Procesondersteuner Verkeer

Uren per week**32-36 uur**
- Plaatsingdatum**05-09-2024**
- Vacaturenummer**CA10045280**
- Werk
- en denkniveau**HBO**
- Salarisniveau**€ 3.317;
- tot € 4.752,-**
- Sluitingsdatum**22-09-2024**
- Aantal fte**1**
- **Biedt ondersteuning aan twee belangrijke opgaveteams die zich inzetten voor het gebruik van de openbare ruimte in Amsterdam.**
- ** Speel een cruciale rol in het soepel laten verlopen van processen, waardoor je directe impact hebt op de efficiëntie en het succes van projecten.**:

- ** Schakelen tussen management of bestuur aan de ene kant en collega's of de Amsterdammer aan de andere kant.**

**De functie**:
De directie Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR) werkt dagelijks aan de bereikbaarheid, veiligheid, inrichting en kwaliteit van de openbare ruimte in Amsterdam. Met de toenemende schaarste aan openbare ruimte wordt het steeds belangrijker om hier zorgvuldig mee om te gaan. Binnen onze afdeling zijn we daarom druk bezig met het opzetten van een backoffice om de vele projecten en activiteiten die we op straat en beleidsniveau uitvoeren, optimaal te ondersteunen.

Als procesondersteuner speel je een essentiële rol binnen twee opgaveteams. Jij biedt ondersteuning bij de organisatie en coördinatie van stedelijke overlegstructuren. Deze teams voeren structurele overleggen met belanghebbenden als bijvoorbeeld Liander, Vattenval, de
Politie, de Brandweer en GVB, waarbij jij fungeert als het centrale aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen. Jij zorgt ervoor dat alle agendapunten volledig en duidelijk zijn, zodat we goed voorbereid aan de overleggen kunnen deelnemen. Als een aanvraag onvolledig is, neem je proactief contact op met de indiener om ervoor te zorgen dat de vraagstelling helder en compleet is.

Je bent de verbindende schakel tussen verschillende afdelingen en externe partijen en inwoners en zorgt voor heldere, tijdige communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Met jouw analytische blik kun je beoordelen in hoeverre een afgesproken proces gevolgd moet worden, of dat een andere aanpak handiger is gezien de urgentie van de situatie. Je denkt altijd een stap vooruit en zorgt voor een gedegen voorbereiding van alle overleggen.

Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inhoudelijke werkprocessen en denk je actief mee over hoe we de processen binnen de afdeling verder kunnen verbeteren. Jouw bijdrage helpt ons om de openbare ruimte van Amsterdam beter in te richten en te beheren, zodat de stad leefbaar en toegankelijk blijft voor iedereen.
**Dit doe je op een gemiddelde dag
- Jij verzamelt op proactieve wijze de ingekomen agendastukken en beoordeelt of ze compleet zijn.
- Jij maakt de agenda op en overlegt met de voorzitter/ coördinator welke punten worden geagendeerd.
- Jij notuleert tijdens de vergaderingen en verwerkt dit in het verslag. Je legt gemaakte afspraken vast in een actielijst.
- Administreren van de kwaliteit van de advisering (tijdigheid en volledigheid) en de kwaliteit van de opvoer (volledigheid).
- Jij draagt er zorg voor dat er zowel een vergaderzaal als een digitale vergaderruimte is geregeld.
- Jij bent de sparingspartner voor de trekkers van de opgaven.
- Jij geeft prioriteit aan digitalisering van de werkprocessen.
**Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

Bij de gemeente Amsterdam werken we met 19.000 collega’s dagelijks aan een veilige, schone stad waar het goed wonen, werken en ontspannen is. Jij maakt deel uit van de afdeling Stadsregie van de directie Verkeer en Openbare ruimte. Binnen onze afdeling zijn wij er ons van bewust dat we altijd moeten blijven zoeken naar nieuwe manieren van samenwerken om de uitdagingen van onze snel groeiende en veranderende stad aan te gaan. En om het gebruik van de openbare ruimte in goede banen te leiden. Onze stad als huiskamer; leefbaarheid en veiligheid voor alle Amsterdammers, onze bezoekers en ondernemers staat op de eerste plaats. Dit doen we voor de 2,3 miljoen bezoekers van SAIL, maar ook voor de buurman die graag een bloemperkje voor de deur wil.
**Dit breng je mee
- Afgeronde Mbo opleiding met Hbo werk
- en denkniveau.
- Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol; vergaderingen plannen, agenda opstellen, notuleren, terugkoppelen.
- Ervaring met managementinformatiesystemen. We lezen in jouw motivatie graag terug wat jouw ervaring hier mee is.
- Kennis van en ervaring met MS Office, waaronder agendabeheer in Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
- Ambitie om ook betrokken te worden bij inhoudelijke vraagstukken

Aan competenties breng je mee:

- Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnforme