Managementondersteuner Bij Het Rivm

**:Functieomschrijving

"_Ben jij die georganiseerde kracht die graag achter de schermen alles op rolletjes laat lopen? En zie jij jezelf als dé steunpilaar in een dynamische omgeving waar circa 200 mensen werken waar jouw bijdrage direct bijdraagt aan de volksgezondheid? Lees dan snel verder, want wij zoeken jou_"

In het Centrum Infectieonderzoek, Diagnostiek en laboratorium Surveillance (IDS) zoeken we een managementondersteuner die houdt van regelen, plannen en ontzorgen. Jij bent de spil die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt voor het team en de leidinggevenden, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun belangrijke werk: het beschermen van Nederland tegen infectieziekten.

**Wat ga je doen?**
Als managementondersteuner bij IDS ben je een onmisbare schakel in het dagelijks functioneren van het centrum. Je ondersteunt het managementteam (MT), bestaande uit het centrumhoofd en de afdelingshoofden, en assisteert de medewerkers van het centrum. Je dag is dynamisch, afwisselend en je krijgt te maken met uiteenlopende verantwoordelijkheden. Dit kun je onder andere verwachten:

- **Agenda’s beheren**: Jij zorgt ervoor dat de agenda’s van het management vlekkeloos zijn ingepland, zelfs wanneer het om complexe afspraken gaat. Daarbij beheer je ook de post, mail en telefoontjes.
- **Bezoekers ontvangen**: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en zorgt ervoor dat ze goed worden ontvangen.
- **Vergaderingen voorbereiden**: Je bent verantwoordelijk voor de planning, de bijbehorende vergaderstukken en de verslaglegging van verschillende bijeenkomsten.
- **Evenementen en bijeenkomsten organiseren**: Je assisteert bij de organisatie van zowel jaarlijkse als eenmalige bijeenkomsten en evenementen.
- **HR-ondersteuning**: Jij behandelt alle HR-gerelateerde zaken zoals ziek
- en herstelmeldingen, wijzigingen in arbeidscontracten en de in
- en uitdiensttreding van medewerkers.
- **Facilitaire en ICT-zaken regelen**: Je zorgt voor bestellingen, overzichten en de inkoop van materialen via SAP. Ook ondersteun je bij ICT-gerelateerde verzoeken.
- **Administratieve ondersteuning**: Je helpt bij het afhandelen van declaraties, dienstreizen en interne communicatie.
- **Een persoonlijke touch toevoegen**: Jij zorgt ervoor dat medewerkers die langdurig ziek zijn of een jubileum vieren een bloemetje of kaart ontvangen.
- **Optimaliseren van processen**: Samen met je collega’s op het secretariaat zoek je actief naar manieren om processen te verbeteren, zoals het up-to-date houden van het organogram en het smoelenboek.

Met jouw talent voor organisatie en oog voor detail draag je bij aan een soepele gang van zaken binnen het centrum. Je werkt nauw samen met je collega’s en het MT om iedereen zo goed mogelijk te ontzorgen.

**Waarom kiezen voor deze baan?**
Wat maakt het werken bij IDS zo uniek? Naast de inhoudelijke uitdaging bieden wij een omgeving waar werkplezier en samenwerking centraal staan:

- **Flexibiliteit**: Werkuren zijn in overleg in te delen, en hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
- **Fijne werksfeer**: Je komt terecht in een hecht en betrokken team, waar waardering voor elkaar vooropstaat.
- **Impactvol werk**: Jouw werk draagt direct bij aan de gezondheid van Nederland.
- **Vrijheid in de functie**: Samen met je leidinggevende en collega’s geef je invulling aan je takenpakket en processen.
- **Uitstekende faciliteiten**: Denk aan een heerlijke bedrijfskantine en goede koffie

**Over het Centrum IDS**
Het Centrum Infectieonderzoek, Diagnostiek en laboratorium Surveillance (IDS) is hét expertisecentrum op het gebied van infectieziekten in Nederland. Met ongeveer 200 medewerkers werken wij dagelijks aan de bewaking en bescherming van de volksgezondheid. Jij maakt deel uit van het secretariaat, waar we samen met drie collega’s zorgen voor ondersteuning van het MT en de afdelingen.

**Meer informatie en solliciteren**

De zorg voor morgen begint vandaag. Stuur jouw sollicitatie in en wie weet ben jij binnenkort de nieuwe kracht binnen ons team

Zie hier ook een interview met één van de managementondersteunersRIVM-ers aan het woord | RIVM.
**Functie-eisen

**Wie ben jij?**
Als managementondersteuner ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Dit neem je mee:

- Je hebt een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting.
- Je hebt aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Je bent 32 tot 36 uur per week beschikbaar.
- Je bent bekend met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) en hebt ervaring met verslaglegging.
- Je bent een kei in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
- Je werkt nauwkeurig en klantgericht, met oog voor detail en discretie.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, Engels is een pré.
- Je bent sociaal vaardig, flexibel en stressbestendig. Problemen? Die pak jij met beide handen aan voordat ze ontstaan
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.86