Secretaresse Werkbedrijf

**Secretaresse Werkbedrijf**:

- Venlo, 32-38 uren, sluitingsdatum 26-11-2024

Wat ga je doen

De secretaresse is een vraagbaak voor primair het management als ook voor medewerkers van de vestiging en daarbuiten.

Het is een spilfunctie waar continue een beroep op wordt gedaan. Er komen veel ad-hoc verzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent, om hierin constant prioriteiten te stellen.

Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, ben jij vooral de secretaresse die het management in staat stelt snel en efficiënt te werken en resultaat te behalen voor de klant; het is jouw verantwoordelijkheid het management van de vestiging hierin optimaal te faciliteren.

Tevens heb je veelvuldig klantcontact, zowel intern bij UWV (op alle niveaus) als met externe partijen, zoals Gemeenten (wethouders, Hoofden Werk & Inkomen en Economische zaken, beleidsmedewerkers e.d.), kennisinstellingen, werkgevers, werkgevers
- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus, Cliëntenraden, arbodienst, Inspectie Werk en Inkomen, pers e.d.

De kerntaken van de secretaresse zijn:

- Fungeert als eerste aanspreekpunt voor zijn/haar team
- Begrijpt en vertaalt de klantvraag van het management in concrete uitvoerbare acties
- Handelt digitale en fysieke correspondentie zelfstandig af, rekening houdend met prioriteiten en planning
- Plant, bereidt voor en notuleert vergaderingen en bewaakt de actiepunten
- Verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden op het terrein van archivering, personeelsadministratie, voorraad
- en inventarisbeheer
- Stroomlijnt informatie en zet deze door naar management en medewerkers
- Juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie
- Agendabeheer
- Draagt bij aan de kwaliteitsverbetering van administratieve processen en doet daartoe verbetervoorstellen.

Op termijn heb je de mogelijkheid om door te groeien naar de functie van rayonsecretaris waarbij je met name de rayonmanager ondersteunt in zijn werkzaamheden.

Wat we van je verwachten

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Je kunt zorgvuldig notuleren en kunt goed mondeling communiceren. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, pragmatisch en weet goed én op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerd in de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee het management en het team zich bezig houdt. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar nodig.

**Functie-eisen**:

- MBO+ werk
- en denkniveau
- Afgeronde secretaresse opleiding
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse / management assistente
- Kunnen omgaan met geautomatiseerde systemen (Office 365)
- Zorgvuldig en discreet kunnen omgaan met informatie
- Je bent in staat om zelfstandig je werk te organiseren en prioriteiten te stellen
- Bij voorkeur heb je een goede kennis van de UWV organisatie en beschik je over een uitgebreid netwerk.

Naast de algemene UWV kerncompetenties die voor elke medewerker gelden (samenwerken, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid) beschik je over de volgende competenties:

- Plannen & Organiseren
- Sensitiviteit
- Kwaliteitsgerichtheid
- Luisteren

Wat kun je van ons verwachten

Je komt te werken binnen een ervaren managementteam. Na een gedegen inwerkperiode behoort hybride werken tot de mogelijkheden.

Werken bij UWV betekent aandacht voor je ontwikkeling als vakman, een goede werk-privé balans en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Je komt in een dynamische en complexe werkomgeving, waar eigen initiatief nemen en samenwerken hoog in het vaandel staan. De functie is afwisselend en veelzijdig.
Verder kun je het volgende van ons verwachten:
Primaire arbeidsvoorwaarden:

- Een contract voor tenminste de duur van 1 jaar
- Een salaris dat ligt tussen € 2.319,02 en € 3.545,46 bruto per maand (bij een 38-urige werkweek en afhankelijk van je ervaring)
- Een eindejaarsuitkering

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals onder andere:

- Een goede pensioenvoorziening
- Laptop en mobiele telefoon
- Aantrekkelijke studiemogelijkheden
- Een werkplek die goed te bereiken is met OV
- Een (gedeeltelijke) reiskostenvergoeding

Iets meer over onze organisatie

**Missie van het Werkbedrijf**

**“Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”**

Ons werkveld
Het Werkbedrijf is één van de vijf divisies van UWV die zich onder andere bezighoudt met pu-blieke arbeidsbemiddeling, re-integratie, ont-slag
- en werkvergunningen. Dit doen we samen met gemeenten, werkgevers en uitzendbu-reaus.

Onze klant
Onze klanten zijn werkzoekenden en werkge-vers. Werkzoekenden ondersteunen we bij het vinden van werk. Wij bieden deze ondersteu-ning vooral via online dienstverlening (werk.nl en de Werkmap). Wanneer onze klant een gr