Managementassistent Nolai

4 weken geleden


Nijmegen, Nederland Radboud Universiteit Voltijd

Dienstverband
0,8 fte
Bruto maandsalaris
€ 3.218 - € 4.298
Werk/denkniveau
Hbo
Organisatieonderdeel
Faculteit der Sociale Wetenschappen
Reageer uiterlijk
12 januari 2025
Word jij gelukkig van het proactief beheren van de agenda’s, afspraken, mail en andere zaken? Als managementassistent ben jij de rechter
- en linkerhand van de wetenschappelijk directeur en je weet goed een weg te vinden in een bestuurlijk complexe organisatie. Collega’s weten jou ook te vinden; jij doet graag wat extra’s om ze een glimlach te bezorgen. Wil jij je kennis en kunde inzetten voor NOLAI waar de komende tien jaar gewerkt wordt aan de innovatie van intelligente technologieën voor het primair en voortgezet onderwijs? Dan ben jij de managementassistent die wij zoeken
Als managementassistent van prof. dr. Inge Molenaar, de wetenschappelijk directeur van NOLAI en het Adaptive Learning Lab (ALLab), ben jij verantwoordelijk voor een uitstekende secretariële dienstverlening. Deze dienstverlening omvat onder andere telefoon
- en mailverkeer proactief oppakken, complex agendabeheer en de organisatie van bijeenkomsten. Je zorgt ervoor dat de juiste (digitale) informatie en documenten beschikbaar zijn ten behoeve van besprekingen, ontvangsten en bezoeken. Doordat jij een organisatietalent bent, organiseer, coördineer en bewaak je met gemak de voortgang van (complexe) afspraken en overleggen. Voor de MT- en stuurgroep-vergadering ben je tevens vervanger van de secretaris van NOLAI. Je bent goed op de hoogte van wat er speelt binnen NOLAI en ALLab.
Je bepaalt zelfstandig welke informatie nodig is en hoe en waar je deze kunt opvragen en/of kunt genereren. Door jouw proactieve aanpak en met jouw empathisch inlevingsvermogen weet je de taken met gemak uit te voeren en voor te bereiden. Je stelt de relevantie, urgentie en gevoeligheid vast van de vragen en verzoeken die via jou aan de directeur worden voorgelegd. Waar mogelijk handel je zaken zelfstandig af. Daarnaast kan het voorkomen dat je in projectgroepen deelneemt. Ook daar stem je af waar de prioriteiten liggen en ben je goed in staat om het overzicht te behouden en vooruit te denken over wat nodig is.
Verder is het belangrijk dat je flexibel bent, zodat je je gemakkelijk aanpast aan veranderingen en om kunt gaan met (last minute) wijzigingen of onverwachte opdrachten. In deze diverse en afwisselende functie ben je een belangrijke schakel in onze interne communicatie en aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Het is daarom van belang dat je klantvriendelijk en collegiaal bent en een dienstverlenende instelling hebt. Je weet daarnaast gemakkelijk en snel te schakelen en kan met iedereen in de organisatie overweg. Wij zoeken iemand die zichzelf wil uitdagen en lef heeft, zodat we samen kunnen groeien.
Wij bieden een dynamische omgeving waar nauw wordt samengewerkt en collega’s zich verbonden voelen met elkaar. Als managementassistent lever je hier een actieve bijdrage aan. Daarnaast krijg je ook de ruimte om mee te denken en werken aan een continu proces van verbetering. Jouw ideeën zijn meer dan welkom
Binnen de Faculteit der Sociale Wetenschappen maak je ook deel uit van een team managementassistenten, waarin nauw wordt samengewerkt en collega’s zich verbonden voelen met elkaar. Samen maken we stappen qua professionalisering en vernieuwing in het vak. Als managementassistent bij NOLAI en ALlab lever je hier een actieve bijdrage aan.
Spreekt dit je aan en wil jij werken bij een organisatie die van maatschappelijke betekenis is? Dan kijken we uit naar je sollicitatie en motivatie.
Profiel
Je bent een energieke en verbindende aanpakker met hbo werk
- en denkniveau.
Reflecteren, leren en ontwikkelen zijn zaken die jou erg aanspreken. Plannen en organiseren is jouw tweede natuur.
Je bent positief ingesteld, werkt zelfstandig, accuraat en proactief.
Je beschikt over een grote mate van stressbestendigheid en flexibiliteit en je hebt gevoel voor bestuurlijke en academische verhoudingen.
Je bent in staat prioriteiten te stellen en zaken snel, zorgvuldig en correct af te handelen.
Je bent representatief en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en Engels.
Je hebt ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare rol) in een bestuurlijke omgeving.
Je bent in staat op verschillende niveaus binnen en buiten de universiteit contacten te onderhouden; je communiceert trefzeker en tactvol met mensen met verschillende achtergronden.
Je hebt ruime ervaring met Word en Outlook; je hebt eveneens ervaring met papierloos werken. Kennis van iBabs en Microsoft 365 is een pre.
Je bent een mogelijkmaker.
Wij zijn
Het Nationaal Onderwijslab AI (NOLAI) is een breed consortium van scholen, wetenschapsinstanties en het bedrijfsleven dat de komende tien jaar werkt aan de ontwikkeling van prototypes voor het primair en voortgezet onderwijs. Met deze prototypes kan worden voorzien in de toenemende vraag naar aan passend leermateriaal en intelligente technologieën. He