Administrateur

Vacaturenr.

15373

Functie-categorie

Niet-wetenschappelijke functies

Omvang (fte)

0,8-1,0

Extern/intern

Intern, Extern

Locatie

Leiden

Geplaatst op

24 december 2024

Sluitingsdatum

15 januari 2025

Het Bestuursbureau, Directie Bedrijfsvoering, afdeling Bedrijfsvoering en Advies is op zoek naar een
**Administrateur (0,8-1.0 fte)**

**De Werkzaamheden**
In het Finance & Control team van de afdeling Bedrijfsvoering en Advies is er een vacature voor de functie van administrateur. Ben je op zoek naar een brede en afwisselende rol binnen Financiën en wil je je verder ontwikkelen, dan zoeken we jou Door jouw vakkennis en beheersing van de administratie van A tot Z, zorg je voor een juiste weergave van de financiële data. Hierdoor zijn jouw collega controllers in staat om hun adviesrol goed in te vullen. Je werkt graag samen met het team om de organisatie in control te houden en de financiële functie verder te ontwikkelen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

- Het bieden van ondersteuning bij de periodeafsluiting en het verzorgen van de periodieke verrekeningen voor de interne dienstverlening tussen eenheden;
- Het fungeren als vraagbaak voor onze klanten, en het beheren van de functionele ‘controlunit’ mailbox;
- Het pro-actief ondersteunen bij - en vastleggen en uitvoeren van - de inrichting/ optimalisatie van onze bedrijfsvoeringsprocessen en -systemen;
- Het zorgen voor de juistheid en volledigheid van de administratie;
- Het monitoren van de juiste grootboekaansluitingen in onze administratie en opstellen en onderhouden van balansdossiers (in Runbook).

**Profiel**
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

- Je hebt een afgeronde financiële en economische opleiding op ten minste MBO niveau;
- Je hebt de ambitie om je verder te ontwikkelen tot junior financial controller;
- Minimaal 2 jaar relevante werkervaring, ervaring binnen een onderwijsinstelling of de (semi-) publieke instelling is een pre;
- Je legt gemakkelijk contact en denkt in mogelijkheden;
- Je signaleert en stelt problemen en risico’s aan de orde;
- Je bent communicatief vaardig; goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling en schriftelijk is noodzakelijk;
- Je bent een doener en denkt mee over de ontwikkelingen binnen jouw werkveld;
- Je bent een teamspeler en vindt het fijn om collega’s te ontzorgen, maar neemt ook verantwoordelijkheid waar de functie dat eist;
- Je levert een ondersteunende bijdrage aan de toepassing en uitwerking van kaders en richtlijnen voor jouw vakgebied;
- Veel affiniteit met ERP- en managementinformatiesystemen en vaardig met Excel en Word.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren

**Hier ga je werken**
Als administrateur ben je onderdeel van het Finance & Control team. Het Finance & Control team is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering en Advies van het Bestuursbureau. Deze afdeling heeft ook een HR team dat zich bezig houdt met HR dienstverlening.

Het Finance & Control team levert financiële diensten op het gebied van business en financial control aan de directies van het Bestuursbureau en expertisecentra. De directies van het Bestuursbureau zijn: Stafbureau, HR, Financiën, Informatiemanagement, Strategische Marketing en Communicatie en Strategisch Academische Zaken. De expertisecentra zijn: Studenten en Onderwijszaken (SOZ), Leiden Learning and Innovation Center (LLInC), Leiden University Research and Innovation (Luris), Services en het Administratief Shared Service Center (ASSC). Ook levert het team deze diensten aan het interfacultair instituut Honours Academy.

Het Finance & Control team bestaat uit een leidinggevende, drie controllers en een administrateur. Het team en de omgeving zijn momenteel in ontwikkeling. Het komend jaar zal er met name aandacht worden gegeven aan: het uniformeren van werkzaamheden en rapportages, proactief in plaats van reactief werken, samenwerking binnen het team, een betere benutting van informatiesystemen en een demarcatie van (financiële) taken en bevoegdheden van budget
- en activiteitenhouders enerzijds en het Finance & Control team anderzijds. Daarnaast ligt er een bezuinigingsopgave voor de hele Universiteit waardoor er scherpe keuzes gemaakt zullen moeten worden en zal er in 2026 overgestapt worden op een nieuw ERP-systeem (AFAS).

Deze ontwikkelingen leiden ertoe dat de inhoud van de functies geleidelijk zal veranderen. De controllers zullen op termijn meer met business en minder met financial control bezig zijn en de administrateur zal zich verder kunnen ontwikkelen tot junior financial controller.

**Dit bieden we je**
We streven