Office Manager

**Office Manager**Kantoor: Lisse | Klanten: Wereldwijd
32-40 uur | HBO werk en denk niveau

Als Office Manager bij Istec zorg je ervoor dat onze kantooractiviteiten en dagelijkse processen soepel verlopen. Je ondersteunt het team met een breed scala aan administratieve en logistieke taken. Je speelt een belangrijke rol in het creëren van een productieve en prettige werkomgeving.

**Wat ga je doen?**

Als **Office Manager** ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de werkzaamheden binnen de administratieve afdeling. Je stuurt een team van drie collega’s aan, terwijl je zelf actief meewerkt aan de dagelijkse operationele taken. Jij bent de schakel die zorgt voor structuur, overzicht en een efficiënte uitvoering van de processen.

Je taken omvatten onder andere:

- Het registreren van orders, bewaken van afgesproken leverdata en bestellingen, en het afstemmen met klanten en leveranciers.
- Het administratief afhandelen van leveringen, inclusief het verwerken van inkomende zendingen en het voorbereiden van uitgaande zendingen.
- Het maken van correcte boekingen in het systeem.
- Het opnemen van de telefoon en het doorverwijzen van inhoudelijke vragen naar de juiste collega’s.
- Het ondersteunen van projectleiders en de directie met diverse administratieve taken.

Daarnaast:

- Begeleid en ondersteun je het team van een klein team administratieve collega’s.
- Zorg je voor een efficiënte werkverdeling en bewaak je de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden.
- Breng je knelpunten in processen in kaart, kom je met verbetervoorstellen en draag je bij aan verdere automatisering.
- Zorg je voor goede communicatie binnen het team en met andere afdelingen.

**Jouw profiel**:

- Je hebt een uitstekend inzicht in administratieve processen en weet structuur aan te brengen in een dynamische werkomgeving.
- Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en weet overzicht te houden over de werkzaamheden van het team.
- Je bent communicatief sterk en het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers, waarbij je hen professioneel en klantgericht ondersteunt.
- Je bent een echte teamspeler die het administratieve team aanstuurt en ondersteunt waar nodig, terwijl je zelf actief meewerkt aan de operationele taken.
- Je kunt buitenlandse klanten en leveranciers vlot en professioneel te woord staan in het Engels. Kennis van andere talen is een pré.
- Je bent ervaren in het werken met administratieve software en wilt actief bijdragen aan verdere automatisering en optimalisatie; ervaring met AFAS is een pre.
- Je hebt een proactieve houding, ziet knelpunten in processen en doet verbetervoorstellen om de efficiëntie te verhogen.
- Je hebt HBO werk
- en denkniveau en relevante ervaring.

**Wat wij bieden**:
Bij Istec moedigen we persoonlijke initiatieven sterk aan. Als je echt impact wilt maken met je werk, vind je bij ons de perfecte omgeving.

Als familiebedrijf biedt Istec een informele werkomgeving waarin autonomie en ruimte voor eigen initiatief centraal staan. Naast een aantrekkelijk salaris bieden wij ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei, waaronder deelname aan educatieve programma’s en trainingen.

**Interesse in deze functie?**

**Waarom werken bij Istec?**

Als je bij Istec komt werken, word je onderdeel van ons team van 35 collega’s. Hoewel we allemaal verschillend zijn, hebben we twee dingen gemeen: we werken hard voor onze klanten én houden van een dagelijkse dosis gezelligheid.

Istec is een platte en open organisatie met veel ruimte voor jouw input en persoonlijke ontwikkeling.

**Over Istec**:
Istec is een leverancier en ontwikkelaar van sensoren en meetsystemen voor industriële klanten. Wij helpen industrieën wereldwijd om de betrouwbaarheid van roterende machines te maximaliseren.

We zijn er trots op dat we in de markt worden erkend als dé specialist op het gebied van snelheids
- en trillingsmetingen. Iedere dag werken we aan het versterken en uitbreiden van deze positie.

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Uitzicht op vast
Contractduur 12 maanden

Verwacht aantal uur: Niet minder dan 32 per week

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

- Pensioen
- Reiskostenvergoeding
- Vrijdagmiddagborrel

Opleiding:

- MBO (Vereist)

Werklocatie: Fysiek