Directiesecretaresse It

Rotterdam
HR, Other
From 36 Hours Per Week
Ben je op zoek naar een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheden? Als Directiesecretaresse anticipeer je op de behoeften van de directie en het managementteam, vaak nog voordat deze zich voordoen. Bouw samen met ons aan de toekomst en solliciteer nu- DE POSITIEIn deze rol ondersteun je onze Chief Information Officer (CIO) en fungeer je als het eerste aanspreekpunt van het secretariaat voor de IT-afdeling. Je biedt niet alleen uitgebreide secretariële en administratieve ondersteuning, maar helpt ook bij het optimaliseren van documentbeheerprocessen.

Je werkt zelfstandig, blijft gefocust in een dynamische omgeving en combineert sterke organisatorische vaardigheden met een balans tussen zelfstandig werken en teamwerk. In jouw rol begrijp je wat nodig is en niet alleen wat gewenst is. Met jouw pro-activiteit toon je initiatief en los je problemen op voordat ze ontstaan.

Je oog voor detail zorgt ervoor dat je tijdig de juiste ondersteuning biedt aan het hele team. Je werkt nauw samen met de Directiesecretaresses van de andere afdelingen om werkprocessen op elkaar af te stemmen. En jij bent de drijvende kracht achter onze afdeling

JOUW IMPACTAls toekomstgerichte secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de IT-afdeling. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

- Zelfstandig coördineren van complexe planningen voor het managementteam en beheren van de managementagenda's;
- Proactief ondersteunen van de afdeling door vragen van collega's te beantwoorden en nauwkeurig archiveren van correspondentie;
- Documenteren volgens afdelingsrichtlijnen zodat documenten zonder vertraging teruggevonden of benaderd kunnen worden, met behulp van E-docs en SharePoint;
- Verantwoordelijk zijn voor de correcte distributie van documenten op SharePoint en Viva Engage;
- Regelen van persoonlijke cadeaus en organiseren van evenementen, vergaderingen en bijeenkomsten;
- Regelen van zakenreizen zoals het boeken vluchten, accommodatie en visa aanvragen.

**JOUW WERKOMGEVING**

Je werkt op het hoofdkantoor van Van Oord in Rotterdam en maakt deel uit van onze IT-afdeling, die uit ongeveer 150 medewerkers bestaat. Onze werkcultuur wordt gekenmerkt door toewijding en een scherp gevoel voor humor. Bij ons team staat samenwerking en een positieve sfeer centraal. Ons team in Rotterdam is informeel en benadrukt het belang van ieders bijdragen.

OVER JOU

Wij zoeken een zelfstandige en gedreven Directiesecretaresse met een passie voor service en over de volgende kwaliteiten beschikt:

- Een opleiding op mínimaal MBO+ werk
- en denkniveau, bij voorkeur een secretariële opleiding;
- Minimaal 5 jaar recente ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een grote internationale organisatie;
- Beschikbaarheid voor mínimaal 36 uur per week;.
- Technische affiniteit is een pre;
- Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift;
- Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief in een team te werken.

WIJ BIEDEN JOUWij bieden je een functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan onze missie ‘building a better world for future generations’. Daarnaast bieden wij:

- Een salaris dat aansluit bij jouw verantwoordelijkheden en ervaring
- Aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€ 0,31 per km) en thuiswerkvergoeding (€2,15 per dag)
- 32 vakantiedagen (waarvan max. 7 collectief)
- Variabele bonus, o.a. afhankelijk van het ondernemingsresultaat
- Een aantrekkelijke pensioensregeling
- Optie tot collectieve zorgverzekering (Van Oord betaalt je aanvullende pakket)
- Flexibele thuiswerkregeling; op fulltime basis kan je 2 dagen thuis werken
- Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief een zeer uitgebreide online academie via Goodhabitz
- Communities om lid van te worden, zoals: Young Van Oord, Van Oord Women en de Van Oord personeelsvereniging
- Verschillende evenementen en sportactiviteiten, o.a. wintersport, zeilweekend, wielrennen en motorrijden

INTERESSE?

Solliciteer dan nu via de sollicitatiebutton Sluitingsdatum 19 augustus 2024. Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

LI-VV1

Interesse in deze vacature?

via de oranje button. Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met de recruiter voor deze vacature:

- Victor van Casand- Team Lead Talent Acquisition- +31 6 21 00 06 74-
'Ik heb hier mooie kansen gekregen, kijk maar naar mijn groeipad. Van Oord heeft oog voor de toekomst, ook voor die van mij'
- André- Chief officer