Backoffice Ondersteuner

**Wie zijn wij?**

Multi Plus Zorg is een cultuur sensitieve zorginstelling in Amsterdam die zich richt zich op (moeilijk bereikbare multiculturele) jongeren en jongvolwassenen met een licht verstandelijke beperking, gedragsproblemen, lichte psychische problemen en/of delinquent gedrag. We bieden integrale hulpverlening binnen de omgeving waar de jongere functioneert. Daarnaast is er speciale aandacht voor verschillende culturele achtergronden.

Voor onze organisatie zoeken wij een ervaren ondersteuning voor onze backoffice in Amsterdam voor 36 uur per week. We zijn op zoek naar iemand die meerdere taken naast elkaar kan oppakken en flexibel ingesteld is.

**Wat ga je doen?**

Als backoffice ondersteuner/ planner ben jij de steun en toeverlaat van de organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de organisatie. In deze rol is plannen je tweede natuur, beantwoordt je de telefoon en beheer je de mailbox, fysieke post en agenda. Je voorziet ons kantoor van alle benodigdheden en bent ondersteunend aan de directie en organisatie. Als een duizendpoot coördineer je diverse taken op de backoffice waaronder ook ondersteuning aan HRM. Graag werk je mee aan het primair proces om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Tot slot zorg jij ervoor dat het kantoor en de locaties er altijd netjes en representatief uitzien. Omdat we een kleine zorginstelling zijn zoeken we een duizendpoot die zich niet snel van de wijs laat brengen, kan multitasken, ad-hoc klusjes snel en accuraat kan oppakken, vriendelijk klanten en personeel te woord staat en positief is ingesteld. Je werkt vanuit de backoffice in Amsterdam.

**Taken**
- Je plant en coördineert de roosters en diensten van de medewerkers in Shiftbase;
- Je verricht de administratieve handelingen m.b.t. de post (digitaal en fysiek) en archivering ervan;
- Je beantwoordt de telefoon en schakelt indien nodig door;
- Je coördineert en registreert bezoek (bezoek op kantoor, locaties, werkbezoeken en teambijeenkomsten);
- Je bent ondersteunend aan de cliënten administratie en archiveert cliëntgegevens;
- Je levert een bijdrage aan het primaire proces en hebt kennis van de werkinstructies, protocollen; en regelementen binnen MPZ en past deze toe (adreswijzigingen/ verhuizingen/ cliëntzaken, etc.);
- Ondersteunt HRM met taken als ziekmeldingen, verlofaanvragen, sollicitaties;
- Je bent administratief ondersteunend aan diverse overlegvormen binnen de organisatie (notulen);
- Je zorg voor de bevoorrading van de backoffice en de locaties;
- Je ondersteunt de HRM en de Office Manager bij het organiseren van interne trainingen, denk aan uitnodigen versturen medewerkers, uitreiken en archiveren van certificaten, bijhouden scholingsoverzicht.

**Wie ben jij?**

Je hebt aantoonbaar HBO werk
- en denkniveau. Hiernaast heb je ervaring met planningen maken en enkele jaren werkervaring opgedaan als secretaresse en/of administratief medewerker. Je bent een teamplayer en van nature (klant) vriendelijk en positief ingesteld. Verder vind je het leuk om op een laagdrempelige manier met diverse collega’s intensief samen te werken. Je bent een open en bereikbare persoonlijkheid, communicatief sterk, verbindend, multitasker, cultuursensitief en je kunt goed organiseren en prioriteren.

**Functie-eisen en kerncompetenties**

Je bent gedreven, accuraat en creatief en je hebt een gestructureerde werkwijze. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, je weet het overzicht te bewaren en je bent goed in multitasking.

**Kennis en ervaring**
- Je hebt een afgeronde HBO-opleiding en mínimaal 2 jaar werkervaring;
- Je bent een geboren organisator, een multitasker en stressbestendig;
- Je kunt uitstekend overweg met Microsoft Office, Excel, Adobe;
- Je bent klantgericht, vriendelijk en ondersteunt je collega’s waar mogelijk;
- Je bent zorgvuldig; je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen;
- Je kunt snel schakelen;
- Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
- Je bent kritisch en assertief maar blijft vriendelijk;
**Wat bieden wij**:

- Een prettige informele werksfeer in een klein team;
- Voldoende inhoudelijke uitdagingen binnen de functie incl. trainingen;
- Een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden; laptop-regeling; reiskostenvergoeding, pensioen, vakantiegeld, mobiele telefoon, individueel loopbaanbudget, tegemoetkoming bij zorgverzekering.
- Aan het einde van het jaar ontvangen je bij ons een eindejaarsuitkering;
- Salarisschaal 6 (mínimaal EUR 2.805 - maximaal EUR 4.188) volgens cao Sociaal Werk Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening op basis een 36-urige werkweek. Inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring;
- Een jaarcontract met uitzicht op verlening.

**Sollicitatieprocedure**

Je kunt solliciteren t/m 28 maart 2025
- Bij aanstelling vragen wij een Verklaring Omtrekt Gedrag (VOG) en referenties.
- Soort dienstverband: Fulltime
- EUR 2.805 - maximaal EUR