Document Controller

Werk waar je trots op kan zijn
Dit ga je doen

Een baan met impact? Nu, straks én ver in de toekomst ben jij als Document Controller de onmisbare schakel. Ziekenhuizen, kantoren, woningen, grote fabrieken, de haven, steeds meer elektrische auto’s. Ze kunnen niet zonder de energie die jij brengt. Zonder jou is er geen stroom en dat is iets om trots op te zijn. Want jij kiest voor de toekomst. Voor jezelf. En voor de wereld om je heen. Genoeg te doen als Document Controller op de afdeling Zakelijk Complex, hoogspanning in het vakjargon van Stedin.

**Dit ga je doen**:
Ben jij de persoon die ervoor zorgt dat alle projecten binnen de afdeling Zakelijk Complex soepel verlopen? Als verantwoordelijke voor de documentenstroom, beheer, controleer en distribueer jij belangrijke documenten gedurende de projecten. Dit doe je met behulp van het document managementsysteem Assai, waarmee je de veiligheid en kwaliteit van de projectdocumenten waarborgt. Naast het beheren van de documentenstroom, houd je ook de voortgang van de projecten nauwlettend in de gaten. Je speelt een controlerende rol op het gebied van kwaliteit en veiligheid, waardoor je een waardevolle bijdrage levert aan het succes van de projecten. Om de documentenstroom effectief op te zetten, te beheren en te controleren, stel je procedures op en zorg je ervoor dat deze voldoen aan de bedrijfsnormen.

Je bent voortdurend bezig met het verbeteren van het proces. Door onderzoek te doen en afwijkingen te signaleren, draag je bij aan het identificeren van verbeterpunten. Je implementeert vervolgens verbetervoorstellen om de efficiëntie en effectiviteit van de documentenstroom te vergroten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het delen van projectinformatie met alle betrokkenen. Je zorgt ervoor dat alle projectleden goed geïnformeerd blijven en dat de communicatie vlot verloopt. Om de kwaliteit en veiligheid te waarborgen, onderhoud je contacten met verschillende afdelingen en maak je werkafspraken over het proces.

Je werkt veel samen met (lead) engineers, projectleiders, werkvoorbereiders, hoofduitvoerders en projectbeheersers zoals planners en projectcontrollers. Je biedt begeleiding en ondersteuning aan het projectteam bij het uitvoeren van processen, zoals het aantonen van naleving van eisen. Daarnaast ben je in staat om het team aan te spreken op het nakomen van gemaakte afspraken.

**Hoe de dag er van collega Document Controller Jos eruit ziet**:
"Mijn dag begint met sorteren van mijn mails, de makkelijke verzoeken pak ik meteen op. De mails die meer aandacht nodig hebben behandel ik later op de dag. Zodra ik mijn mails gesorteerd heb bekijk ik de verzoeken voor de beoordeling van documenten en verstuur ik de verzoeken naar de juiste personen. Wij houden bij wat er is verstuurd en wat voor reacties er zijn binnengekomen zodat we die terug kunnen sturen naar de auteurs van de documenten om deze te laten verwerken, of om het goede nieuws te brengen dat een document is goedgekeurd.

Wanneer ik alle verzoeken heb afgehandeld begint mijn eerste vergadering met het projectteam om de voortgang van een project door te nemen. Aan de hand van gegenereerde rapportages kan ik aangeven waar de knelpunten liggen en waar het goed gaat binnen het project. Met de lead engineer en projectleider stem ik vaak apart af welke acties er nog uitgevoerd moeten worden.

In de middag heb ik een vergadering voor een oplevering, hierin neemt Document Control de leiding. Ik nodig alle verantwoordelijken uit om te kijken of alle documenten die uiteindelijk opgeleverd moeten worden aan beheer en onderhoud compleet zijn. Ontbreken er nog documenten? Zijn alle documenten definitief? Heeft de leverancier alle documenten netjes aangeleverd? En zijn er nog issues waar we tegen aan kunnen lopen?

Wat deze functie zo divers maakt is dat we contact hebben met bijna alle afdelingen binnen Zakelijk Complex, bijvoorbeeld met planning om de voortgang te bespreken, werkvoorbereiders, uitvoering, engineers, lead engineers, projectleiders en externe partijen."

Jouw sterke punten
Worden we blij van

Je hebt kennis van technische administratie en voelt eigenaarschap over je werk. Je weet dus van aanpakken, maar pakt ook graag de kans om jezelf te ontwikkelen. Je bent een geboren aanjager, je werkt gestructureerd en kijkt vooruit. Van afwisseling en dynamiek word je blij. Je bent een echte teamspeler, proactief en communicatief sterk. Je helpt graag mee de beoogde doelen te realiseren en planning te bewaken. Dat alles, zodat je goed in staat bent tijdig en volledig het resultaat van jouw werk op te leveren

Wat jou verder onze Medior Document Controller maakt?
- Hbo werk
- en denkniveau;
- Je hebt enkele jaren ervaring als Document Controller;
- Praktische ervaring met Assai en SAP is een pré.

Een goed team
Daar hoor je bij

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van de vakgroep Support binnen de afdeling Zakelijk Complex. Samen met een club fijne collega's maak je werk van het energienetwerk