Directiesecretaresse

**Vialis heeft als doelstelling het grootste Assetmanagement bedrijf van Nederland te worden. Voor onze business line Onderhoud& Projecten zijn wij opzoek naar een Directiesecretaresse die zowel de business line directeur ondersteund als de business units managers binnen O&P.**

**Jij bent een specialist in het ondersteunen van directieleden en weet de planning tot in de puntjes goed in orde te hebben. Dan verwelkomen wij je graag bij Vialis.**

**Wat ga je doen?**

Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de business line directeur en de business unit managers. Daarnaast heb je veel contact met de andere directiesecretaresse van de andere business line. Momenteel bestaat het team Directiesecretaresse uit 3 collega’s. Binnen de business line O&P heb je de verantwoording over 4 agenda’s. De werkzaamheden bestaan uit:

- Managet de agenda van de Directeur, plant afspraken en vergaderingen in en verzet die in onderling overleg indien dat noodzakelijk is. Regelt indien nodig faciliteiten.
- Plant en boekt internationale en nationale reizen ten behoeve van de Directie en van externe contacten.
- Verzorgt rapportages en presentaties.
- Fungeert als voorportaal voor de Directeur voor zowel interne als externe zaken.
- Verzorgt externe correspondentie, verspreidt inkomende post.
- Notuleert bij diverse interne besprekingen.
- Zet in overleg administratieve procedures en registratiesystemen op.
- Heeft overzicht en signaleert op basis daarvan tijdig mogelijke knelpunten.
- Is telefonisch aanspreekpunt voor contactpersonen binnen en buiten de organisatie.
- Is representatief.
- Is discreet en tactisch, weet uitstekend om te gaan met vertrouwelijke informatie en geheimhouding.

**Past het Vialis DNA bij jou?**

Vialis zorgt voor veilige, duurzame en beschikbare infrastructuur. Samen met ruim 750 collega’s werken we al bijna honderd jaar aan doorstroming over weg, water, lucht en het spoor voor een leefbaar Nederland. Dit doen we voor publieke klanten zoals provincies en gemeenten, Rijkswaterstaat en ProRail en voor private klanten zoals Schiphol, havenbedrijven en logistieke dienstverleners.

**Wat kan je verwachten van Vialis?**
- Salaris afhankelijk van jouw ervaring tussen de €3500;
- en €4700;
- bruto per maand
- Winstuitkering
- Wij vallen onder de CAO Metaal en Techniek, Dit betekent een goed pensioen(pensioenfonds PMT), 25 vakantiedagen en 13 ADV dagen op fulltime basis;
- Je ontvangt een mobiele telefoon en laptop om jouw werkzaamheden zo goed mogelijk uit te kunnen voeren;
- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken in overleg
- Vialis zorgt voor een goede inwerkperiode en diverse opleidingsmogelijkheden, met onder andere een eigen VolkerWessels Academy
- Wij geven jouw alle vrijheid en verantwoordelijkheid in jouw functie. Pak jij de kansen?

**Past jouw DNA bij Vialis?**

Wij zijn op zoek naar iemand die ervaring heeft met bedrijfsinhoudelijke processen, makkelijk schakelt tussen operationeel en strategisch niveau, een goed gevoel heeft voor het belang van onderwerpen die spelen en kan anticiperen op de behoeften van de bestuurders. Je organiseert en regelt en beheert de vaak complexe agenda en houdt zicht op de correspondentie en bewaakt de voortgang en afhandeling hiervan. Verder houd jij je bezig met het voorbereiden en notuleren van de wekelijkse management overleggen en/of andere overleggen waarbij de managementteamleden zijn betrokken.

Ervaring en vaardigheden
- Opleiding en ervaring op HBO-niveau, richting secretarieel.
- Goede contactuele en communicatieve eigenschappen.
- Goede vaardigheden met Word, Outlook, Excel en PowerPoint.
- Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Competenties; accuraat, pro-actief, zelfstandig, initiatiefrijk, representatief, discreet, tact, flexibiliteit en goed stellen van prioriteiten zijn noodzakelijke persoonskenmerken.

Enthousiast geworden? Wij komen graag met jou in contact.