Programmasecretaris

Heb jij als Programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Sta jij stevig in je schoenen en ben jij op je best wanneer je kunt verbinden, plannen, adviseren en signaleren van risico's? Ben je een kei in het houden van overzicht en lever je graag een inhoudelijke bijdrage aan de projectbeheersing van het programma, dan is deze functie wat voor jou

**Waar kom je te werken?**:
Bij iPM, het Intergemeentelijk Programma
- & projectmanagementbureau van de gemeente Dordrecht. Hier werken ongeveer 140 enthousiaste professionals, waaronder project
- en programmamanagers, -secretarissen en -medewerkers aan complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein binnen Dordrecht en de Drechtsteden.

Samen zijn we verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van uitdagende programma’s en projecten binnen de Gemeente Dordrecht en de Drechtsteden, die diverse disciplines omvatten.
Je gaat aan de slag in een dynamisch team van 25 project
- en programmasecretarissen en -adviseurs. Hoewel je zelfstandig aan projecten en/of programma's werkt, staan we altijd klaar om elkaar te helpen, kennis te delen en ons vak verder te professionaliseren.

Voor de programma's Economie & Werken en Arbeidsmarkt zijn we nu op zoek naar een programmasecretaris. Binnen deze programma's gaat het om:

- Voor de economische kant binnen de groeiambitie van Dordrecht ligt het accent op: aantrekkingskracht van Dordrecht behouden en versterken; toppositie in maritieme maakindustrie en blijven innoveren; het koppelen van onderwijs en arbeidsmarkt, starters en werkenden moeten de mogelijkheid hebben om een leven lang door te ontwikkelen; investeren in het potentieel van jongeren; bestaande bedrijventerreinen revitaliseren met aandacht voor duurzaamheid, circulaire economie en watergebonden bedrijvigheid en tot de top 5 van MKB vriendelijke gemeenten horen.
- Binnen het programma Arbeidsmarkt ligt het accent op het volgen van actuele ontwikkelingen en begeleiden van werkzoekenden naar de banen van de toekomst.

**Wat ga je doen?**:
Als programmasecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio Drechtsteden. Je zorgt voor overzicht en structuur, bent een gelijkwaardig sparringspartner voor de Programmamanager en bent in staat zelfstandig processen te coördineren om bij te dragen aan het behalen van het project-/programmaresultaat. Je biedt organisatorische en bestuurlijke ondersteuning aan de programmamanagers en de programma's. Je hebt een adviserende, verbindende, signalerende en adviserende rol en neemt taken op verschillende GROTICK aspecten in het programma, bewaakt de voortgang en signaleert wanneer nodig. Het programma waar we nu voor zoeken is zowel lokaal als regionaal. Dit zorgt voor een interessante dynamiek. Daarbij is het belangrijk om overzicht en samenhang te bewaken en te kunnen schakelen tussen beide niveaus.

De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

- Je helpt de programmamanagers grip te houden op het project door bij te dragen aan beheersmatige aspecten en neemt tijdrovende, procesmatige activiteiten uit handen.
- Je vervangt de programmamanager bij diens afwezigheid richting de projectomgeving (griffie, ondersteuning wethouder, gebiedsteam, andere afdeling etc) en externe stakeholders zoals initiatiefnemers, aannemers, omwonenden etc.
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden;
- Je bewaakt deadlines en gaat pro-actief achter mensen aan om deadlines te halen of neemt over waar nodig.
- Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie voor diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
- Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
- Je signaleert risico's en afwijkingen in de planning tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen; Je neemt verantwoordelijkheid over genomen beslissingen. Tevens draagt je bij aan projectbeheersing door signalering van risico's voorstellen van beheersmaatregelen en het bijhouden van projectfinanciën en planning zodat de projectmanager kan sturen op budget en scope.
- Procesbewaking en meeschrijven aan project
- en programmaplannen, voortgangsrapportages, raadsinformatiebrieven en andere relevante programma documenten;
- Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
- Je bent gelijkwaardig sparringpartner voor de programmamanager, je bewaakt de voortgang van het programma en adviseert en rapporteert de programmamanager daarover;
- Je stelt standaard budgetoverzichten op en vertaald deze naar werkzaamheden en acties;
- Je bewaakt en beheert het project-/programmabudget en levert een bijdrage aan het opstellen van financiële