Managementassistent

Functieomschrijving Zorg ervoor dat u de volgende details zorgvuldig leest voordat u solliciteert. Wil je werken op het hoogste niveau in Den Haag? Als managementassistent van de Rijksadviseurs speel je een belangrijke rol binnen het College van Rijksbouwmeester en Rijksadviseurs (CRa) en het Atelier. Samen met je collega zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en professioneel verloopt. Meer weten over wat je gaat doen? Lees dan snel verder In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van de afdeling. Je werkt in een dynamisch team van ruim veertig collega's en ondersteunt de Rijksadviseurs. Je beheert agenda's, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt dat informatie- en documentenstromen goed georganiseerd zijn. Je schakelt moeiteloos mee in een omgeving met politiek-bestuurlijke gevoeligheden. Stressbestendigheid, discretie en proactief meedenken zijn daarbij onmisbaar. Wat Je Doet Als managementassistent zorg je dat het secretariaat efficiënt draait. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en verbindt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Complex agendabeheer voor de Rijksadviseurs Prioriteren, beoordelen en coördineren van e-mail, post en documenten Verzorgen van correspondentie, bestellingen en verzendingen Organiseren van afspraken, besprekingen en externe bijeenkomsten Boeken van vergaderruimtes en regelen van catering Voorbereiden en vastleggen van kernteamoverleg olv hoofd Atelier Administratieve HR-taken, zoals ICT aanvragen Ondersteunen communicatie adviseurs Schakelen tussen interne en externe partners in een politiek-bestuurlijke context Daarnaast ben je achtervang voor de managementondersteuner van de Rijksbouwmeester en het hoofd van het Atelier, wat vraagt om sterke samenwerking en duidelijke communicatie. Wie jij bent In een creatieve en dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is, weet jij je moeiteloos staande te houden. Schakelen tussen verschillende onderwerpen gaat je makkelijk af, terwijl je nauwkeurig werkt en actief meedenkt. Proactief en zelfstandig neem je verantwoordelijkheid, met een integere houding en zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie. Politieke en maatschappelijke gevoeligheden herken je direct, en je handelt daar discreet naar. Met humor en collegialiteit draag je bij aan een fijne werksfeer en zoek je graag de samenwerking op. Je reflecteert op je eigen handelen, blijft jezelf ontwikkelen en beweegt soepel mee met de organisatie. In contact met anderen toon je klantvriendelijkheid en gevoel voor verhoudingen, waarbij je steeds de juiste balans weet te vinden tussen dienstverlenend en assertief. Daarmee ben je een positieve en betrouwbare kracht binnen het team. Functie-eisen Een afgeronde opleiding in een administratieve of secretariële richting Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie (bij voorkeur op directieniveau) Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift Goede kennis van MS Office (Outlook, Excel en Word) en bereidheid om met andere systemen te werken (zoals Filenet/Digijust) Ruime ervaring met agendabeheer en sterk in plannen en organiseren Een brede, strategische blik waarmee je makkelijk overzicht houdt en het totale proces overziet Bijzonderheden Als je collega ziek of met verlof is, ben jij bereid om haar werkzaamheden op te vangen. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 6 en 7 januari Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride, dinsdag en donderdag zijn onze kantoordagen en op de andere dagen kun je ook vanuit huis werken. Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar. De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO. Nieuwsgierig naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft als werkgever? Klik hier. Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Informatie hierover is hier te vinden. Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen. De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO. Nieuwsgierig naar wat het Rijksvastgoedbedrijf jou te bieden heeft als werkgever? Klik hier. Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken. Informatie hierover is hier te vinden. Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen. Meer over jouw toekomstige afdeling Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen. Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling. Dit bieden we nog meer Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. xfgnyzt Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.