Bestuurssecretaresse

Delft

Tijdelijk voor een zwangerschapsverlof

32-36 uur

Afgeronde Secretariële opleiding

HBO werk
- en denkniveau

Functie inhoud

**De werkomgeving**

Wij zijn op zoek naar een ervaren secretaresse Raad van Bestuur (RvB).

Je geeft secretariële ondersteuning aan de tweehoofdige Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het bestuursbureau en ondersteunt in voorkomende gevallen de collega’s binnen dat bureau. Je werkt nauw samen met de directiesecretaresses van de divisiedirecteuren en managers centrale stafdiensten en neemt bij afwezigheid elkaars taken over.

In principe worden de werkzaamheden verricht op kantoor in Delft. Afhankelijk van de agenda van de bestuurder kan het voorkomen dat de werkzaamheden worden uitgevoerd op één van de andere locaties. Een deel thuiswerken is ook mogelijk, vrijdag op kantoor is wel belangrijk.

**De organisatie**

Wij zijn een zorgpartner die een breed, flexibel pakket aan services en diensten biedt voor ouderen.

Op het gebied van Zorg, Wonen en Behandeling in de regio Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en het Westland. De organisatie bestaat onder andere uit diverse woonzorgcentra, ontmoetingscentra, thuishulpzorg en hulp in de huishouding. Er werken 3400 medewerkers met veel plezier samen om dit te bewerkstelligen. Verder hebben we veel steun aan mantelzorgers, winkeliers, verenigingen en heel veel vrijwilligers.

**Werkzaamheden**

Als secretaresse beheer je de complexe agenda’s van de twee bestuurders en van de bestuurssecretaris. Je kunt zelfstandig oplossingen vinden in (snel) veranderende omstandigheden, zoals complexe agendavoering en je ben pro actief. Verder verzorg je de afhandeling van de inkomende en uitgaande correspondentie en het beheer van het archief. Je bent oplettend en nauwkeurig en je organiseert in
- en externe vergaderingen en bijeenkomsten. Je stelt tijdig de agenda’s op en verspreid de vergaderstukken. Je kunt goed notuleren en bewaakt de voortgang van de uitvoeringstermijnen van besluiten en acties. Je bent klantvriendelijk, representatief en initiatiefrijk. Jij kijkt over de grenzen van je eigen functie heen en ondersteunt collega’s gevraagd en ongevraagd.

**Functie eisen**
- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en HBO werk
- en denkniveau
- Je hebt aantoonbare werkervaring als (bestuurs)secretaresse
- Je hebt uitstekende ervaring met MS Office en je bent digitaal vaardig
- Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
- Je hebt uitstekende sociale vaardigheden
- Je bent gestructureerd en je hebt een helikopterview
- Je kunt goed plannen en organiseren en je kunt prioriteiten te stellen
- Je bent betrouwbaar, integer en discreet

**Aanbod**
- Een passen salaris op, afhankelijk van opleiding en ervaring tot max. € 4370,94 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek
- Een stimulerende en dynamische werkomgeving met leuke en hardwerkende collega’s
- Wij vinden het belangrijk dat jij je bij ons welkom en thuis voelt, daar doen wij ons best voor. Er is een fijne werkomgeving met collega’s die voor elkaar klaarstaan
- Werken bij ons betekent werken bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Vind jij het belangrijk om werk te doen wat er toe doet? Kom bij ons werken