 5 jaar;
• Een afgeronde MBO-opleiding in secretariële richting;
• Bereid om in ieder geval twee werkdagen, waaronder de woensdagen op kantoor in Soest te werken.

Wat jij krijgt

• Een opdracht per 1 september 2024 voor zes maanden met mogelijke verlenging;
• Een interim positie met flexibele contractvormen, zowel als zzp’er als in loondienst;
• Een uitdagende rol in een diverse en maatschappelijk actieve gemeente.

Solliciteren:
Heeft deze vacature jouw interesse gewekt? Solliciteer dan snel via de Monster Solliciteer button. We nemen daarna zo snel mogelijk contact met je op. Wij hopen je snel te spreken

---